Вопрос о том, кто имеет право вносить записи в трудовую книжку, часто вызывает путаницу. Особенно неясной выглядит роль главного бухгалтера. Давайте разберем этот вопрос детально, опираясь на законодательство РФ.
Что такое трудовая книжка и кто ее ведет?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Порядок ее ведения строго регламентирован. С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший новые формы и правила.
Кто является работодателем для целей записи?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись об увольнении и другие сведения вносит работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) через своего представителя. Кем может быть этот представитель? Закон не называет конкретную должность, но указывает, что это должно быть уполномоченное лицо.
Полномочия главного бухгалтера: что говорит закон?
Здесь важно разделить два понятия: ведение трудовых книжек (хранение, issuance, учет) и внесение конкретных записей (прием, перевод, увольнение).
Ведение и хранение
На практике функции по хранению, оформлению и выдаче трудовых книжек часто возлагаются на отдел кадров (ОК, HR). Однако, если в организации нет отдельного кадрового подразделения, эти обязанности может выполнять главный бухгалтер. Это обычно закрепляеться во внутренних документах: приказе руководителя, должностной инструкции или положении об организации работы с трудовыми книжками. Таким образом, главбух может вести журнал учета и физически хранить бланки.
Непосредственное внесение записи
Сама запись (например, об увольнении), это юридически значимое действие, которое должно отражать волю работодателя. Оно совершается на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного им лица. Кто может быть этим уполномоченным лицом?
- Руководитель организации (генеральный директор) — делает запись сам.
- Лицо, постоянно исполняющее обязанности руководителя (например, первый заместитель).
- Иное лицо, на которое возложены такие полномочия приказом (распоряжением) руководителя. Главный бухгалтер может попасть в эту категорию, если его уполномочат.
Ключевой вывод: да, но с оговорками
Главный бухгалтер может сделать запись в трудовую книжку, если:
- На него официально возложены такие полномочия приказом (распоряжением) руководителя организации.
- Он действует на основании подписанного руководителем приказа об увольнении/приеме.
- Он не выходит за рамки своих полномочий (например, не меняет формулировку увольнения по своей инициативе).
Если главный бухгалтер не имеет специального приказа о таких полномочиях, то его запись может быть признана недействительной. Юридически безупречной считается запись, сделанная руководителем организации или уполномоченным им кадровым специалистом (начальником отдела кадров).
Практические нюансы и типичные ошибки
Даже имея полномочия, главный бухгалтер должен соблюдать форму:
- Дата записи — день, когда вносится запись (не обязательно совпадает с датой увольнения).
- Подпись — расшифровка подписи (ФИО) и должность.
- Печать организации (если используется).
- Точная формулировка основания увольнения (ссылка на пункт статьи ТК РФ).
Что делать, если запись внес не тот человек?
Если запись сделана неуполномоченным лицом (например, главбухом без специального поручения), работодатель обязан исправить ее. Для этого нужно:
- Вынести новый приказ о внесении исправленной записи.
- Внести правильную запись, подписав ее уполномоченным лицом.
- Сделать отметку об исправлении (перечеркнуть старую запись, указать дату и подпись исправляющего).
Несоблюдение этих правил может привести к проблемам при подтверждении стажа (например, в ПФР) или при разрешении трудового спора.
Цифровая трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведется электронная трудовая книжка. В этом случае все записи вносятся в СЗВ-ТД через Федеральную государственную информационную систему «Трудовая книжка» (ФГИС ТК). Право на внесение сведений в ФГИС ТК также имеет уполномоченное лицо работодателя. Главный бухгалтер, имеющий доступ к системе и соответствующие полномочия, может вносить записи и в ЭТК. Но юридическая ответственность за достоверность информации остается за работодателем.
Главный бухгалтер не является автоматическим уполномоченным лицом для внесения записей в трудовую книжку. Его право на это должно быть явно предоставлено приказом руководителя. В большинстве классических организаций эту функцию выполняет отдел кадров или сам руководитель. Однако в малых предприятиях, где кадровый отдел отсутствует, главбух часто совмещает обязанности по ведению документов, включая трудовые книжки. Главное — чтобы его действия были подкреплены внутренними локальными актами и он действовал на основании законных приказов.
Рекомендация для работодателя: Четко закрепите в должностной инструкции главного бухгалтера или в отдельном приказе, имеет ли он право подписывать записи в трудовых книжках. Для сотрудников: если вы видите запись от главбуха, не удивляйтесь — проверьте, есть ли у него на это полномочия. При сомнениях можно запросить копию соответствующего приказа у работодателя.
Статья подготовлена на основе анализа текстов, посвященных трудовому законодательству РФ, включая Трудовой кодекс и Приказ Минтруда № 320н. Информация носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста.