Вопрос оформления трудовых отношений с генеральным директором (руководителем организации) всегда вызывал много споров у кадровиков и юристов. Особую сложность представляет процедура ведения и заверения записей в трудовой книжке самого руководителя. Может ли директор сам подписывать документы‚ в т.ч. свою трудовую книжку? Ответ на этот вопрос кроется в анализе трудового законодательства и сложившейся правоприменительной практики.
Правовой статус руководителя: работник и работодатель в одном лице
Генеральный директор‚ с одной стороны‚ является работником организации‚ с которым заключен трудовой договор. С другой стороны‚ он выступает единоличным исполнительным органом юридического лица‚ то есть представляет интересы работодателя. Именно это двойственное положение порождает вопрос: кто имеет право вносить записи и заверять их в трудовой книжке директора?
Согласно действующим правилам‚ трудовая книжка ведется на каждого работника‚ проработавшего в организации более пяти дней. Руководитель не является исключением. Однако‚ поскольку он является высшим должностным лицом‚ делегировать полномочия по ведению своей трудовой книжки часто бывает некому‚ особенно в небольших компаниях.
Кто вносит записи и заверяет трудовую книжку директора?
Существует два основных сценария‚ определяющих‚ кто будет работать с трудовой книжкой генерального директора:
- Наличие уполномоченного лица. Если в организации есть сотрудник (например‚ начальник отдела кадров или главный бухгалтер)‚ который назначен приказом ответственным за ведение‚ хранение и учет трудовых книжек‚ и его полномочия подтверждены соответствующим приказом или доверенностью‚ то именно это лицо вносит записи и заверяет их в трудовой книжке директора.
- Отсутствие уполномоченного лица. Если в штате нет сотрудника‚ на которого возложены эти функции‚ или такой сотрудник отсутствует (например‚ находится в отпуске или уволен)‚ то директор вправе сам вести свою трудовую книжку. В этом случае он выступает как представитель работодателя в отношении самого себя как работника.
Важно отметить‚ что законодательство не содержит прямого запрета на то‚ чтобы директор подписывал документы сам себе. Напротив‚ логика трудового права исходит из того‚ что кто-то должен исполнять функции работодателя. Если делегировать некому‚ эти функции исполняет сам руководитель.
Особенности подписания приказа об увольнении
Особый интерес вызывает ситуация увольнения генерального директора. Часто возникает вопрос: может ли он сам подписать приказ о своем увольнении?
Да‚ может. Если решение об увольнении принято уполномоченным органом (например‚ общим собранием участников или советом директоров) и оформлено протоколом‚ то издать приказ о своем увольнении и подписать его генеральный директор может самостоятельно. Протокол собрания является основанием для издания приказа. Отсутствие подписи председателя собрания на самом приказе об увольнении директора не делает документ недействительным‚ если воля собственника выражена в протоколе.
Как правильно оформить запись‚ если директор подписывает сам себе?
Если генеральный директор самостоятельно вносит запись о приеме на работу или об увольнении в свою трудовую книжку‚ процедура выглядит следующим образом:
- В графе‚ где обычно указывается должность лица‚ вносящего запись‚ директор пишет свою должность (например‚ «Генеральный директор»).
- В следующей графе он ставит свою подпись.
- Заверяет запись печатью организации (если она используется).
Многих смущает факт‚ что в одной строке или в соседних графах могут стоять две одинаковые подписи одного и того же лица (одна как работника‚ ознакомившегося с записью‚ другая как должностного лица‚ внесшего запись). Это абсолютно нормально и допустимо. Закон не требует‚ чтобы подписи обязательно различались. Главное, чтобы были соблюдены все формальности внесения записи.
Нужен ли приказ о возложении обязанностей на самого себя?
Для того чтобы действия директора по ведению своей трудовой книжки были легитимны‚ рекомендуется (хотя и не всегда строго требуется в малом бизнесе) издать приказ о принятии на себя ответственности за ведение‚ хранение и учет трудовых книжек. В этом документе четко прописывается‚ что в связи с отсутствием иного уполномоченного сотрудника‚ данные функции возлагаются на генерального директора.
Такой подход устраняет любые вопросы со стороны проверяющих органов (например‚ трудовой инспекции) и подтверждает‚ что директор действовал в рамках своих полномочий как единоличного исполнительного органа.
Резюме: главные выводы
- Директор может сам подписывать свою трудовую книжку. Это право возникает у него в силу занимаемой должности‚ особенно если в организации нет других уполномоченных лиц.
- Заверение записей. Директор вправе своей подписью заверять записи о приеме‚ переводе и увольнении в своей трудовой книжке.
- Две подписи — это нормально. Совпадение подписей лица‚ вносящего запись‚ и лица‚ ознакомившегося с ней (в случае директора — это один человек)‚ не является нарушением.
- Доверенность не обязательна‚ но желательна. Хотя директор действует в силу закона‚ наличие приказа о возложении функций по ведению трудовых книжек на самого себя делает документооборот более прозрачным.
Таким образом‚ фраза «сам директор может подписать себе трудовую книжку» является не просто допустимой‚ но и часто единственно возможной в реалиях малого и среднего бизнеса. Главное — соблюдать порядок внесения записей и иметь на руках протокол или решение собственника‚ подтверждающее полномочия директора.