Вопросы, связанные с ведением трудовых книжек индивидуальными предпринимателями, всегда вызывают массу споров и ошибок. Самый частый запрос от начинающих бизнесменов: как сделать запись в трудовую книжку ИП самому себе? Разберем эту тему подробно, опираясь на актуальные требования законодательства и разъяснения ведомств.
Может ли ИП сделать запись в трудовую книжку самому себе?
Это, пожалуй, самое главное правило, которое нужно запомнить: индивидуальный предприниматель не может вносить запись о своей предпринимательской деятельности в свою собственную трудовую книжку.
С точки зрения трудового права, ИП и работник — это разные статусы. ИП не может заключить трудовой договор сам с собой, а следовательно, и стать своим же работником. Данный вывод подтвержден официальными письмами контролирующих органов:
- Письмо Роструда от N 358-6-1
- Письмо Минтруда России от N 14-6/ООГ-4069
В этих документах прямо указано, что запись о работе в качестве ИП не может быть отражена в трудовой книжке гражданина.
Как же тогда подтвердить стаж ИП?
Многие предприниматели переживают, что если записи в трудовой не будет, то их стаж «сгорит». Это не так. Период осуществления предпринимательской деятельности подтверждается совершенно другими документами:
- Выпиской из ЕГРИП (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей).
- Справкой из налогового органа, подтверждающей уплату обязательных платежей (в т.ч. страховых взносов за себя).
- Свидетельством о регистрации ИП (для периодов до 2017 года) или Листом записи ЕГРИП.
На основании этих документов органы Социального фонда России (СФР) учитывают страховой стаж предпринимателя для назначения пенсии или пособий.
Трудовые книжки наемных работников ИП
Если в отношении самого себя ИП не ведет трудовую книжку, то при найме сотрудников он обязан соблюдать все требования Трудового кодекса РФ. ИП вносит записи в трудовые книжки своих сотрудников точно так же, как и юридическое лицо.
Когда ИП обязан завести или вести трудовую книжку работнику?
Согласно законодательству, предприниматель обязан оформить трудовую книжку наемному работнику, если:
- Сотрудник проработал у ИП более пяти дней.
- Данное место работы для сотрудника является основным.
Если работник устраивается впервые в жизни, ИП обязан оформить ему новую трудовую книжку. При этом работник должен компенсировать предпринимателю расходы на приобретение бланка, внеся деньги в кассу.
Пошаговая инструкция: прием сотрудника на работу в ИП
Оформление сотрудника в штат индивидуального предпринимателя требует соблюдения четкого алгоритма действий:
- Издание приказа о приеме на работу. ИП издает приказ в произвольной форме или по унифицированной форме Т-1.
- Оформление личной карточки работника. Заполняется форма Т-2.
- Внесение записи в трудовую книжку. Если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (с 2020 года работники имеют право перейти на электронную трудовую книжку, ЭТК), ИП обязан сделать соответствующую запись.
- Оформление СНИЛС. Если сотрудник трудоустраивается впервые, ИП обязан оформить ему страховое свидетельство.
- Регистрация в СФР. Если у ИП еще нет наемных сотрудников, необходимо зарегистрироваться в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ (СФР) в качестве страхователя.
- Создание штатного расписания. Если это первый сотрудник, необходимо утвердить документ, отражающий кадровую структуру: должности, подразделения, оклады.
Особенности заполнения трудовой книжки ИП
При заполнении бумажной трудовой книжки наемного работника индивидуальный предприниматель должен учитывать несколько важных нюансов:
Внесение записей без сокращений
Все записи в трудовой книжке должны вноситься без сокращений. Например, нельзя писать «пр.», «перев.», «ув.», только полными словами: «принят», «переведен», «уволен».
Подпись и печать
Частый вопрос: кто подписывает трудовую книжку в ИП и что делать, если печати нет?
После внесения записи (например, о приеме на работу или увольнении) она должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (при наличии). Закон не обязывает ИП иметь печать. Поэтому, если печать у предпринимателя отсутствует, заверьте записи только своей подписью. Это абсолютно законно.
Подпись работника
Своей подписью работник обязан заверить правильность внесенных сведений на ьном листе трудовой книжки (при первичном оформлении или заполнении дубликата). В разделе сведений о работе подпись работника ставится после каждой внесенной записи (при увольнении) или при ознакомлении с записями.
Перевод сотрудника
При переводе работника на другую должность необходимо уточнить, по просьбе работника или с его согласия осуществляется перевод, а также отразить наименование организации или ИП, куда переводится работник (если это перевод к другому работодателю).
Сдача отчетности: нужно ли указывать себя в формах на работников?
С 2023 года работодатели сдают форму «Персонифицированные сведения о физических лицах» (форма КНД 1151162); У ИП часто возникает вопрос: обязан ли предприниматель указывать в этой форме самого себя?
Ответ: Нет, не обязан. Поскольку ИП не состоит с самим собой в трудовых отношениях, он не является своим наемным работником. В отчет по сотрудникам самого предпринимателя включать не нужно. За себя ИП отчитывается в налоговую инспекцию как плательщик страховых взносов за фиксированный размер.
- Для себя: ИП никогда и ни при каких обстоятельствах не делает запись в свою трудовую книжку о том, что он предприниматель. Стаж подтверждается выписками из ЕГРИП и документами об уплате взносов.
- Для сотрудников: ИП является полноценным работодателем и обязан вести трудовые книжки наемных работников по общим правилам, идентичным правилам для крупных юридических лиц, с учетом права на работу без печати.
Соблюдение этих несложных правил позволит индивидуальному предпринимателю избежать штрафов от трудовой инспекции и грамотно выстроить кадровый учет.