Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Согласно законодательству РФ, сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации при увольнении. Но как быть, если человек переехал, заболел или просто не может лично явиться за документами? Может ли муж, сын или просто знакомый забрать трудовую книжку с работы? Разберемся в этом вопросе подробно.
Общие правила выдачи трудовой книжки
По общему правилу, закрепленному в Трудовом кодексе РФ, трудовая книжка выдается лично работнику в день его увольнения (последний рабочий день). Трудовая книжка, другие документы, связанные с работой, могут потребоваться работнику не только при увольнении с работы, но и для предоставления в различные инстанции (банки, соцзащиту и т.д.).
Однако на практике часто возникают ситуации, когда работнику нельзя выдать трудовую книжку по причине его отсутствия на работе. В таких случаях работодатель обязан действовать строго по закону, чтобы не нести ответственность за задержку выдачи документов.
Можно ли забрать трудовую книжку по доверенности?
Это самый частый вопрос, который возникает у кадровиков и самих работников. Может ли другой человек, например, сын или муж, забрать документ?
Долгое время этот вопрос был спорным; Действительно, выдача ее по доверенности ни Трудовым кодексом, ни Правилами, действительно, не предусмотрена напрямую. Однако современная правоприменительная практика и разъяснения ведомств решили этот вопрос.
Позиция Роструда и актуальные требования
Согласно актуальным разъяснениям (в т.ч. позиции Роструда), выдать трудовую книжку другому человеку можно только по нотариальной доверенности. Обычная рукописная доверенность для передачи такого важного документа не подойдет.
Таким образом, любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов, имеет право прийти на бывшее место работы сотрудника и забрать его трудовую книжку. В доверенности должны быть четко прописаны полномочия на получение именно трудовой книжки (и, при необходимости, других кадровых документов).
Отправка трудовой книжки по почте
Если у работника нет возможности оформить нотариальную доверенность на родственника или знакомого, документ можно получить по почте. Но здесь есть строгие ограничения.
- Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
- До тех пор пока вы не получите в письменном виде согласие работника на отправку трудовой книжки по почте, осуществить такую отправку вы не имеете права.
Это означает, что работник должен направить работодателю заявление (почтой, курьером или по электронной почте, если это оговорено), в котором явно выражает согласие на пересылку документа почтовым отправлением.
Передача данных третьим лицам без согласия
Часто работодатели спрашивают: можно ли просто показать трудовую книжку или отправить ее копию третьему лицу (например, банку или новому работодателю) без ведома сотрудника?
Ответ однозначный — нет. В Письме от N ПГ/14294-6-1 Роструд четко отвечает на вопрос о допустимости передачи данных из трудовой книжки (персональных данных работника и реквизитов самой трудовой книжки) третьим лицам без согласия работника — это недопустимо. Передача персональных данных возможна исключительно с письменного согласия субъекта этих данных.
Разбор частных ситуаций
Ситуация 1: Переезд в другой регион (ПМЖ)
Мария переехала в другой регион на ПМЖ и спрашивает: может ли муж забрать ее трудовую книжку? Да, может; Для этого Марии необходимо оформить на мужа нотариальную доверенность, в которой будет прописано право получения трудовой книжки в конкретной организации. С этой доверенностью муж сможет беспрепятственно забрать документ.
Ситуация 2: Удержание трудовой книжки из-за утери оригинала договора
Что делать, если работодатель не дает написать заявление на увольнение и не выдает трудовую книжку, ссылаясь на то, что у него на руках нет оригинала трудового договора? Это абсолютно незаконно.
Отсутствие оригинала трудового договора у работодателя — это внутренняя проблема организации, связанная с ненадлежащим ведением кадрового делопроизводства. Она не дает работодателю права:
- Отказать в приеме заявления об увольнении (заявление можно отправить ценным письмом с описью вложения).
- Задерживать выдачу трудовой книжки.
В трудовом законодательстве нет положений, разрешающих работодателям накладывать ответственность на сотрудника, не вернувшего вовремя бумажную трудовую книжку, равно как и положений, позволяющих наказывать работника за утерю работодателем других документов. За задержку выдачи трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику материальный ущерб (оплата вынужденного прогула).
Ситуация 3: Если по трудовой книжке работает другой человек
Иногда возникают ситуации, когда оригинал трудовой книжки находится у работодателя, а сам документ оформлен на одного человека, но фактически по нему работает кто-то другой (например, неофициальное трудоустройство или подмена личности). Что может быть, если по трудовой книжке работает другой человек? Это прямое нарушение трудового и миграционного законодательства. За такое правонарушение предусована серьезная административная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность для работодателя (штрафы, приостановка деятельности). Для самого работника это чревато проблемами с подтверждением стажа, назначением пенсии и привлечением к ответственности за соучастие в подделке.
Краткий алгоритм действий
Если вам нужно забрать трудовую книжку, но вы не можете прийти лично:
- Оформите нотариальную доверенность на родственника, друга или знакомого, указав в ней право на получение трудовой книжки.
- Если оформить доверенность невозможно, направьте работодателю письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой и точный адрес для отправки.
- Если работодатель отказывается выдать документ доверенному лицу или отправить почтой, обращайтесь в трудовую инспекцию или суд, задержка выдачи трудовой книжки строго наказывается.
Другой человек может забрать вашу трудовую книжку с работы, но только при наличии нотариальной доверенности. Простых родственных связей для кадровика недостаточно — он несет ответственность за сохранность вашего документа и обязан соблюдать закон о персональных данных. Если личное присутствие невозможно, а доверенность оформить сложно, всегда есть законный путь — запросить отправку документа почтой, предварительно дав на это свое письменное согласие.