Вопрос о том, может ли работодатель хранить копию трудовой книжки в личном деле сотрудника, вызывает много споров на практике. В этой статье мы разберем, что говорит законодательство, какие условия должны соблюдаться и как правильно организовать этот процесс, чтобы избежать штрафов.

Правовая основа: что разрешено, а что запрещено?

Важно сразу отметить: ни Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), ни Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» не установлен прямой запрет на хранение копий документов работника в его личном деле. Однако это не означает, что можно делать всё, что угодно.

Ключевое условие, вытекающее из 152-ФЗ, — это необходимость получения письменного согласия работника на обработку (включая хранение) его персональных данных. Трудовая книжка, даже в копии, содержит персональные данные (ФИО, дату рождения, информацию о работе), поэтому правило распространяется и на нее.

Можно ли хранить копию трудовой книжки в личном деле?

Ответ: да, но только при соблюдении двух основных условий:

• Наличие письменного согласия работника. Обычно это часть общего согласия на обработку персональных данных, которое работник подписывает при приеме на работу.
• Наличие внутреннего локального нормативного акта (ЛНА). Поскольку порядок ведения личных дел не регламентирован на уровне закона, работодатель должен утвердить у себя правила (например, «Положение о личных делах»), где четко прописать, какие документы и как хранятся.

Важное уточнение: В личном деле хранится копия, а не оригинал трудовой книжки. Оригинал всегда должен находиться у работника. Работодатель обязан вернуть его при увольнении.

Особый случай: переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник выбрал ведение ЭТК, ситуация меняется. Согласно разъяснениям Роструда и практике:

• Работодатель НЕ обязан хранить копию (бумажный дубликат) трудовой книжки после выдачи ее оригинала (заверенной выписки) работнику в связи с переходом на ЭТК.
• Все сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в информационной системе работодателя и в единой базе данных (ЕБД).
• Однако, если работник предоставил для оформления ЭТК свою бумажную трудовую книжку, работодатель вправе сделать из нее копию для архива только при наличии согласия работника.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Если принято решение хранить копию, она должна быть правильно оформлена. Порядок установлен Приказом Минтруда России от № 320н.

1. Заверение копии: На первом листе копии (или на отдельном листе-сопровождении) кадровик делает запись: «Копия верна».
2. Подпись и расшифровка: Ставится подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника) с расшифровкой (ФИО).
3. Дата заверения: Указывается дата, когда была сделана копия.
4. Печать организации: Ставится печать организации (обычно с надписью «Для документов» или штамп «Копия верна»).

Важно: Заверять нужно каждую страницу копии трудовой книжки, если она состоит из нескольких листов.

Хранение других копий документов (паспорт, СНИЛС, ИНН)

Логика здесь абсолютно та же. Хранить копии паспорта, СНИЛС, диплома и других документов в личном деле можно только при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных.

Без этого согласия хранение таких копий является нарушением 152-ФЗ и влечет административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц — от 10 000 до 30 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 100 000 руб.).

Практические рекомендации для работодателя

Чтобы минимизировать риски, следуйте этому алгоритму:

1. Утвердите ЛНА. Издайте приказ или утвердите Положение о личных делах, где укажите перечень хранимых документов, сроки хранения и порядок работы с ними.
2. Получите согласие. Включите в стандартное согласие на обработку персональных данных пункт о хранении копий документов в личном деле. Согласие должно быть добровольным, конкретным и информированным.
3. Оформляйте копии правильно. Следуйте правилам заверения, указанным в Приказе № 320н. Не храните не заверенные копии.
4. Обеспечьте безопасность. Личные дела с персональными данными должны храниться в сейфе или закрытом шкафу с ограничением доступа.
5. При увольнении возвращайте оригиналы. При выходе сотрудника из организации все оригиналы документов (трудовая книжка, паспорт и т.д., если они были предоставлены) должны быть ему возвращены. Копии, если они хранились с согласия, могут быть уничтожены по истечении срока хранения, установленного ЛНА (обычно 75 лет).

Что грозит за нарушение?

Главный риск — привлечение к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персональных данных без согласия субъекта. Трудовая инспекция (ГИТ) и Роструд в ходе проверок часто обращают внимание на этот аспект.

Также возможны претензии от самого работника о защите его прав на персональные данные.

Хранение копии трудовой книжки в личном деле работника не запрещено, но строго регламентировано. Без письменного согласия сотрудника и внутреннего регламента работодателя такая практика незаконна. При переходе на электронную трудовую книжку необходимость в хранении бумажной копии отпадает. Все действия должны быть прозрачными, законными и документально оформленными.

Помните: лучше перестраховаться и получить согласие, чем рискнуть крупным штрафом и репутационными потерями.