Вопрос о возможности иметь одновременно две трудовые книжки возникает у работников, которые меняют места работы, оформляют дубликаты или работают у нескольких работодателей. Ниже рассмотрены нормативные положения, практические последствия и действия, которые следует предпринять в такой ситуации.
Что говорит законодательство?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) у каждого работника должна быть оформлена одна трудовая книжка, в которой фиксируются все периоды его трудовой деятельности. Дубликат книжки выдаётся только в случае утраты или повреждения оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и первоначальный документ.
- Дубликат – это копия оригинальной трудовой книжки, оформляемая по специальной процедуре (приказ № 122н от ).
- Наличие двух оригинальных трудовых книжек одновременно противоречит ст. 66 ТК РФ.
- Исключение делается только для иностранных граждан, которые могут иметь трудовую книжку, выданную в стране их происхождения, и одновременно российскую трудовую книжку (см. разъяснения nalog-nalog.ru);
Почему у работника могут появиться две книжки?
На практике ситуация с двумя трудовыми книжками возникает по следующим причинам:
- Утрата оригинала и оформление дубликата – работник получает дубликат, но при этом старый документ остаётся у него (например, не сдан в бухгалтерию).
- Оформление трудовой книжки у нового работодателя без сдачи предыдущей – особенно распространено при совмещении или работе по совместительству.
- Ошибки кадровой службы – двойная запись одного и того же периода в разных книжках.
- Работа за рубежом и последующее трудоустройство в РФ – наличие иностранной трудовой книжки и российской.
Последствия наличия двух трудовых книжек
Наличие двух документов может привести к следующим проблемам:
- Назначение пенсии – при обращении в Социальный фонд России (СФР) принимается только одна трудовая книжка, обычно та, в которой указан наибольший стаж. Информация из второй книжки не учитывается.
- Начисление пособий – при временной нетрудоспособности пособие выплачивается только по одному документу; двойное получение пособия за один и тот же период запрещено (ст. 7 Федерального закона № 255‑ФЗ).
- Трудовые споры – работодатель может отказаться принимать на работу, если обнаружит расхождения в трудовой книжке.
- Административная ответственность – хотя прямой штраф за наличие двух книжек в ТК РФ не предусмотрен, работник может быть привлечён к ответственности за предоставление ложных сведений (ст. 5.27 КоАП РФ) при намеренном сокрытии информации.
Что делать, если у вас две трудовые книжки?
Следует привести документы в соответствие с законодательством. Ниже – пошаговая инструкция.
Шаг 1. Определите основную трудовую книжку
Выберите документ, который содержит наиболее полную и достоверную информацию о вашем трудовом стаже (обычно тот, где записаны все периоды работы без пробелов).
Шаг 2. Сдайте лишнюю книжку в отдел кадров текущего работодателя
Если у вас есть дубликат или ошибочно оформленная вторая книжка, её необходимо вернуть работодателю, который её выдал, с письменным заявлением о возврате документа.
Шаг 3. При необходимости оформите дубликат правильно
Если оригинальная книжка утеряна или повреждена, подайте заявление на выдачу дубликата в соответствии с Приказом Минтруда России № 122н. Дубликат заменяет оригинал, а не добавляется к нему.
Шаг 4. Информируйте Социальный фонд России (при обращении за пенсией)
При подаче документов на пенсию предоставьте только выбранную основную трудовую книжку. Если у вас есть сомнения, можно приложить пояснительную записку, в которой указать, что вторая книжка является дубликатом или содержит неактуальные данные.
Шаг 5. Храните документы надёжно
Чтобы избежать повторных ситуаций, храните трудовую книжку в безопасном месте (например, в личном сейфе или у доверенного лица) и передавайте её работодателю только при оформлении или изменении места работы.
Особенности для иностранных граждан
Иностранные работники могут легально иметь две трудовые книжки:
- одна – выданная в стране их гражданства;
- вторая – российская трудовая книжка, оформленная при трудоустройстве в РФ.
При этом каждая книжка используется в соответствующей юрисдикции: при расчёте стажа и выплате пособий в РФ учитывается только российская книжка, а при обращении в органы социальной защиты страны происхождения – иностранная.
Наличие двух трудовых книжек одновременно в целом не соответствует требованиям Трудового кодекса РФ, за исключением случаев дубликата (который заменяет оригинал) или наличия иностранной трудовой книжки у иностранных работников. Для избежания проблем с пенсией, пособиями и возможными трудовыми спорами рекомендуется:
- оставить только одну актуальную трудовую книжку;
- сдать лишний документ работодателю или оформить его как дубликат по установленной процедуре;
- при обращении в СФР предоставлять книжку с наибольшим стажем;
- иностранным гражданам учитывать особенности использования двух книжек в разных юрисдикциях.
Соблюдение этих правил позволит избежать правовых рисков и обеспечит корректный учёт вашего трудового стажа при назначении пенсии и получении социальных выплат.