Вопрос о наличии у работника более одной трудовой книжки часто возникает в практике отделов кадров, бухгалтерии и у самих сотрудников. В статье разберём, что говорит Трудовой кодекс РФ, какие варианты появления второй (или нескольких) книжек возможны, какие риски несёт такой статус и как правильно действовать работодателю и работнику.

Что такое трудовая книжка и как она регулируется законом?

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, периоды отпуска, сведения о заработной плате, а также записи о пенсионных и страховых отчислениях. Основные положения о трудовой книжке содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 62‑68);
• Постановлении Правительства РФ от № 763 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Приказе Минтруда России от № 353н «Об организации ввода в действие электронных трудовых книжек».

С 1 января 2021 года в России введён пяти‑летний переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестанут использоваться в качестве единственного официального документа о стаже – их заменит электронный вариант, однако в течение переходного периода работники могут иметь как бумажную, так и электронную книжку одновременно.

Как может появиться вторая трудовая книжка?

Существует несколько типичных ситуаций, когда у сотрудника оказывается более одной трудовой книжки:

1. Утеря или повреждение первой книжки. Работник пишет заявление об утере и получает от работодателя новую бумажную книжку. При этом старая (возможно, утерянная) книжка может остаться у него в собственности.
2. Переход на электронную форму. При оформлении ЭТК выдается электронный документ, а бумажная книжка может оставаться в архиве организации.
3. Работа в разных организациях до 2021 года. Если сотрудник менял места работы, а в каждой организации открывал новую книжку (в то время не требовалось передавать старую), у него может скопиться несколько бумажных экземпляров.
4. Оформление совместительства. При заключении договора совместительства иногда работник получает отдельную книжку от второго работодателя (хотя по закону это не требуется).
5. Ошибка отдела кадров. Иногда в организации по ошибке выдают новую книжку, не проверив наличие уже существующей.

Что говорит закон о количестве трудовых книжек?

Формального ограничения нет

Трудовой кодекс РФ не содержит прямого запрета на наличие у работника более одной трудовой книжки. В статье 62 ТК указано, что «каждому работнику в порядке, установленном законодательством, выдаётся трудовая книжка», но не говорится о том, что её должно быть только одна.

Практика и рекомендации

• В большинстве организаций считается, что у работника должна быть одна основная трудовая книжка – та, в которой ведётся основной трудовой стаж.
• Если у работника несколько бумажных книжек, они считаются дополнительными копиями. Записи в них должны полностью соответствовать записям в основной книжке.
• Для целей пенсионного обеспечения и расчёта страховых взносов важен полный и достоверный набор сведений, а не количество физических экземпляров.

Ответственность

Наличие более одной книжки не влечёт административной или уголовной ответственности, если документы не являются поддельными. Проблемы могут возникнуть только в случае:

• Фальсификации записей (это уголовное преступление – подделка официальных документов);
• Умышленного сокрытия информации о трудовом стаже, что может привести к отказу в выплате пенсии или социальных пособий.

Как правильно оформить ситуацию, если у сотрудника две трудовые книжки?

Действия работника

1. Уведомить работодателя. Приём на работу следует подавать одну из книжек (обычно ту, в которой уже есть записи о предыдущих местах работы). Если у работника несколько книжек, он обязан указать об этом в заявлении.
2. Собрать подтверждающие документы. Если одна из книжек содержит часть стажа, а другая – другую часть, необходимо собрать справки из ПФР, выписки из ЭТК, трудовые договоры и другие документы, подтверждающие периоды работы.
3. Подать заявление о слиянии записей. В ПФР можно подать заявление о «согласовании сведений о трудовом стаже», приложив обе книжки и копии договоров. ПФР объединит данные в единую историю.
4. При переходе на электронную книжку. Если работник получает ЭТК, он может запросить в ПФР перевод всех записей из бумажных книжек в электронный реестр.

Действия работодателя

1. Проверить наличие основной книжки. При приёме на работу отдел кадров обязан уточнить, есть ли у кандидата уже оформленная трудовая книжка, и, если да, – попросить её для внесения новых записей.
2. Оформить запись в основной книжке. Запись о приёме, переводе, увольнении вносится только в одну (основную) книжку. Вторая книжка может оставаться без новых записей, но её наличие должно быть зафиксировано в личном деле сотрудника.
3. Согласовать сведения с ПФР. При оформлении новых записей работодатель передаёт в ПФР сведения о начислениях, используя Единый социальный портал (ЕСН) или форму 2‑НДФЛ.
4. Уведомить сотрудника о праве выбора формы книжки. По закону работник может отказаться от бумажной книжки в пользу ЭТК, подав заявление. Работодатель обязан оформить электронный документ и обеспечить передачу всех данных.

Примерный порядок действий

Особенности совместительства и двух основных мест работы

Трудовой кодекс различает основное место работы и совместительство (дополнительный трудовой договор). Согласно статье 65 ТК РФ:

• У работника может быть только одно основное место работы (полный рабочий день или основной неполный день).
• Дополнительные места работы допускаются только в виде совместительства, при условии, что суммарная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю (если иное не предусмотрено коллективным договором).

Следовательно, наличие двух одинаково «основных» мест работы противоречит законодательству, а наличие двух трудовых книжек в этом случае обычно свидетельствует о том, что одна из книжек относится к совместительству или к периоду до 2021 года.

Переходный период к электронным трудовым книжкам (2021‑2026)

С 2021 по 2025 год в России действует переходный период, в течение которого:

• Работники могут сохранять бумажную книжку, если они не подали заявление об отказе от неё;
• Работодатели обязаны вести электронный реестр трудового стажа в ПФР;
• Все новые записи (приём, перевод, увольнение) вносятся в электронную систему, а в бумажную книжку – только при желании работника.

К 1 января 2026 года бумажные книжки перестанут использоваться в качестве официального документа, однако их копии могут сохраняться в архиве организации для исторических целей.

Практические рекомендации

Для работодателя

• Установите внутренний регламент. Оформите в локальном нормативном акте порядок работы с несколькими трудовыми книжками (например, «Если сотрудник представляет более одной книжки, в личном деле фиксировать факт и использовать одну из них как основную»).
• Обучайте персонал отдела кадров. Разъясните, что запись в одну книжку достаточна, а вторая может быть использована только для подтверждения стажа.
• Контролируйте сроки подачи заявлений об отказе от бумажной книжки. При переходе на ЭТК своевременно оформляйте отказ и передавайте данные в ПФР.
• Проверяйте совместительство. Убедитесь, что второе место работы оформлено как совместительство и не превышает допустимую нагрузку.

Для работника

• Храните одну основную книжку. Выберите одну книжку (бумажную или электронную) и используйте её для всех новых записей.
• Сохраняйте документы о трудовом стаже. Трудовые договоры, справки из ПФР, выписки из ЭТК помогут при необходимости объединить сведения.
• Не скрывайте информацию. При приёме на работу указывайте наличие второй книжки – это избавит от недоразумений в будущем.
• Подавайте заявление об отказе от бумажной книжки, если хотите перейти полностью на электронную. Это ускорит процесс получения пенсионных прав.

Итак, наличие у сотрудника двух (или более) трудовых книжек не является нарушением закона, однако:

• Для официального учёта стажа важна полнота и достоверность записей, а не количество физических экземпляров;
• Работник обязан сообщать работодателю о наличии второй книжки и предоставлять её при необходимости;
• Работодатель должен вести запись только в одну (основную) книжку и фиксировать факт наличия дополнительных экземпляров в личном деле;
• В случае расхождений в данных следует обращаться в ПФР с заявлением о согласовании сведений;
• С 2026 года официальным документом станет только электронная трудовая книжка, поэтому рекомендуется как можно раньше оформить переход.

Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать проблем с пенсионным обеспечением, начислением страховых взносов и возможными проверками со стороны контролирующих органов.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (статьи 62‑68)
• Пенсионный фонд России – раздел «Согласование сведений о трудовом стаже»
• Министерство труда и социальной защиты РФ – порядок ввода в действие электронных трудовых книжек
• Гарант.ру – правовые комментарии по трудовым книжкам

Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.