Вопрос о правомерности требования трудовых книжек работодателями остаётся одним из самых актуальных в сфере трудового права России. С 1 января 2026 года в стране полностью завершился переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что в корне изменило практику работы с этим документом. В данной статье мы подробно разберём все аспекты этого вопроса, включая правовые основы, практические рекомендации и ответственность сторон.
Правовые основы: что говорит закон?
Федеральный закон №439-ФЗ и переход на ЭТК
С 1 января 2026 года в России окончательно завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек; Соответствующий пакет законопроектов был принят Государственной Думой, что закрепило обязательность ведения трудовых книжек в электронном формате.
Ключевые положения:
- Обязательность ЭТК: с 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде
- Отмена бумажных трудовых: бумажные трудовые книжки больше не оформляются, кроме случаев, предусмотренных законом
- Порядок ведения: информация вносится в систему Пенсионного фонда России (ПФР)
Обязанности работодателя по ст. 66 ТК РФ
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан:
- Вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней;
- Обеспечивать сохранность трудовых книжек;
- Вносить в них записи о приёме на работу, переводе, увольнении и награждениях;
- Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения;
- Оплачивать расходы, связанные с оформлением трудовой книжки.
Что изменилось с введением ЭТК?
С переходом на электронные трудовые книжки:
- Работодатель больше не хранит бумажные трудовые книжки у себя;
- Все записи вносятся в систему ПФР в течение 5 рабочих дней;
- Работник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете на сайте ПФР;
- Отпадает необходимость требовать у работника предъявления бумажной трудовой книжки.
Может ли работодатель требовать трудовую книжку?
В каких случаях требование обоснованно?
Работодатель вправе требовать трудовую книжку только в следующих случаях:
Ситуации, когда требование правомерно:
- При приёме на работу: для подтверждения трудового стажа (если у работника нет ЭТК или он не может предоставить выписку)
- При совместительстве: для подтверждения основного места работы (если требуется по условиям трудового договора)
- При оформлении пенсии: для подтверждения стажа (по требованию ПФР)
- При заключении гражданско-правового договора: если это предусмотрено условиями договора
Когда требование незаконно?
Требование трудовой книжки неправомерно в следующих случаях:
Незаконные требования:
- Требование предъявить трудовую книжку при заключении трудового договора, если у работника есть ЭТК;
- Требование копии трудовой книжки без законных оснований;
- Отказ в приёме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки;
- Требование трудовой книжки у работника, работающего по совместительству, если это не предусмотрено трудовым договором;
- Хранение бумажной трудовой книжки у работодателя после перехода на ЭТК.
Ответственность работодателя за незаконные требования
За незаконные требования трудовой книжки работодатель может быть привлечён к ответственности:
| Вид ответственности | Основание | Мера наказания |
|---|---|---|
| Административная | ст. 5.27 КоАП РФ | Штраф до 50 000 рублей для должностных лиц, до 5 000 рублей для ИП |
| Гражданско-правовая | ст. 234 ТК РФ | Возмещение морального вреда работнику |
| Уголовная | ст. 145.1 УК РФ | В исключительных случаях (например, при систематическом невыплате зарплаты) |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Ответ: Нет, не вправе. Согласно ст. 283 ТК РФ, работодатель по совместительству не вправе требовать трудовую книжку, так как основное место работы уже подтверждает стаж. Исключение — если это предусмотрено трудовым договором.
Ответ: Нет. С 2026 года основным документом является ЭТК. Отказ в приёме на работу по этой причине незаконен и может быть обжалован в суде.
Ответ: Да, но только в случаях, предусмотренных законом (например, при увольнении или по запросу работника). Работодатель не обязан выдавать копию по первому требованию.
Ответ: Необходимо:
- Написать письменное требование об отмене незаконного требования;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Онлайнинспекция.рф);
- Подать жалобу в прокуратуру;
- При необходимости, обратиться в суд с иском о защите трудовых прав.
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников:
- Проверьте наличие ЭТК: Убедитесь, что ваши данные внесены в систему ПФР. Сделать это можно через личный кабинет на сайте ПФР.
- Получите выписку: Если вам требуется подтверждение стажа, запросите выписку из ЭТК в личном кабинете.
- Знайте свои права: Не позволяйте работодателю требовать бумажную трудовую книжку без законных оснований.
- Обжалуйте незаконные требования: В случае нарушения обращайтесь в трудовую инспекцию или суд.
Для работодателей:
- Используйте ЭТК: Ведение трудовых книжек должно осуществляться только в электронном формате.
- Не требуйте бумажные книжки: Хранение бумажных трудовых книжек у работодателя после 2026 года незаконно.
- Соблюдайте сроки: Вносите записи в ЭТК в течение 5 рабочих дней.
- Информируйте работников: Разъясняйте сотрудникам их права и обязанности в части ЭТК.
- Следите за изменениями: Регулярно проверяйте обновления законодательства в сфере трудовых отношений.
⚠️ Самое главное помнить:
С 2026 года:
- Трудовые книжки ведутся только в электронном формате;
- Работодатель не вправе требовать бумажную трудовую книжку без законных оснований;
- Неправомерные требования могут повлечь административную и иную ответственность;
- Работники вправе получать выписки из ЭТК в личном кабинете ПФР.
Вопрос о правомерности требования трудовых книжек работодателями имеет чёткое законодательное регулирование. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 году практика работы с этим документом кардинально изменилась. Работодатели обязаны соблюдать новые правила, а работники — знать свои права и уметь их защищать.
Если вы столкнулись с незаконными требованиями со стороны работодателя, не оставайтесь в стороне. Обратитесь за юридической помощью, защитите свои трудовые права и помните: знание закона — ваша лучшая защита!
Данная статья не является юридической консультацией. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.