Вопрос о том, как фиксируется стаж и трудовая деятельность индивидуального предпринимателя, является одним из самых частых среди начинающих бизнесменов. Многие ИП опасаются, что период работы на себя «пропадет» для будущей пенсии, и пытаются сделать запись в трудовую книжку самому себе. Разберемся, что по этому поводу говорит законодательство, как учитывается стаж ИП и кто на самом деле имеет право вносить записи в этот документ.
Ответ на этот вопрос однозначный: нет, индивидуальный предприниматель не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку. Законодательство такой возможности не предусматривает.
Трудовая книжка — это документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, то есть его работу по найму на основании трудового договора. Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя трудовой не является. ИП, это самостоятельный субъект предпринимательской деятельности, который работает на свой риск и не заключает трудовой договор с самим собой. А раз нет трудового договора, то и оснований для внесения записи в трудовую книжку не существует.
Как тогда учитывается стаж ИП?
Отсутствие записи в трудовой книжке вовсе не означает, что период предпринимательской деятельности не зачтется при расчете пенсии. Этот вопрос урегулирован законодательством в сфере пенсионного обеспечения.
Пока гражданин имеет статус ИП, он обязан уплачивать страховые взносы за себя (независимо от того, получает ли он прибыль). Факт уплаты этих взносов и является подтверждением его стажа. Вся информация о периодах деятельности ИП и уплаченных взносах передается налоговой службой в Социальный фонд России (СФР). Таким образом, пенсионный стаж ИП формируется автоматически на основании данных персонифицированного учета, а не записей в бумажной трудовой книжке.
Правила ведения трудовых книжек ИП для своих сотрудников
Хотя ИП не заполняет трудовую книжку на себя самого, он обязан вести трудовые книжки на своих наемных работников. Индивидуальный предприниматель в этом отношении имеет точно такие же права и обязанности, как и юридическое лицо.
Основные правила внесения записей сотрудникам:
- Срок внесения: Запись о приеме на работу вносят только тогда, когда сотрудник по факту проработал у ИП более пяти рабочих дней и эта работа является для него основной.
- Кто вносит: Сделать это может кадровый работник или сам индивидуальный предприниматель (руководитель). Ни у какой другой организации нет права вносить записи в трудовую книжку лица, не состоящего с ней в трудовых отношениях.
- Формат записи: В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) прописывается полное наименование работодателя: «Индивидуальный предприниматель [Ф.И.О.]» или сокращенно «ИП [Ф.И.О.]». Под этим заголовком уже вносятся записи о приеме, переводе или увольнении с указанием порядкового номера и даты.
Если у ИП нет печати
Долгое время отсутствие печати у ИП вызывало споры при заполнении трудовых книжек. Однако сейчас законодательство позволяет ИП работать без печати. Если печать отсутствует, записи в трудовую книжку сотрудника все равно вносятся, а заверяться они могут только подписью самого ИП. Это не является нарушением.
Исправление ошибок
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, исправление должно производиться именно этим ИП на основании соответствующего документа. Если ИП прекратил свою деятельность, исправления вносит новый работодатель по месту текущей работы сотрудника.
Электронные трудовые книжки (с 2021 года)
Важно отметить, что с 2021 года при приеме на работу кадровики и работодатели (включая ИП) перешли на подачу отчетности по форме СЗВ-ТД, что означает ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Бумажные трудовые книжки не отменены полностью, но теперь ведутся параллельно с электронными по желанию работника. На обязанности ИП по-прежнему лежит своевременная сдача отчетов в СФР о кадровых мероприятиях (прием, увольнение, перевод) своих сотрудников.
- ИП не вносит записи в свою собственную трудовую книжку, так как предпринимательская деятельность не является работой по трудовому найму.
- Стаж ИП подтверждается уплатой страховых взносов и фиксируется в пенсионном фонде автоматически.
- На своих сотрудников ИП заполняет трудовые книжки по общим правилам, аналогичным для юридических лиц.
- Работа без печати не освобождает ИП от обязанности вести трудовые книжки наемных работников.
Главное для индивидуального предпринимателя — не пытаться самостоятельно вписать себе «стаж» в трудовую книжку, так как такая запись будет недействительной и может вызвать вопросы у будущих работодателей или проверяющих органов. Достаточно просто исправно платить страховые взносы, и ваш стаж будет учтен в полном объеме.