Вопрос оформления трудовых книжек сотрудникам — один из самых частых среди начинающих индивидуальных предпринимателей. Многие считают, что статус ИП не позволяет им выступать в роли полноценного работодателя. Однако это не так. Разберемся, может ли ИП завести или оформить трудовую книжку работнику, как это сделать правильно и какие изменения в законодательстве нужно учитывать в 2026 году.

Статус ИП как работодателя

Суть индивидуального предпринимателя заключается в том, что это физическое лицо, которое имеет право вести коммерческую деятельность. В отличие от самозанятого, ИП имеет право нанимать сотрудников. С момента регистрации в налоговом органе и заключения первого трудового договора с работником, ИП приобретает статус работодателя.

Это значит, что индивидуальный предприниматель обязан соблюдать все нормы Трудового Кодекса РФ, включая правила оформления сотрудников, выплаты заработной платы, уплаты налогов и страховых взносов, а также ведения трудовых книжек.

Обязанность ведения трудовой книжки

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.

Индивидуальный предприниматель в этом плане ничем не отличается от ООО или крупной корпорации. Если вы наняли работника по трудовому договору, вы обязаны внести соответствующую запись в его трудовую книжку.

Когда ИП не делает запись?

• Если сотрудник работает по совместительству (запись делается по основному месту работы по желанию сотрудника).
• Если с лицом заключен договор гражданско-правового характера (ГПХ, оказание услуг, подряд). В этом случае трудовые отношения не возникают.
• Если сотрудник проработал менее 5 дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): важные изменения

С 2021 года в России произошел переход на электронные трудовые книжки. Специалисты по кадрам при приеме на работу новых сотрудников должны заполнять именно электронные форматы. Однако бумажные трудовые книжки не были полностью отменены — они ведутся параллельно для тех сотрудников, кто сохранил за собой право на бумажный вариант.

Что это значит для ИП в 2026 году?

1. Для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Вся информация подается работодателем в электронном виде в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1.
2. Для сотрудников, выбравших ведение ЭТК, ИП также только сдает электронную отчетность, бумажную книжку не продолжает.
3. Для сотрудников, подавших заявление о сохранении бумажной трудовой, ИП обязан вести одновременно две формы: и бумажную, и электронную (сдавать отчетность в СФР).

Как ИП завести новую бумажную трудовую книжку?

Если к вам пришел сотрудник, который ранее нигде не работал и при этом написал заявление о выборе бумажной формы ведения трудовой книжки (до 2021 года или в установленных законом исключительных случаях), ИП обязан завести для него новый бланк.

Пошаговая инструкция:

1. Получение заявления. Работник должен написать заявление с просьбой завести ему трудовую книжку с указанием выбора бумажного формата.
2. Покупка бланка. ИП должен приобрести чистый бланк трудовой книжки. Покупать его можно в официальных точках распространения (канцелярские магазины, типографии Гознака, партнеры СФР). По закону работодатель не может принять от сотрудника бланк, купленный им самостоятельно.
3. Заполнение ьного листа. Заполняется на основании паспорта и документа об образовании сотрудника. Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений. Дата рождения указывается арабскими цифрами.
4. Постановка печати. На ьном листе ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать ИП (если ИП использует печать в работе). Если ИП работает без печати, подписи будет достаточно, однако ее отсутствие часто вызывает вопросы у проверяющих органов и будущих работодателей сотрудника.
5. Внесение сведений о работе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование ИП. Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И.И.). Под этим заголовком вносится запись о приеме на работу с указанием должности и реквизитов приказа (распоряжения) ИП.
6. Взимание платы за бланк (по желанию). ИП имеет право удержать из зарплаты сотрудника стоимость бланка трудовой книжки, кроме случаев массовой утраты или порчи бланков по вине работодателя.

Как внести запись в существующую трудовую книжку?

Если сотрудник устраивается на работу к ИП, уже имея бумажную трудовую книжку с записями от предыдущих работодателей, алгоритм проще:

• ИП вносит запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».
• В графе 2 указывается дата приема.
• В графе 3 делается с указанием ФИО и статуса ИП, затем вписывается должность и структурное подразделение.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) ИП о приеме на работу.

Важно помнить: записи в трудовой книжке должны быть сделаны без сокращений (например, нельзя писать «пр.», «расп.», «перевед.», только «приказ», «распоряжение», «переведен»). Даты указываются арабскими цифрами: (день.месяц.год).

Ответственность ИП за нарушения

Трудовое законодательство строго следит за соблюдением прав работников. Если ИП не оформил трудовую книжку сотруднику, когда это было обязательно, или внес в нее неверную запись, это является нарушением.

За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафы для ИП могут составлять от 1 000 до 5 000 рублей за первое нарушение, а при повторном — от 10 000 до 20 000 рублей. Кроме того, если сотруднику будет нанесен ущерб из-за невнесения записи (например, при расчете пенсии или пособий), ИП может быть привлечен к материальной ответственности.

Индивидуальный предприниматель не только может, но и обязан делать записи в трудовых книжках своих сотрудников и заводить новые бланки при необходимости. Главное правило 2026 года, не забывать о существовании электронных трудовых книжек и своевременно сдавать отчетность ЕФС-1 в Социальный фонд.

Грамотное ведение кадрового учета защитит вас от штрафов, а ваших сотрудников, от проблем с подтверждением стажа в будущем. Если вы не уверены в своих силах, вы всегда можете делегировать эту задачу бухгалтеру на аутсорсе или специалисту по кадрам.