Этот вопрос волнует многих работников, особенно тех, кто хочет избавиться от неблагоприятной трудовой истории или столкнулся с утратой документа. Ответ однозначен и основан на действующем российском законодательстве: иметь одновременно две (и более) бумажные трудовые книжки законом запрещено. Давайте разберем подробно, какие есть варианты и что делать в каждой ситуации.
Базовое правило: одна книжка на одного человека
Согласно Трудовому кодексу РФ и правилам ведения трудовых книжек, у каждого работника может быть только один действующий документ — либо бумажный, либо электронный. Работодатель, принимая человека на работу, обязан:
- Принять имеющуюся у работника бумажную трудовую книжку для продолжения в ней записи.
- Или, если у работника уже есть электронная трудовая книжка (ЕТК) в Пенсионном фонде, начать вести ее, не выдавая бумажный вариант.
Заводить вторую бумажную книжку «для галочки» или параллельно со старой — незаконно. Все записи о работе должны быть в одном месте.
Когда можно получить новый документ? Единственный законный случай
Новую (точнее, дубликат) бумажную трудовую книжку можно получить только при утрате, порче или безвозвратной потере действующего документа. Это не «новая» в смысле чистой, а заменяющий дубликат, в который переносятся все имеющиеся записи из старой книжки на основании установленных документов.
Порядок действий при утере/повреждении:
- Обращение к работодателю. Немедленно сообщить в отдел кадров (ОК) об утрате или повреждении своей трудовой книжки.
- Составление акта. Работодатель (обычно комиссия с участием представителей ОК, бухгалтерии, иногда профсоюза) обязана составить акт об утрате (повреждении) трудовой книжки. В акте указываются: данные работника, когда и при каких обстоятельствах произошла утрата, серия и номер утерянного документа (если помнятся). Ат подписывается всеми участниками.
- Обращение в архив. На основании этого акта и заявления работника работодатель обращается в свой архив (или в архив предыдущего работодателя, если утеряна книга с прошлыми записями) для получения копий всех документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры и т.д.).
- Оформление дубликата. На основании собранных документов и акта работодатель заказывает у официального поставщика (фирмы, имеющей лицензию) новую бланковую трудовую книжку и заполняет ее, перенося все записи в точном соответствии с оригиналами. Дубликат оформляется с пометкой «Дубликат» на первой странице.
- Выдача работнику. Готовый дубликат выдается работнику под расписку. Старая (утерянная) книга в этот момент считается недействительной.
Роль работодателя: он не может инициировать замену «просто так»
Важно понимать: инициатором оформления дубликата может быть только сам работник при утрате своего документа. Работодатель не имеет права:
- Самостоятельно решить «завести новую книжку» вместо старой, если та у работника на руках.
- Отказаться принимать старую книжку и начать вести «свежую» без законных оснований (утрата/повреждение).
- Дублировать записи в новую книжку, оставив старую у себя — это создаст два документа на одного человека, что нарушает закон.
Если работодатель предлагает «начать новую книжку» при наличии у вас старой, это грубое нарушение. Ваши права: настаивать на продолжении записи в имеющемся документе.
Электронная трудовая книжка (ЕТК) — современная альтернатива
С 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЕТК) в Пенсионном фонде России (ПФР) стало обязательным для всех работодателей. Это меняет ситуацию:
- Если у вас уже есть бумажная книжка, работодатель обязан параллельно вносить все сведения о вашем трудоустройстве и увольнении в вашу электронную книжку в ПФР. Бумажная книга продолжает существовать.
- Если у вас нет бумажной книжки (вы впервые устраиваетесь на работу), работодатель не обязан выдавать вам бумажный вариант. Он может сразу начать вести только ЭТК, и это будет вашим единственным документом. Вы вправе потребовать бумажную книжку, но она будет выдаваться по вашему заявлению за счет средств работодателя.
- При наличии старой бумажной книги и переходе на ЭТК: работодатель продолжает вносить записи в ЭТК, а в бумажную, ставит отметку о том, что сведения о трудовой деятельности также содержатся в ЭТК. Бумажная книга не аннулируется.
Краткий итог: что можно, а что нельзя
| Ситуация | Что можно сделать? | Что нельзя? |
|---|---|---|
| Есть старая бумажная книжка, она в хорошем состоянии. | Продолжать вести записи в ней. Работодатель обязан ее принять. | Заводить вторую бумажную книжку. «Обнулять» старую. |
| Старая книжка утеряна, порчена, испорчена. | Оформить дубликат через акт и сбор документов. Получить новый документ с пометкой «Дубликат». | Получить абсолютно новую «чистую» книжку без старых записей. |
| Работодатель переходит на ЭТК. | Продолжать вести бумажную книжку (если она есть) и одновременно иметь ЭТК в ПФР; | Отказываться от бумажной книги, если она у вас уже есть, без вашего согласия. |
Важный вывод:
Новой «с нуля» бумажной трудовой книжки при наличии старой (даже испорченной) не получится. Закон предусматривает только два варианта: продолжение в старой или оформление дубликата на ее основе. Любые попытки «начать с чистого листа» путем получения второго документа — нарушение, которое вы можете и должны оспаривать. В случае спора обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.