Вопрос о том, может ли один работник иметь более одной трудовой книжки, часто возникает у людей, которые совмещают несколько рабочих мест, переезжают в новые организации или сталкиваются с переходом на электронный формат учёта трудового стажа. Ниже – подробный разбор законодательства, практических нюансов и рекомендаций, как действовать в такой ситуации.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения трудовой книжки, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Важные положения:
- Статья 65 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку работника, вносить в неё сведения о трудовой деятельности, а также выдавать новую книжку, если у работника её нет.
- Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовой стаж, периоды работы, причины увольнения и т.д. С 2021 года в России вводится электронный вариант (ЭТК), но бумажный вариант остаётся законным.
Ни один из статей ТК РФ прямо не запрещает наличие у одного работника более одной бумажной трудовой книжки. Однако законодательство не предусматривает одновременного ведения нескольких книжек одним и тем же работодателем (см. решение Красноярского краевого суда от 19 марта 2024 г.).
Когда может появиться вторая трудовая книжка?
Работа по совместительству
Если работник уже имеет официальную трудовую книжку в основной организации, а затем устраивается на работу по совместительству, он может попросить нового работодателя оформить дополнительную трудовую книжку. По статье 65 ТК РФ работодатель обязан это сделать, если работник заявит, что у него нет книжки, или если он хочет вести отдельный учёт.
Переход на электронный формат
С 2021 года многие организации переводят учёт в электронный вид. При этом у работника могут одновременно существовать:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) в госуслугах;
- Бумажная трудовая книжка, выданная прежним работодателем.
Эти два документа не считаются «двумя книжками», а представляют разные формы учёта одного и того же стажа.
Потеря или уничтожение первой книжки
Если оригинальная книжка утрачена, работник может получить новую в любой организации, где он будет работать дальше. При этом в новой книжке делаются пометки о предыдущих местах работы (по справкам из ПФР). В результате у человека может оказаться две бумажные книжки – одна старинная, одна новая.
Какие проблемы могут возникнуть?
- Разнородность записей – если сведения о том же периоде работы внесены в разные книжки, это может вызвать вопросы при проверке в ПФР или при расчёте пенсии.
- Отсутствие единого реестра – работодатели обязаны вести учёт в своей книжке, а не в чужой. Поэтому если два работодателя одновременно ведут отдельные книжки, сведения о суммарном стаже могут быть неполными.
- Ответственность работника – в некоторых разъяснениях указывается, что человек не может иметь два основных места работы. Если попытаться оформить две «основные» книжки, это может рассматриваться как попытка уклонения от уплаты налогов и страховых взносов.
- Трудности при оформлении увольнения – при выходе из организации необходимо закрыть запись в той книжке, в которой она была сделана. Если у работника несколько книжек, он обязан предоставить все их в соответствующие организации.
Как правильно оформить ситуацию, если у вас уже две книжки?
Уточните у работодателей, в какой книжке они вносят записи
Спросите у каждого работодателя, в какую из ваших книжек они вносят запись о трудоустройстве. Если запись делается в одну книжку, а вторая остаётся «пустой», её лучше передать в отдел кадров для закрытия.
Согласуйте с работодателем перевод записей
Если в одной книжке уже есть часть вашего стажа, а в другой – новые записи, попросите работодателя оформить справку о трудовой деятельности и передать её в отдел кадров того предприятия, где будет вестись основная книжка. На основании справки можно сделать запись в единой книжке.
Оформление электронного стажа
Для упрощения контроля рекомендуется оформить ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуг. Электронный реестр автоматически собирает данные со всех работодателей, у которых есть ваш ИНН, и избавляет от необходимости вести несколько бумажных книжек.
При утере одной из книжек
Если одна из книжек потеряна, обратитесь в отдел кадров последнего работодателя с просьбой оформить справку о трудовой деятельности и выдать новую книжку. При этом в новой книжке будет указано, что у вас уже есть прежняя книжка, и в ней будет сделана запись о предыдущих местах работы.
- Законодательство РФ не запрещает наличие у одного работника более одной трудовой книжки, однако одновременное ведение двух книжек одним работодателем не предусмотрено.
- Наличие двух книжек обычно связано с совместительством, переходом на электронный формат или потерей первой книжки.
- Главная задача – обеспечить полноту и достоверность сведений о трудовом стаже, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с пенсионными начислениями и проверками.
- Для упрощения учёта рекомендуется использовать электронную трудовую книжку и своевременно информировать работодателей о наличии других документов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли официально оформить две основные работы?
Нет. Трудовое законодательство допускает только одну основную работу (полный рабочий день). Остальные места работы могут быть оформлены как совместительство или подработки.
Что делать, если в двух книжках указаны одинаковые периоды работы?
Необходимо уточнить у работодателей, в какой книжке они вносят запись, и попросить исправить дублирование. При необходимости можно обратиться в инспекцию труда с жалобой.
Можно ли объединить записи из двух книжек в одну?
Объединить официально нельзя, но можно оформить справку о трудовой деятельности, в которой перечислены все места работы, и приложить её к одной из книжек. Электронный реестр (ЭТК) автоматически собирает такие данные.
Какие штрафы могут грозить работнику?
Если работник сознательно скрывает информацию о наличии второй основной работы, это может рассматриваться как нарушение трудового законодательства и привести к дисциплинарному взысканию или отказу в выплате пособий. Однако простое наличие двух книжек без попытки скрыть факты обычно не влечёт штрафов.
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РФ (статья 65)
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – портал Госуслуг
- Profiz.ru – Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
- Nalog-nalog.ru – Ведение двух трудовых книжек
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров текущего работодателя.
Дата публикации: