Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию сотрудника. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако многие работники всё ещё используют традиционный бумажный вариант. Возникает вопрос: можно ли завести вторую (или другую) трудовую книжку?
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
- Приказ Минтруда России от № 735н «Об организации ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 758н «Об утверждении формы и порядка заполнения бумажных трудовых книжек».
Согласно ТК РФ, каждый работник обязан иметь одну трудовую книжку – бумажную или электронную. Ведение более одной книжки считается нарушением, если это не предусмотрено законом.
Когда допускается наличие нескольких трудовых книжек?
Переход от бумажной к электронной форме
Если сотрудник получил электронную трудовую книжку, а у него уже есть бумажный вариант, то:
- Старую бумажную книжку необходимо закрыть (записать в ней «Книга закрыта» и поставить подпись работодателя).
- После закрытия можно оформить новую электронную книжку – она будет единственной официальной.
Специальные случаи, допускающие две книжки
В редких ситуациях закон допускает наличие двух книжек:
- Если работник перешёл в другую страну и оформил трудовую книжку согласно законодательству этой страны, а в России сохраняет свою оригинальную книжку.
- Если в организации введён экспериментальный проект по использованию двойного учёта (например, в научных институтах), но такие проекты требуют отдельного приказа Минтруда.
Как оформить новую трудовую книжку?
Оформление бумажной трудовой книжки
Для получения новой бумажной книжки необходимо:
- Обратиться в отдел кадров текущего работодателя.
- Заполнить заявление по форме «Заявление о выдаче (замене) трудовой книжки».
- Предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Если прежняя книжка была утеряна, оформить справку о её утрате в органах внутренних дел.
- Получить новую книжку на новых бланках, утверждённых Минтрудом (с 2023 года – новые формы).
Оформление электронной трудовой книжки
ЭТК привязывается к единому государственному реестру. Чтобы её открыть:
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Госуслуги» через портал «Электронная трудовая книжка».
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуг.
- Все записи вносятся автоматически работодателем, а сотрудник может просматривать их в режиме онлайн.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или забыта?
Утрата трудовой книжки – частый случай. Действуем так:
- Составляем акт утраты в отделе кадров.
- Если книжка была утеряна за пределами организации, оформляем справку в МВД о её утрате.
- Работодатель вносит запись «Книга утеряна» в электронный реестр и выдаёт новую книжку (бумажную или электронную).
- Все предыдущие записи (даты, должности, стаж) переносятся в новую книжку в соответствии с данными реестра.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Нет. По закону каждый работник обязан иметь один документ – либо бумажный, либо электронный. При переходе с одного формата на другой прежний документ закрывается.
Можно ли «переписать» старую книжку на новую?
Переписать нельзя. В случае необходимости выдаётся новая книжка, а в старой делается отметка о её закрытии или утрате.
Что происходит, если работодатель отказывается выдавать новую книжку?
Сотрудник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию или в суд. По ТК РФ работодатель обязан обеспечить сотруднику наличие трудовой книжки.
Можно ли оформить трудовую книжку в частном порядке без работодателя?
Нет. Трудовая книжка заполняется только работодателем в соответствии с ТК РФ.
В России завести другую трудовую книжку можно лишь в строго ограниченных случаях, предусмотренных законом. Основное правило – один документ на одного работника; При переходе на электронный формат старую бумажную книжку следует закрыть, а при утере – оформить замену через работодателя. Соблюдение этих правил гарантирует корректный учёт трудового стажа и защиту прав работника.
Дата публикации: 23 мая 2026 г;