С 1 января 2021 года в России начал действовать закон об электронных трудовых книжках (ЭТК)․ Начался переходный период, в ходе которого у работников появился выбор формата․ Однако многие сотрудники, имевшие на руках старые бумажные книжки, или те, кто сознательно выбрал бумажный носитель, задаются вопросом: можно ли и нужно ли продолжать ведение трудовой книжки в бумажном виде в 2026 году?

Краткий ответ: да, можно и часто нужно․ Но всё зависит от того, какое заявление вы подали (или не подали) своему работодателю в установленный законом срок․ Давайте разберем все возможные ситуации․

Ключевой принцип: заявление работника решает всё

Согласно статьям 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ, право выбора формата принадлежит исключительно работнику․ Работодатель не может единолично решать, в каком виде вести вашу трудовую книжку․ Ваши действия (или бездействие) в период с 2020 по 2021 год определили текущий статус․

Вы подали заявление о сохранении бумажной книжки до 31 декабря 2020 года

Если вы в установленный срок направили работодателю письменное заявление с просьбой продолжить ведение вашей трудовой книжки на бумажном носителе, то работодатель обязан выполнить вашу просьбу․

• Все записи о вашей трудовой деятельности (прием, увольнение, поощрения, взыскания) будут вноситься в вашу бумажную книжку от руки․
• Одновременно с этим работодатель обязан направлять сведения о вас в Пенсионный фонд России (ПФР) для формирования вашей электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Таким образом, у вас будет два параллельных документа: бумажный и электронный․
• Это право сохраняется за вами бессрочно․ Даже если вы уволитесь и устроитесь на новое место работы в 2026 году, новый работодатель также должен будет продолжить вести вашу бумажную книжку, если вы предоставите ему ее и соответствующее заявление․

Вы подали заявление о переходе на электронную книжку до 31 декабря 2020 года

Если вы выразили согласие на получение сведений в электронном виде, то с 1 января 2021 года работодатель:

• Не ведет вашу бумажную трудовую книжку (если она у вас не была оформлена ранее)․
• Все сведения вносятся только в электронный формат, который хранится в ПФР․ Вы можете ознакомиться с ним через личный кабинет на сайте ПФР или портал Госуслуг․
• Если у вас на руках уже была оформленная бумажная книжка на момент подачи заявления, работодатель не обязан продолжать в нее записи․ Вы можете хранить ее как архивный документ․

Вы не подали никакого заявления до 31 декабря 2020 года

Это самый распространенный и важный случай․ Если вы ничего не написали своему работодателю, то по закону считается, что вы не отказались от бумажного формата․

• Работодатель продолжает вести вашу бумажную трудовую книжку по всем правилам, как это делалось ранее (от руки, с подписью и печатью)․
• Одновременно он направляет те же сведения в ПФР для вашей ЭТК․ Фактически, у вас снова два документа, но второй (электронный) формируется автоматически․
• Это правило действует и в 2026 году․ Отсутствие заявления означает сохранение прежнего порядка․

Что делать работнику в 2026 году?

Если вы хотите продолжать вести бумажную книжку:

Вам необходимо написать простое письменное заявление на имя руководителя․ Образец может выглядеть так:

«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от № 73, и статьей 66 Трудового кодекса РФ»․

Заявление подается в отдел кадров или напрямую руководителю․ Работодатель обязан принять его и поставить в нем отметку о принятии (дата, подпись, входящий номер)․

Если вы хотите перейти только на электронную книжку:

Напишите заявление с выражением согласия на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде и просьбой не вести бумажную книжку․ Важно: если у вас уже есть заполненная бумажная книжка, уточните в заявлении, что не просите ее выдавать на руки (она останется у работодателя как документ строгой отчетности)․

Обязанности работодателя в 2026 году

Независимо от выбора работника, работодатель в 2026 году обязан:

1. Вести бумажную трудовую книжку для каждого сотрудника, который:
   • Подал заявление о сохранении бумажного формата․
   • Не подал никакого заявления до ․
2. Направлять сведения о всех принятых и уволенных сотрудниках в ПФР для формирования ЭТК․ Это делается в электронном виде через межведомственное взаимодействие․
3. Хранить бумажные трудовые книжки (как действующие, так и архивные) в соответствии с правилами архивного дела․
4. При увольнении сотрудника выдать ему его бумажную трудовую книжку (если она велась) с последней записью и отметкой о выдаче․ Если книжка не велась, выдать справку об трудовой деятельности (это электронный документ, который можно распечатать)․

Важные нюансы на 2026 год

• Завершение переходного периода․ С 1 января 2026 года закон не предусматривает дальнейших «льготных» сроков․ Ситуация зафиксирована: либо у вас есть бумажная книжка, которую ведут, либо нет․
• При смене работы․ Если вы увольняетесь с бумажной книжкой, вы обязаны сдать ее новому работодателю для продолжения записи․ Если у вас только ЭТК, вы сообщаете новому работодателю свои данные (СНИЛС) для включения в его отчетность в ПФР․
• Риск потери․ Бумажная книжка — это физический документ, который можно потерять или испортить․ Электронная — более надежна, но требует актуального доступа к личному кабинету ПФР․ Многие специалисты рекомендуют, если есть возможность, дублировать записи: иметь бумажную книжку и следить за корректностью записей в своей ЭТК․

В 2026 году ведение бумажной трудовой книжки полностью легитимно и часто является правом работника․ Ключевое условие — отсутствие заявления об отказе от нее до конца 2020 года․ Если такое заявление не было подано, работодатель не имеет права отказать вам в ведении бумажного документа․

Рекомендуется каждому работнику:

1. Уточнить у отдела кадров, в каком формате ведется его трудовая книжка․
2. При необходимости, подать письменное заявление о сохранении бумажного носителя․
3. Регулярно проверять записи как в бумажной книжке (если она есть), так и в личном кабинете ПФР (для ЭТК), чтобы оперативно исправлять возможные ошибки․

Помните: ваша трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий ваш стаж․ Относитесь к ее ведению внимательно, независимо от формы․