Вопрос о том‚ может ли физическое лицо (не являющееся индивидуальным предпринимателем) вести трудовые книжки своих сотрудников‚ остаётся актуальным для многих работодателей и соискателей. Ниже рассмотрены нормативные положения Трудового кодекса РФ‚ практические рекомендации и особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК) в 2026 году.
Нормативная база
Статья 66 ТК РФ
Согласно статье 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей‑физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него более пяти дней‚ если эта работа являеться для работника основной.
Исключение для физических лиц
Пункт 2 части 2 статьи 66 ТК РФ прямо указывает‚ что физическое лицо‚ не оформленное как ИП‚ не имеет права:
- заводить трудовые книжки newly принятым работникам;
- вносить записи в уже существующие трудовые книжки.
Это положение подтверждается также разъяснениями КонсультантПлюс‚ Онлайн Инспекции и различными судебными практиками.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Основные положения:
- Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) в электронном виде.
- Работник может получить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа с электронной печатью.
- Если работник выбрал электронную форму‚ работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ).
Для физических лиц‑неИП это означает‚ что они всё равно не могут вести бумажные ТК‚ но могут передавать сведения в ПФР через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы ЭДО.
Практический алгоритм для физического лица‑работодателя
Шаг 1. Определение статуса работодателя
Если вы не зарегистрированы как ИП и не являетесь юридическим лицом‚ вы относитесь к категории «физическое лицо‑работодатель». В этом случае ведение бумажных трудовых книжек запрещено.
Шаг 2. Оформление трудовых отношений
Несмотря на запрет на ведение ТК‚ трудовые отношения всё равно оформляются:
- Заключается трудовой договор (письменная форма обязательна при работе более пяти дней).
- В договоре указываются условия труда‚ режим работы‚ оплата‚ отпуск и другие обязательные пункты.
- При приёме на работу впервые работник должен предоставить СНИЛС и паспорт.
Шаг 3. Передача сведений в ПФР
После заключения трудового договора работодатель обязан:
- В личном кабинете на портале Госуслуги (или в системе «Электронный трудовой договор») создать запись о приёме работника.
- Указать период работы‚ должность и основные сведения о работодателе (ФИО‚ паспортные данные‚ адрес).
- При увольнении – аналогично внести запись о расторжении трудового договора.
Эти сведения автоматически попадают в электронную трудовую книжку работника.
Шаг 4. Выдача документов работнику
Если работник выбрал электронную форму ТК:
- Работодатель выдаёт ему бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ).
- Работник может получить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет на ПФР или через МФЦ.
Если работник предпочитает вести только бумажную ТК (что допустимо‚ но не обязательно)‚ физическое лицо‑работодатель всё равно не может вносить в неё записи – эту функцию выполняет ПФР.
Шаг 5. Хранение и предоставление информации
Физическое лицо‑работодатель должно хранить:
- Копию трудового договора (в бумажном или электронном виде).
- Подтверждение отправки сведений в ПРФ (скриншот личного кабинета‚ квитанцию о приёме заявления).
- При необходимости – выписку из ЭТК‚ полученную по запросу работника.
Эти документы могут потребоваться при проверке трудовой инспекции или при обращении работника в суд.
Особенности работы с ГПД и подрядом
Если физическое лицо привлекает работника по гражданско‑правовому договору (ГПД) или договору подряда‚ запись в трудовой книжке не требуется ни по старым‚ ни по новым правилам (ст. 66 ТК РФ‚ п. 2). В этом случае:
- Оформляется гражданско‑правовой договор.
- Выплаты производятся без удержания НДФЛ как заработной платы (налог удерживается как доход от оказания услуг).
- Сведения о таком виде деятельности не отражаются в трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли работать без трудовой книжки в 2026 году?
Да. Трудовой кодекс не обязывает каждого гражданина иметь трудовую книжку. Работа без ТК возможна при:
- Работе за рубежом.
- Выполнении работ по ГПД или договору подряда.
- Краткосрочной работе (до пяти дней у одного работодателя).
- Выдать работнику бумажную ТК с записью о подаче заявления о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ).
- Передать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
- При последующем приёме на работу у другого работодателя работник сможет продолжить заполнение своей ТК.
- Войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» → раздел «Электронная трудовая книжка».
- Запросить выписку из ЭТК (PDF) и проверить наличие записи о своём работодателе.
- При необходимости обратиться в МФЦ или непосредственно в ПФР для уточнения данных.
Что делать‚ если работник требует бумажную трудовую книжку?
Физическое лицо‑работодатель должно:
Как проверить‚ что сведения о работе у физического лица действительно попали в ЭТК?
Работник может:
Для физического лица‚ не являющегося индивидуальным предпринимателем ведение бумажных трудовых книжек запрещено законом. Однако обязанность по учёту трудовой деятельности остаётся: работодатель должен передавать сведения о приёме‚ переводе и увольнении сотрудников в Пенсионный фонд РФ через электронные сервисы. Работник при этом получает возможность выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и в любое время получить выписку из ЭТК. Соблюдение данного порядка обеспечивает легальность трудовых отношений‚ защищает права работника и избавляет физическое лицо‑работодателя от рисков штрафов и административной ответственности.
Следуя изложенному алгоритму‚ вы сможете корректно оформлять трудовые отношения‚ избегать нарушений трудового законодательства и обеспечивать прозрачность учёта трудовой деятельности своих сотрудников.