Вопрос о том, может ли главный бухгалтер заверять трудовую книжку, часто возникает у кадровиков, руководителей и самих сотрудников при оформлении трудовых отношений. Ответ на него не так прост, как может показаться на первый взгляд — он зависит от законодательства, внутренних регламентов организации и конкретных полномочий должностного лица.
Законодательная база
Согласно Положению о трудовой книжке, утверждённому Постановлением Правительства РФ от № 225, заверять запись в трудовой книжке имеет право только лицо, уполномоченное на это приказом руководителя организации.
Ключевые положения:
- Записи в трудовой книжке должны заверяться подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
- Ответственным за ведение и хранение трудовых книжек может быть назначен кадровый работник или иное лицо, включая главного бухгалтера, при наличии соответствующего приказа.
- Ни в одном нормативном акте не указано строгое ограничение, что заверять трудовые книжки могут только кадровики.
Может ли главный бухгалтер заверять трудовую книжку?
Да, главный бухгалтер может заверять трудовую книжку, при соблюдении двух условий:
- Есть приказ руководителя о возложении на главного бухгалтера обязанностей по ведению трудовых книжек.
- Главный бухгалтер официально назначен ответственным лицом за ведение и хранение трудовых книжек в организации.
Такой приказ издаётся на основании статьи 22 Трудового кодекса РФ, которая позволяет работодателю возлагать на сотрудников дополнительные обязанности по соглашению сторон, в т.ч. через приказ.
Пример приказа:
ПРИКАЗ
№ 123-р
от г.
О возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера
В соответствии с требованиями законодательства и для обеспечения эффективного ведения кадрового учёта,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить обязанности по ведению, хранению и заверению трудовых книжек на главного бухгалтера Иванову И.И.
Ивановой И.И. поручить:
- оформлять записи в трудовых книжках;
- заверять записи подписью и печатью;
- обеспечивать сохранность трудовых книжек;
- вносить изменения в соответствии с законодательством.
Приказ вступает в силу с момента подписания.
Генеральный директор ___________ /Петров П.П./
Что будет, если главный бухгалтер заверит трудовую книжку без приказа?
Если главный бухгалтер заверит трудовую книжку без официального приказа, то такая запись может быть признана недействительной по следующим причинам:
- Отсутствует юридическое основание для выполнения обязанностей кадрового работника;
- Проверяющие органы (например, Государственная инспекция труда) могут признать нарушение порядка ведения трудовых книжек;
- При спорах с сотрудником (например, при увольнении) запись может быть оспорена в суде.
В таких случаях работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.
Кто обычно заверяет трудовые книжки?
На практике чаще всего обязанности по ведению трудовых книжек возлагаются на:
- Специалиста по кадрам (кадровика);
- Руководителя организации (если кадровый отдел отсутствует);
- Главного бухгалтера — в малых организациях, где нет отдельного кадровика.
В небольших компаниях (до 10–15 человек) главный бухгалтер часто совмещает несколько функций — ведёт бухучёт, начисляет зарплату, оформляет приёмы и увольнения, и, соответственно, заверяет трудовые книжки. Это не нарушение, если всё оформлено правильно.
Как правильно оформить заверение?
Даже если главный бухгалтер уполномочен заверять трудовые книжки, важно соблюдать формальные требования:
- Запись должна быть подписана руководителем или уполномоченным лицом (в данном случае — главным бухгалтером);
- На оборотной стороне трудовой книжки ставится печать организации (если она есть);
- Подпись должна быть расшифрована (фамилия, инициалы);
- Дата заверения должна совпадать с датой оформления записи.
Важно! Если в организации нет печати, то заверение осуществляется только подписью уполномоченного лица — это допускается законом.
Главный бухгалтер может заверять трудовую книжку, но только при наличии официального приказа руководителя, возлагающего на него эти обязанности.
Это не противоречит законодательству, а, наоборот, является законным и распространённым практикой в малом и среднем бизнесе. Главное — документально подтвердить полномочия. Без приказа даже самый опытный бухгалтер не имеет права заверять трудовые книжки, и любые записи, сделанные без него, могут быть признаны недействительными.
Рекомендуем всем работодателям:
- Оформить приказ о назначении ответственного лица за трудовые книжки;
- Убедиться, что это лицо прошло обучение по ведению трудовых книжек;
- Хранить приказ в кадровом деле организации как важный документ.
Правильное оформление — залог отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции и защиты прав сотрудников.
Помните: главный бухгалтер — не только хранитель цифр, но и важный участник кадрового процесса, если ему доверены соответствующие полномочия.