В условиях цифровой трансформации трудовых отношений в России всё больше сотрудников переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК). С 2020 года работники имеют право выбрать между традиционной бумажной трудовой книжкой и её электронным аналогом, хранящимся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). Однако многие работодатели задаются вопросом: может ли работодатель самостоятельно просматривать содержимое электронной трудовой книжки своего сотрудника? Ответ на этот вопрос требует подробного разъяснения, поскольку он напрямую связан с законодательством, защитой персональных данных и принципами цифровой прозрачности.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно абзацу 6 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет прямого доступа к полному содержанию электронной трудовой книжки работника. Это ключевой принцип, который отличает ЭТК от бумажного аналога, где работодатель физически вносил записи и хранил документ.

Важно понимать: электронная трудовая книжка — это персональный цифровой документ, принадлежащий работнику. Все сведения о его трудовой деятельности (места работы, должности, периоды, награды и т.д.) хранятся в защищённой системе ПФР и доступны только самому работнику через его личный кабинет на Госуслугах или сайте Пенсионного фонда.

Как работодатель может получить информацию о трудовом стаже сотрудника?

Несмотря на отсутствие прямого доступа, работодатель всё же может получать необходимые сведения для ведения кадрового учёта, оформления отпусков, начисления пенсий и других целей. Но только через сотрудника и только с его согласия. Ниже — официальные и законные способы получения данных.

Работник передаёт выписку из ЭТК работодателю

Сотрудник может самостоятельно сформировать и отправить работодателю официальную выписку из электронной трудовой книжки. Это делается через:

• Портал Госуслуг — в разделе «Электронная трудовая книжка» → «Получить выписку» → выбрать формат (PDF, XML) и отправить на электронную почту работодателя.
• Сайт Пенсионного фонда РФ — в личном кабинете через сервис «Выписка из ЭТК».
• МФЦ или клиентская служба ПФР — работник может получить распечатанную выписку с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передать её работодателю.

Важно: выписка, полученная через Госуслуги или ПФР, имеет юридическую силу, так как заверена УКЭП. Работодатель обязан принимать её как равнозначную бумажной трудовой книжке.

Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК — работодатель получает только данные за период его работы

Если сотрудник ранее работал на бумажной трудовой книжке, а затем подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

1. Внести в ЭТК сведения о трудовой деятельности сотрудника только за время его работы у данного работодателя.
2. Отправить эти сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД (в электронном виде, через оператора ЭДО).

При этом работодатель не видит историю сотрудника до его трудоустройства — он видит только те данные, которые сам внес. Полная история доступна только работнику и ПФР.

Работник предоставляет сведения о трудовом стаже в устной или письменной форме

В случае, если работник не может или не хочет формировать выписку, он может:

• Предоставить копии старых записей из бумажной трудовой книжки (если она ещё хранится у него).
• Написать заявление с указанием периодов работы, мест трудоустройства и должностей.

Работодатель вправе запросить такие сведения, но не вправе требовать доступ к личному кабинету работника на Госуслугах — это нарушение закона о персональных данных (ФЗ-152).

Что работодатель НЕ может делать

Работодатель не имеет права:

• Запрашивать логин и пароль работника от портала Госуслуг или личного кабинета ПФР.
• Пытаться получить доступ к ЭТК через технические средства или запросы в ПФР без согласия работника.
• Требовать от работника предоставить «полный доступ» к его ЭТК — это невозможно по закону.
• Вносить в ЭТК сведения о трудовой деятельности, не подтверждённые документально и не предоставленные самим работником.

Нарушение этих прав может повлечь административную ответственность по статье 13.11 КоАП РФ (нарушение законодательства о персональных данных) — штраф до 75 000 рублей для юридического лица.

Почему так сделано? Принципы защиты данных

Система ЭТК построена на принципах:

• Прозрачности для работника — он сам контролирует, кто и какие данные видит.
• Безопасности — данные хранятся в защищённой системе ПФР, а не у каждого работодателя.
• Контролируемости — работник может отозвать доступ к своим данным в любой момент.

Это предотвращает утечки, подделки и злоупотребления, которые были характерны для бумажных трудовых книжек.

Практические рекомендации для работодателя

Чтобы корректно работать с сотрудниками, имеющими ЭТК, работодателю следует:

1. Уведомить сотрудников о возможности перехода на ЭТК и предоставить им бланк заявления (форма утверждена ПФР).
2. Принимать выписки из ЭТК в электронном виде (PDF с УКЭП) или на бумажном носителе — они имеют равную юридическую силу.
3. Вносить сведения в ЭТК только за период работы у вас, используя форму СЗВ-ТД через оператора ЭДО (например, Контур.ЭДО, СБИС, Диадок).
4. Не требовать доступ к личным кабинетам — это не только незаконно, но и подрывает доверие сотрудников.
5. Обучить кадровый отдел новым правилам работы с ЭТК — включая приём выписок, оформление увольнений и ведение кадровой документации.

Работодатель не может «посмотреть» электронную трудовую книжку работника напрямую. Это невозможно по закону. Однако он может и должен получать необходимые сведения — только через официальные выписки, предоставленные самим работником. Такой подход защищает права сотрудника, соответствует законодательству и способствует формированию доверительных, прозрачных трудовых отношений в цифровую эпоху.

Помните: электронная трудовая книжка — это не инструмент контроля работодателя, а инструмент защиты и прозрачности для работника. Ваша задача — принимать информацию, которую он добровольно предоставляет, и вносить свои данные корректно и своевременно.

Для получения выписки из ЭТК работник может воспользоваться:

• Порталом Госуслуг: https://www.gosuslugi.ru
• Сайтом Пенсионного фонда РФ: https://www.pfrf.ru
• МФЦ или клиентской службой ПФР

Работодатель, не хранитель ЭТК, а её дополняющий участник. И это — прогресс.