Дата публикации: 22 мая 2026 г․

Нормативная база

Право индивидуального предпринимателя (ИП) вносить записи в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 65․1);
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ст․ 11);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69․

Кто может вести трудовую книжку ИП?

Согласно ст․ 66 ТК РФ, запись в трудовую книжку делает работодатель․ Для индивидуального предпринимателя работодателем является он сам, если он заключил трудовой договор с физическим лицом (работником)․ Таким образом, ИП вправе:

• вносить записи о приёме на работу, переводе, увольнении;
• фиксировать периоды работы по гражданско‑правовым договорам, если они признаны трудовыми отношениями (например, договор о предоставлении услуг с признаками трудового договора);
• делать записи о повышении квалификации, награждении, поощрении и иных сведениях, предусмотренных ст․ 65․1 ТК РФ․

Когда и какие записи вносятся?

Записи в трудовую книжку делаются в следующих случаях:

1. Приём на работу – запись о дате приёма, должности, структурном подразделении;
2. Перевод на другую работу (внутри организации или ИП) – указание новой должности, даты перевода;
3. Увольнение – причина увольнения, дата, ссылка на соответствующий пункт ТК РФ;
4. Награждение, поощрение, применение дисциплинарного взыскания;
5. Повышение квалификации, прохождение обучения, аттестация;
6. Иные сведения, обязательные по законодательству (например, информация о работе в условиях вредного и(или) опасного производства)․

Порядок внесения записи

Процедура внесения записи выглядит следующим образом:

1. Подготовка документа‑основания (приказ о приёме, переводе, увольнении и т․д․)․
2. Заполнение соответствующей строки трудовой книжки:
• в колонке «Дата» – день, месяц, год события;
• в колонке «Запись о работе» – наименование организации (ИП), её ИНН, ОГРНИП, должность, структурное подразделение;
• в колонке «Основание» – номер и дата приказа, ссылка на нормативный акт;
3. Подпись уполномоченного лица (ИП или его представителя, действующего на основании доверенности) и печать (если имеется)․
4. Запись производится чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений и помарок․

Ответственность за недостоверные записи

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь:

• административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб․ для индивидуальных предпринимателей);
• гражданско‑правовые последствия – необходимость выплаты компенсации за причиненный ущерб (например, недополученные пенсионные баллы);
• возможные трудовые споры, в которых суд может признать запись недействительной и потребовать её исправления․

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Если записана неверная информация, порядок исправления регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

1. Не зачёркивать и не стирать ошибочную запись․
2. Сделать новую запись ниже ошибочной, пометив её как «Исправление»․
3. Указать дату исправления, номер и дату приказа‑основания, а также подпись и печать․
4. В случае необходимости внести пояснительную запись (например, «Запись исправлена в связи с ошибочным указанием должности»)․

Практические рекомендации для ИП

• Вести журнал приказов о кадровых перемещениях – это упростит последующее заполнение трудовой книжки․
• Перед внесением записи дважды проверять все реквизиты организации (ИП): наименование, ИНН, ОГРНИП, адрес․
• Использовать шаблоны записей, утверждённые Минтрудом, чтобы избежать пропуска обязательных полей․
• При переходе на электронный документооборот сохранять бумажный дубликат трудовой книжки до момента её возможной передачи в ПФР․
• Регулярно проходить обучение по кадровому учету – изменения в законодательстве происходят ежегодно․

Право индивидуального предпринимателя делать запись в трудовой книжке напрямую следует из его статуса работодателя при наличии трудовых отношений с работниками․ Соблюдение установленного порядка ведения книжки гарантирует защиту прав работника на корректный учёт стажа и, consequently, на получение полной страховой пенсии․ Нарушение же этих правил влечёт не только административные штрафы, но и риски возникновения трудовых споров и финансовых потерь как для работника, так и для самого ИП․

Соблюдая рекомендации, изложенные выше, индивидуальный предприниматель сможет вести трудовую книжку без ошибок, минимизировать риски и обеспечить законную прозрачность своих кадровых отношений․