Трудовая книжка — это основной документ о стаже и трудовой деятельности работника. Ситуации, когда сам сотрудник не может прийти за документом лично, возникают нередко: переезд, болезнь, смерть. В таких случаях часто возникает вопрос: может ли родственник забрать трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберем, что говорит об этом трудовое законодательство, какие существуют исключения и как правильно оформить передачу документа.
Что говорит закон?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдается работнику лично под роспись. Работодатель обязан выдать документ в день увольнения или в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления о выдаче заверенных копий.
Закон прямо указывает на личное получение документа. Это связано с защитой персональных данных работника и предотвращением мошенничества (например, подделки подписей или незаконного увольнения). Поэтому в стандартной ситуации кадровик имеет полное право отказать родственнику в выдаче трудовой книжки, даже если он предъявит паспорт работника.
Способ 1: Доверенность (при жизни работника)
Если работник жив, но по каким-то причинам не может забрать документ сам (находится в другом городе, тяжело болен и т.д.), родственник может забрать трудовую книжку только по нотариальной доверенности.
Как правильно оформить доверенность?
- Только нотариальная форма. Простая письменная доверенность для кадровика не имеет юридической силы.
- Специальные полномочия. В тексте доверенности должно быть прямо прописано право представителя на получение трудовой книжки, а также право подписи в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке работника.
- Срок действия. Доверенность должна быть действующей на момент обращения к работодателю.
При визите в отдел кадров родственник должен предъявить:
- Сво паспорт.
- Оригинал нотариальной доверенности.
Только при наличии этих документов работодатель обязан выдать трудовую книжку родственнику.
Способ 2: Посмертная выдача (в случае смерти работника)
Смерть работника — это особый случай, который регламентируется пунктом 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225). В этой ситуации забрать документ могут родственники без доверенности.
Кто имеет право на получение?
Закон не делает жестких ограничений по степени родства в данном случае. Забрать трудовую книжку умершего могут:
- Супруг(а)
- Дети
- Родители
- Братья, сестры и другие родственники
Какие документы нужны родственнику?
Чтобы кадровик выдал трудовую книжку, родственник обязан предоставить:
- Свидетельство о смерти работника (оригинал или нотариально заверенная копия).
- Свой паспорт.
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.). Примечание: на практике некоторые кадровики могут выдать документ и без подтверждения родства, если есть свидетельство о смерти, но лучше иметь этот документ при себе, так как строгой регламентации в законе нет, и право работодателя требовать подтверждение связи остается на его усмотрение.
В книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке работника делается соответствующая запись о том, что документ выдан родственнику, указываются его ФИО и реквизиты паспорта.
Что делать, если работодатель отказывает?
К сожалению, не все специалисты отдела кадров знают тонкости законодательства или готовы брать на себя ответственность. Если вы столкнулись с незаконным отказом:
- Попросите письменный отказ. Обычно уже на этом этапе кадровик пересматривает свою позицию.
- Предоставьте копии законов. Распечатайте п. 37 Правил (если речь о смерти) или покажите нотариальную доверенность, указав на ст. 62 ТК РФ.
- Напишите жалобу. Если диалог зашел в тупик, вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру.
Важные нюансы и рекомендации
- Отправка по почте: Если работник не может забрать документ лично и не оформил доверенность, работодатель в день увольнения должен отправить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте (с согласия работника можно отправить документ ценным письмом с описью вложения).
- Ответственность работодателя: Если работодатель несвоевременно выдал трудовую книжку по своей вине, он обязан возместить работнику материальный ущерб в размере среднего заработка за каждый день задержки.
- Электронные трудовые книжки (ЭТК): С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Данные в ЭТК хранятся в информационной системе Пенсионного фонда, и родственники не могут их «забрать». Однако бумажная трудовая книжка для тех, кто не перешел полностью на ЭТК, сохраняет свою силу и должна выдаваться по описанным выше правилам.