Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его право на социальные выплаты. Вопрос о том, может ли индивидуальный предприниматель (ИП) вести трудовую книжку самому себе, часто вызывает путаницу. В статье рассмотрим законодательную базу, практические рекомендации и приведём пример записи в трудовую книжку, которую может оформить ИП для своих работников.

Правовая база

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – обязательство работодателя вести трудовые книжки у работников, проработавших более 5 дней.
• Статья 20 ТК РФ – определение понятия «работник». Индивидуальный предприниматель, действующий в рамках гражданского законодательства, не считается работником по отношению к самому себе.
• Письмо Минтруда России от 26 мая 2021 г. № 14‑6/ООГ‑4834 разъясняет, что ИП не вносит запись в свою собственную трудовую книжку.

Почему ИП всё равно платит страховые взносы?

Для расчёта пенсионного стажа ИП уплачивает страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС). Эти взносы учитываются в системе ПФР независимо от наличия записи в трудовой книжке. Поэтому отсутствие записи в книжке не препятствует начислению пенсионных прав.

Как вести трудовые книжки у работников ИП

1. Оформить трудовой договор с работником.
2. Выдать работнику трудовую книжку установленного образца.
3. Сделать запись о приёме на работу в первой графе (порядковый номер записи).
4. Внести сведения о работодателе (полное наименование ИП, ИНН, ОКВЭД) и о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
5. Указать дату начала работы, должность, размер заработной платы и условия труда.
6. Подписать запись и поставить печать (если ИП использует печать) или подпись ИП.
7. При увольнении оформить запись об увольнении (дата, причина, подпись работника).

Пример заполнения записи в трудовой книжке работника ИП

Ниже приводится конкретный пример записи о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю. В качестве образца использованы данные, типичные для 2026 года.

Если запись делается в электронном виде (ЭТК), то вместо подписи ставится электронная подпись ИП.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли ИП вести трудовую книжку на себя?

Нет. ИП не может заключить трудовой договор с самим собой, поэтому запись в собственную трудовую книжку запрещена.

Как будет учитываться стаж ИП для пенсионных прав?

Стаж учитывается на основании уплаченных страховых взносов в ПФР. Запись в трудовой книжке не требуется.

Нужно ли ИП оформлять трудовую книжку у работников, работающих менее 5 дней?

Трудовая книжка обязательна, если сотрудник работает более 5 календарных дней и труд является основной (по статье 66 ТК РФ). Для краткосрочных (до 5 дней) работников запись не требуется.

Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Да. С 2022 года допускается совмещение бумажного и электронного вариантов. Работник может отказаться от бумажной книжки, подав соответствующее заявление.

Что делать, если у ИП уже есть бумажная трудовая книжка, но он хочет перейти на электронную?

Необходимо оформить перевод в электронный формат через портал Госуслуг, указав согласие работника.

• ИП не может вести трудовую книжку на себя, так как не может быть одновременно и работодателем, и работником.
• Для получения пенсионных прав ИП уплачивает страховые взносы, которые учитываются автоматически.
• ИП обязан вести трудовые книжки у всех наёмных работников, которые работают более 5 дней и имеют основное трудоустройство.
• Запись в трудовую книжку оформляется в соответствии с ТК РФ: указание даты, наименования ИП, ФИО работника, должности, условий труда и подписи работодателя.
• Возможен переход на электронный вариант трудовой книжки, но обязательные сведения остаются теми же.

Соблюдая указанные правила, индивидуальный предприниматель гарантирует законность оформления трудовых отношений и правильный учёт стажа как своих работников, так и собственного пенсионного стажа.

Автор: юридический консультант по трудовому праву.
Дата публикации: