Вопрос о наличии у гражданина двух и более трудовых книжек и, что более важно, о возможности учета стажа из обеих документов, остается одним из самых обсуждаемых в сфере трудового права и пенсионного обеспечения. Несмотря на активный переход к электронным трудовым книжкам, бумажный документооборот все еще встречается, и ситуации с «двойным» стажем требуют детального разъяснения.
В данной статье мы подробно разберем, законно ли иметь две трудовые книжки, как Социальный фонд России (СФР) относится к таким случаям и можно ли суммировать периоды работы из разных документов для назначения пенсии или расчета пособий;
Законно ли иметь две трудовые книжки?
Сам по себе факт наличия у гражданина двух бумажных трудовых книжек не является уголовным или административным преступлением. Законодательство РФ не содержит прямого запрета на физическое наличие у человека нескольких бланков трудовой книжки; Однако ситуация кардинально меняется, когда речь заходит об их использовании для трудоустройства.
Согласно действующим правилам:
- Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
- Работник может иметь только одно основное место работы.
- Трудовая книжка должна храниться у основного работодателя. Если работник меняет основное место работы, книжка передается новому работодателю.
Проблема возникает, когда гражданин при трудоустройстве на новое основное место работы заявляет об утере трудовой книжки, получает новый бланк, а затем предъявляет обе книжки разным работодателям или пытается вести в них записи параллельно. Такие действия могут быть расценены как предоставление ложных сведений, что влечет за собой ответственность.
Учитывается ли стаж из двух трудовых книжек для пенсии?
Это самый важный вопрос для будущих пенсионеров. Может ли гражданин подтвердить свои пенсионные права, предоставив в Социальный фонд России (СФР) две трудовые книжки?
Эксперты и нормативные акты дают следующий ответ: законодательство не содержит прямого запрета на учет периодов страхового стажа, подтвержденных двумя и более трудовыми книжками, но при соблюдении ряда строгих условий.
Ключевые условия учета стажа:
- Отсутствие периодов работы. Периоды работы, записанные в разных трудовых книжках, не должны пересекаться во времени. Человек физически не может работать полный рабочий день на двух основных работах одновременно. Если даты в двух книжках пересекаются, этот период будет учтен только один раз (обычно по выбору работника или по документу, вызывающему больше доверия у проверяющих).
- Подтверждение легитимности. Работник должен объяснить причины возникновения второй книжки. Если вторая книжка была заведена взамен утерянной, но «потерянная» нашлась, необходимо предоставить пояснения.
- Отсутствие дублирования записей. Одна и та же запись не должна фигурировать в обоих документах.
Как отмечается в письмах СФР и разъяснениях экспертов (в т.ч. в статье М. Солнцевой, ЭЖ-Бухгалтер, 2023), при представлении работником двух трудовых книжек, фонд проводит проверку. Если периоды работы не пересекаются и подтверждены записями, которые не противоречат друг другу, стаж может быть суммирован для установления права на пенсию и ее размера.
Как рассчитать страховой стаж для пособий?
Для расчета пособий по временной нетрудоспособности (больничных) и по беременности и родам также важен страховой стаж. Здесь ситуация аналогична пенсионной:
- Работодатель обязан рассчитать стаж, исходя из всех имеющихся подтвержденных периодов работы.
- Если работник предъявляет две трудовые книжки, работодатель вправе и должен учесть периоды из обеих, если они не пересекаются.
- Важно: работодатель не обязан принимать вторую книжку на хранение, если она не является основным документом для этого места работы, но копии записей из нее (заверенные работником) могут быть использованы для расчета.
Однако, если вторая трудовая книжка была заведена работником умышленно для сокрытия информации (например, чтобы скрыть увольнение по статье или период нетрудоспособности), и это вскроется, все расчеты могут быть пересмотрены, а с работника могут быть взысканы излишне выплаченные суммы.
Типичные ошибки и риски
Несмотря на возможность теоретического учета стажа по двум книжкам, на практике работники сталкиваются с серьезными проблемами:
Попытка работы по двум основным местам
Некоторые граждане пытаются устроиться на две работы, каждая из которых считается «основной», используя разные трудовые книжки. Это нарушение трудового законодательства. Основное место работы может быть только одно. Работа по совместительству записывается в ту же трудовую книжку, где хранится оригинал (по желанию работника), или сведения о ней вносятся в электронную трудовую.
Конфликт при назначении пенсии
При выходе на пенсию СФР проводит тщательную проверку. Если обнаружится, что периоды в двух книжках пересекаются, эти периоды будут исключены из стажа или учтены однократно. Более того, если будет доказан умысел в получении пенсии в большем размере (например, за счет «липовых» записей во второй книжке), это может грозить уголовной ответственностью за мошенничество.
Проблема «утерянной» книжки
Частая ситуация: работник потерял книжку, завел новую, потом нашел старую.
Что делать? Необходимо объединить записи. Все записи из «старой» (найденной) книжки, предшествующие дате выдачи новой, должны быть внесены в действующий документ (или новую, если старая заполнена) на основании заверенных копий. Просто иметь две отдельные книжки с разорванным стажем — рискованно, так как при утере одной из них доказать стаж будет крайне сложно.
Что делать, если у вас две трудовые книжки?
Если вы оказались в ситуации, когда у вас на руках два документа:
- Не скрывайте этот факт. При обращении в СФР за пенсией или к новому работодателю сразу предоставьте оба документа.
- Проверьте даты. Убедитесь, что периоды работы в них не пересекаются. Если есть пересечения, подготовьте дополнительные документы (справки с мест работы, архивные выписки), подтверждающие, где вы фактически трудились в спорный период.
- Объедините записи; Идеальный вариант — привести документы в порядок. Записи из одной книжки (обычно более старой) должны быть перенесены в основную, действующую трудовую книжку в виде дополнительной записи или вкладыша, если это возможно и подтверждено документами.
- Ориентируйтесь на электронную трудовую. С 2020 года основным источником информации о стаже является электронный реестр СФР. Убедитесь, что сведения в электронном виде актуальны и соответствуют записям в бумажных носителях.
Можно ли считать стаж по двум трудовым книжкам? Да, можно, но с оговорками. Закон не запрещает учитывать периоды работы, зафиксированные в разных бланках, при условии, что эти периоды не дублируют друг друга во времени и подтверждены надлежащим образом.
Однако наличие двух трудовых книжек — это всегда «красный флаг» для проверяющих органов, требующий дополнительных объяснений и документов. Чтобы избежать проблем с назначением пенсии и расчетом пособий в будущем, рекомендуется своевременно объединять записи в один действующий документ и следить за актуальностью сведений в электронной трудовой книжке.
Помните: честность и прозрачность трудовой биографии — залог беспроблемного выхода на пенсию.