Трудовая книжка — один из ключевых документов, фиксирующих трудовую биографию гражданина. Вопрос о том, может ли работник иметь одновременно две (или более) трудовые книжки, часто возникает у тех, кто меняет работу, переезжает за границу или просто хочет «запасной» документ. В статье разберём, что говорит законодательство РФ, какие ситуации допускают наличие второй книжки, какие риски существуют и как правильно оформить дубликат.

Содержание

1. Законодательная база: что говорит ТК РФ и Минтруд
2. Когда вторая трудовая книжка допускается
3. Дубликат vs. вторая «параллельная» книжка
4. Трудовые книжки за рубежом
5. Влияние на пенсионный расчёт
6. Риски и ответственность работника
7. Как оформить новую (или дубликат) трудовую книжку

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) напрямую не запрещает наличие у работника более одной трудовой книжки, однако в статье 65 ТК РФ указано, что у работника может быть только одна официальная трудовая книжка, которая хранится у работодателя (или у самого работника, если он не трудоустроен).

Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек» уточняет:

Таким образом, закон допускает замену утраченной или испорченной книжки, но не предписывает вести две параллельные книги.

Когда вторая трудовая книжка допускается

Существует несколько законных ситуаций, когда у гражданина может появиться вторая трудовая книжка:

• Утрата или порча оригинала. Работник подаёт заявление о потере, работодатель оформляет акт и выдаёт новую книжку (дубликат).
• Повреждение бланка. Если бланк стал непригодным для дальнейшего использования, требуется выдача нового экземпляра.
• Работа за границей в стране, где существует аналогичный документ. В этом случае у гражданина могут быть две книжки: российская и, например, немецкая «Arbeitsbuch». При этом для расчёта пенсии в РФ учитывается только российская книжка.
• Перевод в другую организацию в рамках одной группы предприятий. При переводе иногда оформляют отдельную книжку, если перевод осуществляется в юридически независимую компанию.

Во всех перечисленных случаях вторая книжка считается заменой первой, а не «параллельным» документом.

Дубликат vs. «параллельная» книжка

Дубликат – это документ, отмеченный как «дубликат» и привязанный к оригиналу в реестре работодателя. Он заменяет утраченный/повреждённый экземпляр и имеет ту же юридическую силу.

Параллельная книжка – ситуация, когда у работника находятся две официальные книги, обе заполнены и заверены разными работодателями. Такая модель не предусмотрена ТК РФ и может привести к конфликтам при проверке стажа.

Важно помнить:

• При оформлении пенсии Пенсионный фонд РФ принимает только одну трудовую книжку (оригинал) – ту, в которой зафиксированы все периоды работы, признанные в РФ.
• Если периоды в двух книжках пересекаются, их нельзя «складывать» – будет учитываться только один набор записей.
• Если периоды различаются, их можно объединить, но только после согласования с ПФР и предоставления подтверждающих документов (договоров, справок).

Трудовые книжки за рубежом

Граждане, работавшие за пределами России, могут иметь иностранный документ учёта стажа. По российскому законодательству такой документ не считается трудовой книжкой, однако его сведения могут быть использованы при расчёте пенсионных прав, если они подтверждены официальными справками из страны пребывания.

При этом в России оформляется отдельная трудовая книжка, в которой фиксируются только периоды, связанные с российскими работодателями. При подаче заявления в ПФР необходимо предоставить:

• Российскую трудовую книжку;
• Справки о работе за границей (переведённые и нотариально заверенные);
• Документы, подтверждающие уплату страховых взносов в иностранном фонде.

Влияние на пенсионный расчёт

Пенсионный фонд РФ учитывает стаж, подтверждённый:

1. Записями в российской трудовой книжке;
2. Справками о работе, выданными работодателями (в т.ч. по договорам ГПХ);
3. Свидетельствами о страховом стаже, полученными из ПФР.

Если у работника две книжки, то:

• ПФР примет только одну (обычно ту, в которой больше записей).
• Пересекающиеся периоды не удваиваються – они учитываются один раз.
• Непересекающиеся периоды можно «слить», но только после предоставления подтверждающих документов.

Таким образом, наличие второй книжки не увеличивает размер будущей пенсии, а может даже усложнить процесс её расчёта.

Риски и ответственность работника

Закон не предусматривает уголовной или административной ответственности за наличие у работника двух трудовых книжек, однако возможны следующие проблемы:

• Ложные сведения при приёме на работу. Если работник скрывает существование другой книжки и предоставляет работодателю неверную информацию, это может рассматриваться как предоставление заведомо ложных сведений (ст. 183 УК РФ – мошенничество).
• Получение пособий по двум местам работы одновременно. Оформление больничных листов и получение выплат по временной нетрудоспособности с двух работодателей считается незаконным обогащением и влечёт возврат средств, а в некоторых случаях – административную ответственность.
• Трудности при проверке в налоговых и пенсионных органах. Несоответствия в записях могут привести к запросам дополнительных документов, задержкам в выплатах и даже к временной приостановке начисления пенсии.

В большинстве случаев работодатели сами откажутся принимать вторую книжку, если она не является дубликатом, и будут вести запись только в одной официальной книге.

Как оформить новую (или дубликат) трудовую книжку

Шаг 1. Подготовка заявления

Работник пишет заявление в свободной форме, указывая причину:

• Утрата;
• Повреждение;
• Необходимость замены по иной причине.

Заявление подписывается и передаётся работодателю.

Шаг 2. Акт приёма‑передачи

Работодатель оформляет акт, в котором фиксирует:

• Наличие оригинальной книжки (если она найдена) или её отсутствие;
• Причину выдачи новой книжки;
• Подписи обеих сторон.

Шаг 3. Выдача дубликата

Работодатель получает новый бланк из центра учёта трудовых книжек, помечает его как «дубликат» и вносит запись в реестр выдачи.

Шаг 4. Перенос записей (по необходимости)

Если оригинальная книжка была утеряна, а работник имеет копии записей (справки, выписки из ПФР), они могут быть занесены в новую книжку после согласования с работодателем.

Шаг 5. Электронная трудовая книжка

С 2023 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Оформить её можно через портал Госуслуги:

1. Зарегистрировать личный кабинет;
2. Подать заявку «Выдача (замена) трудовой книжки»;
3. Получить подтверждение и QR‑код, который будет привязан к вашему ПИНФЛ.

ЭТК заменяет бумажный документ и автоматически синхронизируется с данными работодателя.

• Закон допускает только одну официальную трудовую книжку. Вторая книжка может быть выдана лишь как дубликат в случае утраты, повреждения или замены.
• Наличие «параллельных» книжек не даёт преимуществ в пенсионных начислениях и может вызвать юридические сложности.
• Если вы работаете за границей, оформляйте отдельный документ в стране пребывания, но помните, что для РФ учитывается только российская книжка.
• При оформлении пенсии предоставляйте оригинал той книжки, в которой зафиксировано большее количество лет стажа; остальные периоды можно подтвердить справками.
• Избегайте скрытия информации от работодателя – ложные сведения могут стать основанием для дисциплинарных мер.
• Для большинства работников проще использовать одну бумажную или электронную трудовую книжку и вести учёт всех мест работы в ней.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации (например, необходимость дубликата после утери, или как объединить стаж из двух книжек), рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.

Автор статьи: Виктор Овсянников, специалист по корпоративному и трудовому праву.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.