Вопрос о том‚ может ли работодатель удерживать (вычитать) из заработной платы сотрудника суммы‚ связанные с оформлением‚ ведением или выдачей трудовой книжки‚ возникает достаточно часто․ Ниже рассмотрим правовые основания‚ практику и рекомендации для обеих сторон трудовых отношений․

Что говорит законодательство

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 65‚ ст․ 66) трудовая книжка является документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․ Её ведение и выдача относятся к обязанностям работодателя․

• Работодатель обязан завести трудовую книжку при приёме на работу (если сотрудник ещё не имеет её) и вести её в течение всего периода трудовой деятельности․
• Сотрудник не обязан оплачивать из своего кармана расходы‚ связанные с оформлением‚ ведением‚ хранением или выдачей трудовой книжки․
• Удержание из заработной платы сумм за трудовую книжку считается незаконным‚ если оно не предусмотрено коллективным договором‚ локальным нормативным актом или соглашением сторон‚ которое не ухудшает положение работника по сравнению с гарантиями ТК РФ․

Электронные трудовые книжки (с 2021 года)

С 1 января 2021 года введена обязательная ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в рамках системы ПФР․ Это изменило некоторые аспекты‚ но не освободило работодателя от обязанности обеспечивать документальное подтверждение трудовой деятельности․

Основные моменты:

1. Работодатель должен передавать сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях в ПФР в электронном виде․
2. Если сотрудник желает получить бумажную выписку из ЭТК‚ он может запросить её бесплатно (за исключением случаев‚ когда запрос носит чрезмерно частый характер и связан с дополнительными расходами работодателя – тогда возможна компенсация фактических затрат‚ но не удержание из зарплаты)․
3. Штрафы за непредоставление или несвоевременную передачу сведений в ПФР могут достигать 50 000 рублей для должностных лиц и 200 000 рублей для организаций (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Когда удержание может быть допустимо?

Закон допускает удержания из заработной платы только в строго определённых случаях (ст․ 137 ТК РФ):

• удержание по исполнительным листам (алименты‚ возмещение ущерба и т․д․);
• удержание за причиненный ущерб‚ если вина работника доказана в установленном порядке;
• удержание за проезд‚ проживание и другие расходы‚ связанные с командировкой‚ если это предусмотрено трудовым договором или локальным актом;
• иные случаи‚ прямо предусмотренные федеральными законами․

Ни один из перечисленных пунктов не относится к расходам на ведение трудовой книжки․ Следовательно‚ удержание за неё без согласия сотрудника и без правового основания является нарушением․

Практические рекомендации для работодателей

1. Не включайте в расчётную ведомость строки «удержание за трудовую книжку» или аналогичные․
2. Обеспечьте бесплатное ведение и хранение (как бумажной‚ так и электронной) трудовой книжки за счёт средств организации․
3. При запросе сотрудника о выдаче дубликата или выписки из ЭТК предоставляйте документ бесплатно в разумные сроки․ Если требуются дополнительные копии‚ обсудите возможность компенсации фактических затрат (например‚ стоимость печати и доставки) – но только по взаимному согласию․
4. Ведите внутренний нормативный акт (положение о ведении трудовых книжек)‚ где чётко пропишите‚ что все связанные с этим расходы несут работодатель․
5. Обучите кадровую службу и бухгалтерию правилам‚ чтобы избежать ошибочных удержаний и последующих штрафов․

Что делать сотруднику‚ если удержание всё же произошло?

Если вы обнаружили в расчётной ведомости удержание за трудовую книжку:

1. Потребуйте от бухгалтерии или отдела кадров письменное объяснение основания удержания․
2. Если объяснение не удовлетворяет требованиям закона‚ направьте претензию работодателю с требованием вернуть незаконно удержанные средства․
3. В случае отказа обратитесь в государственную инспекцию труда или в суд с иском о возврате суммы и компенсации морального вреда (при наличии оснований)․
4. Сохраняйте все документы (расчётные листки‚ заявления‚ ответы работодателя) – они потребуются в качестве доказательств․

Удерживать из заработной платы сотрудника суммы‚ связанные с оформлением‚ ведением или выдачей трудовой книжки‚ незаконно‚ если нет отдельного согласия работника и соответствующего правового основания․ Работодатель несёт полную ответственность за обеспечение этого документа за свой счёт‚ независимо от того‚ ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде․ Соблюдение данного требования не только защищает права работников‚ но и помогает избежать штрафов и споров с контролирующими органами․

Соблюдайте нормы ТК РФ‚ внутренние локальные акты и будьте внимательны при расчёте заработной платы – тогда вопрос о удержании за трудовую книжку просто не возникнет․