Вопрос о том, может ли бухгалтер заполнять трудовую книжку, часто возникает у руководителей малого и среднего бизнеса, а также у самих бухгалтеров, которые вынуждены выполнять дополнительные функции в условиях ограниченного штата. Ответ однозначен: да, бухгалтер может заполнять трудовую книжку, но только при соблюдении строгих условий, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), ведение и хранение трудовых книжек — обязанность работодателя. При этом закон не устанавливает жёсткого требования, чтобы эту функцию выполнял исключительно кадровик. Главное — чтобы ответственное лицо было официально назначено приказом руководителя организации.
В Постановлении Правительства РФ от № 695 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» указано, что ответственным за ведение трудовых книжек может быть:
- специалист по кадрам;
- секретарь;
- главный бухгалтер;
- иное лицо, назначенное приказом работодателя.
Таким образом, закон не запрещает бухгалтеру вести трудовые книжки — он просто не обязан этого делать, если в организации есть кадровая служба.
Когда бухгалтер заполняет трудовую книжку?
На практике бухгалтеры часто берут на себя функции заполнения трудовых книжек в следующих случаях:
- В малом бизнесе, когда нет отдельного кадровика, а бухгалтер является единственным специалистом, отвечающим за документооборот.
- При отсутствии кадровой службы — в организациях с численностью менее 10 человек, где функции кадровика и бухгалтера совмещены.
- Временная замена — если кадровик находится в отпуске, болеет или уволился, а трудовые книжки требуют срочного заполнения (например, при приёме нового сотрудника).
- По распоряжению руководителя — если приказом директора бухгалтеру поручено ведение трудовых книжек, он обязан это выполнять.
Что именно может заполнять бухгалтер?
Бухгалтер может выполнять следующие действия:
- Заполнять ьный лист при приёме на работу (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
- Вносить записи о приёме на работу — на основании приказа о приёме (форма № Т-1).
- Вносить записи об увольнении, на основании приказа об увольнении и трудового договора.
- Вносить записи о переводах (внутренние перемещения, повышения).
- Заверять копии трудовых книжек — если это предусмотрено приказом и он уполномочен на это.
Важно! Бухгалтер не может вносить записи, если:
- он не назначен ответственным лицом приказом;
- он не имеет доступа к оригиналу трудовой книжки (она хранится у ответственного лица);
- он не прошёл инструктаж по правилам ведения трудовых книжек.
Ответственность бухгалтера за ошибки
Заполнение трудовой книжки — это юридически значимое действие. Любая ошибка (неправильное написание ФИО, неверная дата, отсутствие печати или подписи) может привести к:
- отказу в назначении пенсии;
- спорам с сотрудником;
- штрафам со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации по ст. 5.27 КоАП РФ).
Поэтому, если бухгалтер ведёт трудовые книжки, он должен:
- знать Правила ведения трудовых книжек (Постановление № 695);
- использовать только официальные бланки (с серийным номером и защитными элементами);
- вносить записи чернилами чёрного цвета (не карандашом, не фломастером);
- обязательно заверять все записи печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица;
- вести журнал учёта трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2).
Электронные трудовые книжки и роль бухгалтера
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2025 года все работодатели обязаны:
- формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде;
- передавать эти сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через сервисы ФНС или через оператора электронного документооборота;
- выдавать сотрудникам выписки из ЭТК по запросу.
Бухгалтер играет ключевую роль в этом процессе:
- он формирует и отправляет в ПФР сведения по форме СТД-Р;
- он ведёт учёт сотрудников, выбравших ЭТК;
- он обеспечивает передачу данных в срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме/увольнении/переводе;
- он отвечает за соответствие данных в ЭТК и бухгалтерской отчётности (зарплата, стаж, надбавки).
Таким образом, даже если бумажная трудовая книжка у сотрудника остаётся, бухгалтер обязан вести и электронную версию — и это уже его прямая обязанность, независимо от того, кто заполняет бумажную книжку.
Рекомендации для работодателей
Если вы хотите, чтобы бухгалтер вёл трудовые книжки, действуйте по следующему алгоритму:
- Издайте приказ о назначении ответственного лица (например, «О назначении главного бухгалтера Ивановой И.И. ответственным за ведение трудовых книжек»).
- Ознакомьте бухгалтера с Правилами ведения трудовых книжек и инструкцией по заполнению.
- Обеспечьте доступ к бланкам, печати, журналу учёта.
- Проведите обучение по работе с ЭТК и формой СТД-Р.
- Регулярно проводите внутренний аудит правильности заполнения.
Бухгалтер может заполнять трудовую книжку, и это не только допустимо, но и часто необходимо, особенно в малом бизнесе. Главное — чтобы это было оформлено официально: приказом, обучением и ответственностью. При этом бухгалтер несёт такую же юридическую ответственность, как и кадровик, за любые ошибки в документе.
С переходом на электронные трудовые книжки роль бухгалтера в этом процессе только усиливается. Он становится ключевым звеном между сотрудником, работодателем и государством — обеспечивая точность, своевременность и законность учёта трудового стажа.
Важно помнить: не имеет значения, кто именно заполняет трудовую книжку — кадровик или бухгалтер. Важно, чтобы это делал уполномоченный и обученный сотрудник, и чтобы все действия были оформлены в соответствии с законом.
Таким образом, бухгалтер — это не только «человек цифр», но и важный участник кадрового процесса. И если вы доверяете ему ведение бухучёта, почему бы не доверить и трудовые книжки?