Вопрос о том, может ли главный бухгалтер заверять трудовые книжки, часто возникает как у кадровых работников, так и у самих сотрудников, особенно в небольших организациях, где функции распределены нестандартно. Ответ на этот вопрос неоднозначен, да, главный бухгалтер может заверять трудовые книжки, но только при наличии соответствующего оформления полномочий.
Правовая основа
Деятельность по ведению и хранению трудовых книжек регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции 2026 года). В частности, пункт 36 этого Порядка гласит:
«Заверение копий трудовых книжек осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек».
Таким образом, закон не ограничивает право заверять трудовые книжки исключительно кадровыми сотрудниками. Главным критерием является наличие официального поручения руководителя на выполнение этих функций.
Кто может заверять трудовые книжки?
Согласно законодательству, право заверять трудовые книжки имеют только следующие лица:
- Руководитель организации, напрямую, без делегирования;
- Уполномоченное лицо — сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению и хранению трудовых книжек, в т.ч.:
- специалист отдела кадров;
- главный бухгалтер (при наличии соответствующего приказа);
- иные работники, если это прямо указано в должностной инструкции или приказе.
Важно понимать: должность «главный бухгалтер» сама по себе не предоставляет автоматического права заверять трудовые книжки. Это право возникает только после официального оформления;
Как оформить полномочия главному бухгалтеру?
Чтобы главный бухгалтер мог законно заверять трудовые книжки, необходимо выполнить следующие шаги:
- Издать приказ о назначении главного бухгалтера ответственным за ведение и хранение трудовых книжек. В приказе следует указать:
- ФИО и должность сотрудника;
- перечень возлагаемых обязанностей (включая заверение копий, внесение записей, хранение и т.д.);
- дату вступления приказа в силу.
- Внести изменения в должностную инструкцию главного бухгалтера, добавив пункт о работе с трудовыми книжками.
- Ознакомить сотрудника под подпись с новыми обязанностями и приказом.
- Организовать хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями Порядка (в специальном сейфе или шкафу, доступ ограничен).
Такое оформление необходимо не только для соблюдения закона, но и для защиты организации от претензий со стороны трудовой инспекции или суда.
Почему именно главный бухгалтер?
В небольших компаниях, особенно в ИП или ООО с численностью до 10 человек, часто отсутствует отдельный кадровый отдел. В таких случаях функции по ведению кадровой документации, включая трудовые книжки, возлагаются на главного бухгалтера, как на самого надежного и ответственного сотрудника, имеющего доступ к документам и понимающего юридическую значимость их оформления.
Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе поручить работнику дополнительную работу по другой должности с письменного согласия и дополнительной оплатой. Поэтому, если главный бухгалтер выполняет функции кадровика, ему должна быть установлена доплата за совмещение обязанностей.
Что должно быть в заверенной копии трудовой книжки?
Если копия трудовой книжки заверяется главным бухгалтером, она должна содержать следующие реквизиты:
- Надпись: «Верно» или «Копия верна»;
- Дата заверения;
- Должность, Ф.И.О. и подпись заверяющего лица (главного бухгалтера);
- Печать организации (если она используется);
- Указание на основание полномочий: «На основании приказа № ___ от ___».
Копия выдается работнику безвозмездно и в течение 3 рабочих дней с момента запроса (ст. 62 ТК РФ).
Что будет, если заверение произведено неправомочным лицом?
Если копию трудовой книжки заверил сотрудник, не уполномоченный на это (например, бухгалтер без приказа), то такая копия может быть признана недействительной в следующих случаях:
- при подаче в банк для получения кредита;
- при оформлении пособий по безработице;
- при трудоустройстве в государственные учреждения;
- при проверке трудовой инспекцией.
В этом случае работнику придется запрашивать новую копию у организации, а сама организация может быть привлечена к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Практические рекомендации
Для избежания ошибок и рисков рекомендуем:
- Не допускать неофициального заверения — даже если главный бухгалтер «всегда это делал», без приказа это незаконно.
- Документировать все полномочия — приказы, должностные инструкции, ознакомления под подпись.
- Разделять функции — если в организации есть кадровик, лучше не перегружать бухгалтера дополнительными обязанностями.
- Обучать сотрудников, проводить инструктажи по работе с трудовыми книжками, особенно при смене ответственных лиц.
- Сохранять приказы и журналы учета, они являются доказательством законности действий при проверке.
Главный бухгалтер может заверять трудовые книжки — но только при наличии официального приказа руководителя, закрепляющего за ним эти полномочия. Сама должность не дает автоматического права. В малых компаниях это распространенная и удобная практика, но она должна быть правильно оформлена. Нарушение этих требований может привести к признанию документов недействительными и штрафам для работодателя.
Помните: закон не запрещает — он требует оформления. Правильно оформленные полномочия — залог легитимности, доверия и отсутствия конфликтов с контролирующими органами.
Важно! Если вы — главный бухгалтер, и вам поручили работать с трудовыми книжками — не забудьте потребовать приказ, изменения в инструкции и доплату за совмещение. Если вы, руководитель — не экономьте на документах: один приказ сегодня избавит вас от проблем завтра;