В России с 2021 года переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным. Это значит, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника ведутся в электронном виде, а бумажный вариант выдается только при первом выходе на работу. Вопрос, который часто задают как работники, так и работодатели: может ли работодатель просмотреть электронную трудовую книжку? Ниже разберёмся в деталях.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, стаж, начисления и выплаты. Её ведёт работодатель в системе 1С:ЗУП (или аналогичной системе), а сотрудник может просматривать её через портал «Госуслуги».
Законодательная база
- С 1 января 2021 года при приёме на работу специалистам по кадрам необходимо заполнять только электронные трудовые книжки.
- С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК, и теперь все сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
- Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации актов гражданского состояния», работодатель обязан передавать сведения о сотруднике в Федеральный фонд социального страхования (ФСС).
Кто имеет доступ к ЭТК?
Работодатель
Работодатель является создателем и хранителем электронных трудовых книжек. Он имеет полный доступ к данным сотрудника в системе 1С:ЗУП, а также может экспортировать сведения в различные отчёты. Поэтому ответ на вопрос «может ли работодатель посмотреть ЭТК?» – да, безусловно.
Сотрудник
Сотрудник может просматривать свою электронную трудовую книжку через портал «Госуслуги» (или через приложение «Мой ФСС»). Для этого нужно:
- Зарегистрироваться в системе «Госуслуги».
- Подтвердить личность (например, через СНИЛС, паспорт или электронную подпись).
- Перейти в раздел «Трудовая книжка» и открыть нужный документ.
Третьи лица
Третьим лицам (например, работодателю, который не является текущим работодателем) доступ к ЭТК возможен только при наличии согласия сотрудника и в рамках законодательства о защите персональных данных. Обычно это происходит в случаях проверки стажа при приёме на работу.
Как работодатель просматривает ЭТК?
Для работодателя процесс прост:
- Войти в систему 1С:ЗУП с учётными данными.
- Выбрать сотрудника из списка.
- Открыть раздел «Трудовая книжка» – там отображаются все записи, включая даты начала и окончания работы, должности, начисления и т.д.
- При необходимости можно экспортировать данные в PDF или Excel.
Если работодатель использует другую систему управления кадрами, то доступ к ЭТК осуществляется аналогично – через интерфейс системы, где хранится база кадровых данных.
Что происходит при проверке стажа?
При приёме на работу новый работодатель обычно запрашивает электронную трудовую книжку сотрудника для проверки стажа. Сотрудник может предоставить доступ через портал «Госуслуги»:
- Войдите в «Госуслуги».
- Выберите пункт «Трудовая книжка».
- Нажмите «Поделиться» и выберите работодателя.
После подтверждения сотрудника работодатель получает доступ к данным и может проверить стаж, наличие отпусков, начисления и т.д.
Защита персональных данных
Согласно Федеральному закону «О персональных данных», доступ к ЭТК регулируется строгими правилами. Работодатель обязан:
- Обеспечить конфиденциальность сведений.
- Не передавать данные третьим лицам без согласия сотрудника.
- Хранить данные в защищённом виде и не хранить их дольше, чем требуется по закону.
Ответ на вопрос «Можно ли посмотреть электронную трудовую книжку работодателю?» – да, работодатель имеет полный доступ к ЭТК, так как он её создает и ведёт в системе 1С:ЗУП. Сотрудник также может просматривать свою книжку через портал «Госуслуги», а при необходимости может предоставить доступ работодателю. Всё это регулируется законодательством о персональных данных и переходном периоде по внедрению ЭТК.
Таким образом, электронная трудовая книжка обеспечивает прозрачность, удобство и безопасность для всех сторон, участвующих в трудовых отношениях.