Вопрос о том, можно ли хранить копию трудовой книжки в личном деле работника, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу. Ниже собраны ключевые нормы Трудового кодекса РФ, позиции Роструда и практические рекомендации, которые помогут правильно оформить этот процесс.
Нормативно‑правовая база
Трудовой кодекс РФ
- Ст. 62 ТК РФ – работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию трудовой книжки (или заверенную выписку) не позднее трёх рабочих дней.
- Ст. 66 ТК РФ – порядок внесения записи о совместительстве в трудовую книжку.
- Ст. 283 ТК РФ – при приёме на работу по совместительству работник может быть вынужден предъявить копию трудовой книжки или справку с основного места работы.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н от )
- Пункт 7.4 – трудовая книжка руководителя ведётся и хранится у работодателя.
- Пункт 37 – копию можно направить по почте только с согласия работника.
- Пункт 40 – заверенные копии оформляются подписью и печатью, а также отметкой «Верно» или «Копия верна».
Обработка персональных данных
Согласно Докладу с руководством по соблюдению обязательных требований, утверждённому Рострудом, копию трудовой книжки (как персональный документ) можно хранить в личном деле только при наличии согласия работника на обработку его персональных данных.
Может ли работодатель хранить копию трудовой книжки в личном деле?
Да, но только при выполнении следующих условий:
- Работник предоставил письменное согласие на хранение и обработку своей копии трудовой книжки.
- Копия оформлена в соответствии с требованиями заверения (подпись, печать, отметка «Верно»).
- Хранение осуществляется в личном деле работника, которое находится у работодателя.
Как правильно оформить выдачу копии?
Запрос от работника
Сотрудник подаёт заявление о желании получить копию трудовой книжки. Заявление может быть оформлено в любой форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность;
- Сведения о подразделении;
- Дата подачи заявления.
Оформление копии
Копию выдаёт специалист отдела кадров. На копии обязательно указываются:
- Надпись «Копия верна»;
- ФИО лица, которое заверяет копию;
- Дата выдачи;
- Подпись и печать организации.
Срок выдачи
Согласно ст. 62 ТК РФ, копию необходимо выдать не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления (если только закон не предусматривает иной срок).
Что делать, если работник отказывается предоставлять копию?
Работник имеет право отказаться предъявлять копию трудовой книжки, если это не требуется законом (например, при приёме на работу по совместительству без особых условий). Однако работодатель может запросить копию в рамках проверки совместительства или социального страхования, но только после получения письменного запроса и с учётом согласия работника на её обработку.
Частые вопросы и ответы
Можно ли хранить копию в личном деле, если работник не дал согласия?
Нет. Хранение копии без согласия нарушает требования ФЗ 152 «О персональных данных» и может привести к административной ответственности.
Как оформить заверение копии?
На копии ставятся подпись и печать работодателя, а также отметка «Верно» или «Копия верна». При необходимости можно добавить подпись ответственного лица, уполномоченного на заверение.
Как оформить запись о совместительстве?
Запись вносится в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудовой договор, приказ о приёме, справка с места работы и т.п.).
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Получайте письменное согласие на хранение копии в личном деле.
- Оформляйте копию в установленном порядке: подпись, печать, отметка «Верно».
- Сохраняйте копию в личном деле работника не менее срока, установленного внутренними нормативными актами (обычно – до окончания трудовых отношений).
- Соблюдайте сроки выдачи копии – не более трёх рабочих дней.
- Документируйте каждый запрос (дата получения заявления, номер дела, подпись ответственного).
- Обучайте сотрудников процедурам обращения за копией и её выдачи.
Хранение копии трудовой книжки в личном деле работника – законный и часто необходимый процесс, однако он возможен только при соблюдении следующих условий:
- Наличие письменного согласия работника на обработку его персональных данных;
- Оформление копии в соответствии с требованиями законов и нормативных актов;
- Соблюдение установленных сроков выдачи и хранения.
Соблюдая эти правила, работодатель обеспечивает законность своих кадровых действий, защищает права сотрудников и избегает рисков, связанных с нарушением требований Трудового кодекса и законодательства о персональных данных.
Автор: HR‑консультант, 22 мая 2026 г.