Трудовая книжка в России — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем. Вопрос о том, может ли один работник одновременно иметь более одной трудовой книжки, часто вызывает недоразумения как у сотрудников, так и у работодателей. Ниже разберёмся, что предписывает российское законодательство, какие практические нюансы и последствия могут возникнуть при наличии нескольких книг, а также как правильно вести и хранить трудовую книжку.
Законодательная база
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)
- Статья 66 – «Трудовая книжка» (обязательность её ведения и хранение).
- Статья 67 – «Записи в трудовой книжке» (обязанность работодателя вносить в книгу сведения о приёме, увольнении и т.д.).
- Статья 68 – «Права и обязанности работника» (обязанность работника предоставлять книгу и сохранять её в надлежащем состоянии).
ТК РФ не предусматривает явного запрета на наличие у работника более одной трудовой книжки, но прямо указывает, что каждая трудовая книжка должна содержать сведения о всех трудовых договорах, заключённых с работодателем, и быть единственным документом, подтверждающим трудовой стаж. Это означает, что в рамках одного работодателя работник может иметь только одну книгу, в которой фиксируются все его трудовые отношения.
Федеральный закон 400‑ФЗ от «О трудовой книжке»
Закон уточняет порядок выдачи, регистрации и замены трудовой книжки. В § 3 указывается, что работник обязан предоставить работодателю оригинал трудовой книжки, а в § 4 — правила замены книги при её потере. Закон не вводит ограничений на количество книг, но подчёркивает, что каждая новая книга должна быть зарегистрирована в Фондовой системе и иметь уникальный номер.
Как выглядит практика
Один работник, одна книга
В реальной практике работник обычно имеет одну трудовую книжку, которую он передаёт работодателю при приёме на работу. В этой книге фиксируются все последующие трудовые договоры, включая перерывы, смену работодателя, увольнения и переобучения. При переходе на новый работодатель работник может либо продолжать использовать ту же книгу, либо получить новую, если предыдущая потеряна или повреждена.
Что делать, если есть несколько книг
- Если работник имеет несколько книг, каждая из которых содержит сведения о разных местах работы, он должен принести все книги работодателю при приёме.
- Работодатель обязан выбрать книгу, в которой заключён последний договор с работником (то есть книга, где записано последнее увольнение). В неё вносится запись о новом приёме.
- Оставшиеся книги можно оставить в распоряжении работника как «дополнительные» документы, но они не будут использоваться для официального учёта трудового стажа.
Как правильно вести книгу
- При каждом приёме работника в книге фиксируется дата, должность, размер заработной платы и условия труда.
- При увольнении фиксируеться дата, причина и итоговый расчёт.
- При переходе на новый работодатель в книгу, где записано последнее увольнение, вносится запись о новом приёме.
- Если работник имеет несколько книг, в каждой из них должны быть соответствующие записи о работе в конкретном месте, но при этом одна и та же книга должна содержать всю историю для одного работодателя.
Возможные ошибки и последствия
Утеря книги
При потере трудовой книжки работник обязан в течение 30 дней написать заявление о её утере и подать его работодателю. Работодатель обязан оформить замену книги в соответствии с § 4 ФЗ 400‑ФЗ. Если работник не подаст заявление, то потеря книги может привести к потере трудового стажа и затруднению при оформлении пенсии.
Несоответствие записей
Если в разных книгах есть противоречивые сведения о приёме и увольнении, это может вызвать конфликт при расчёте трудового стажа. В таком случае работодатель обязан уточнить факты и внести корректные записи в единую книгу.
Пени и штрафы
Несоблюдение требований ТК РФ к ведению трудовой книжки может повлечь за собой штрафы для работодателя (по статье 323 ТК РФ). Для работника возможны штрафы за предоставление поддельных сведений, но это относится к отдельным случаям.
Как избежать проблем
Хранение книги
- Храните трудовую книжку в безопасном месте, защищённом от влаги и огня.
- При путешествиях используйте защитный чехол и храните книгу в непубличном месте.
- Регулярно проверяйте, что в книге нет ошибок и что все записи актуальны.
Регистрация у работодателя
После каждого приёма работника работодатель обязан:
- Провести проверку оригинала трудовой книжки.
- Внести запись о приёме в книгу.
- Провести обязательную аттестацию и оформить приказ о приёме.
Если работник имеет более одной книги, работодателю важно уточнить, в какой из них записывать новый договор, чтобы избежать конфликтов.
Согласно действующему законодательству, работник может иметь более одной трудовой книжки в физическом виде, но использовать их одновременно в качестве официального документа не допускается. В рамках одного работодателя в трудовой книжке должны быть зафиксированы все трудовые договоры, а при переходе на новый работодатель работник обязан предоставить книгу, где записано последнее увольнение, и в неё вносится запись о новом приёме. При соблюдении этих правил работник не рискует потерять трудовой стаж и может без проблем рассчитывать на пенсионные выплаты.
Список ссылок и источников
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑68)
- Федеральный закон 400‑ФЗ от «О трудовой книжке»
- КонсультантПлюс, «Трудовая книжка» (доступно на сайте)
- Гарант.ру, раздел «Трудовое право»