Вопрос ведения кадрового документации — один из самых важных для начинающего бизнеса. Многие предприниматели задаются вопросом: может ли индивидуальный предприниматель (ИП) оформлять трудовую книжку? Ответ на этот вопрос однозначный, да, может. Более того, в отношении наемных работников это не просто право, а прямая обязанность работодателя.
В данной статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовых книжек индивидуальным предпринимателем: для кого это обязательно, как правильно сделать запись и нужно ли вносить сведения о статусе ИП в свой собственный документ о стаже.
Обязанность ИП вести трудовые книжки
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, индивидуальный предприниматель, выступая в роли работодателя, при приеме, переводе или увольнении сотрудников обязан делать соответствующие записи в их трудовых книжках. Трудовая книжка установленного образца являеться основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Стоит отметить важный исторический факт: до 2006 года у индивидуальных предпринимателей отсутствовала обязанность вести трудовые книжки своих работников. Однако после внесения изменений в законодательство, эта норма стала обязательной; Свои обязанности ИП должен выполнять в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации №132 от 1 марта 2008 года.
Исключения из правил: когда запись не нужна
Ведение трудовой книжки ИП обязательно не во всех случаях. Закон предусматривает два исключения:
- Работа по совместительству — если сотрудник устраивается к вам по совместительству, запись делается по основному месту работы по его желанию.
- Краткосрочная работа — если сотрудник проработал у индивидуального предпринимателя не больше 5 дней.
Обратите внимание: даже если запись в трудовую книжку не вносится, на такого работника все равно должны быть оформлены все необходимые кадровые документы (трудовой договор, приказ о приеме и т.д.).
Оформление трудовой книжки на работника ИП
При поступлении на работу нового сотрудника работодатель обязан в течение 5 дней внести в его трудовую книжку запись о приеме. Индивидуальный предприниматель может самостоятельно заполнять трудовые книжки, либо, если в штате имеется кадровик, доверить ведение этих документов ему.
Как правильно сделать запись о приеме на работу
При оформлении нового работника необходимо соблюдать строгий порядок заполнения граф:
- В первой графе пишут порядковый номер записи.
- Во второй графе указывается дата начала работы нанятого работника (арабскими цифрами).
- В третьей графе вносится информация о приеме на работу с указанием информации: полное название предприятия. Ниже в скобках указывается сокращенное наименование (например: Индивидуальный предприниматель Титов Иван Сергеевич (ИП Титов И.С.)). Здесь же указывается должность работника.
- В четвертой графе указывается номер и дата приказа о приеме на работу.
Сопутствующие кадровые документы
Чтобы оформить трудовую книжку ИП корректно, вам недостаточно просто внести запись. Необходимо также:
- Сделать запись в книге приема и учета документов.
- Составить приказ о приеме на работу.
- Заполнить личный листок по форме Т-2;
Статус ИП в трудовых правоотношениях прямо следует из норм трудового законодательства: индивидуальный предприниматель является не работником, а работодателем. Предприниматели могут устанавливать испытательный срок, требовать от работников выполнения своих функций согласно трудовому договору.
Нужно ли ИП делать запись в трудовую книжку самому себе?
Рассмотрение вопроса о записи в трудовой книжке в отношении индивидуального предпринимателя имеет два основных аспекта. И первый из них — это то, как ИП производит запись в трудовой книжке самому себе.
Минтруд России в письме от 26 мая 2021 г; № 14-6/ООГ-4834 четко разъяснил этот вопрос: индивидуальный предприниматель не вносит запись в свою трудовую книжку о деятельности как ИП.
Поскольку статус ИП означает, что лицо является работодателем, а не работником, самозанятость в качестве предпринимателя не фиксируется в трудовой книжке. Трудовой стаж в качестве ИП подтверждается иным способом — через уплату страховых взносов и выписки из ЕГРИП (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей).
Ответственность за нарушение законодательства
Оформление и ведение трудовой книжки обязательно для индивидуального предпринимателя, чтобы не нарушать трудовое законодательство и обеспечить защиту прав работников. За отсутствие или неправильное ведение кадрового учета предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.
Поэтому самое главное помнить: как только вы нанимаете первого сотрудника по трудовому договору, вы становитесь полноценным работодателем со всеми вытекающими обязанностями по ведению трудовых книжек.