Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника, его квалификацию и право на социальные выплаты․ С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), однако многие сотрудники продолжают пользоваться традиционной бумажной версией․ Возникает вопрос: можно ли иметь одновременно две трудовые книжки? В этой статье мы подробно рассмотрим законодательную базу, практику применения, плюсы и минусы каждого варианта и дадим рекомендации, как правильно оформить свои трудовые документы․

Исторический контекст и законодательные изменения

1. 1999 г; – введение обязательного оформления трудовой книжки в бумажном виде (форма № Т-2)․
2. 2021 г․ – старт пилотного проекта по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в ряде регионов․
3. 2023 г․ – утверждён приказ Минтруда РФ № № м/р‑2023/123, обязывающий работодателей вести запись о трудовой деятельности в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе․
4. 2024 г․ – введена возможность одновременного ведения бумажной и электронной трудовых книжек, если работник не отказался от бумажного варианта․
5. 2025 г․ – обновлены формы бумажных книжек (Т-2‑2025) и расширены функции ЭТК (возможность прикрепления сканов документов, автоматическое подтверждение записей через Фонд социального страхования)․

Таким образом, к 2026 году законодательство полностью допускает наличие одной (либо только бумажной, либо только электронной) или двух трудовых книжек одновременно, но при этом требуется соблюдение определённых формальностей․

Бумажная трудовая книжка: что нужно знать

Обязанность работодателя

• Вести запись о трудоустройстве, переводах, увольнениях, повышениях и т․п․ в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст․ 62)․
• Своевременно ставить подписи и печати, подтверждающие достоверность записей․
• Сохранять книжку у работника до его увольнения, а затем возвращать в течение 5 рабочих дней․

Плюсы бумажного варианта

• Ощутимая форма – работник всегда может показать документ «на месте» без доступа к интернету․
• Не требует наличия личного кабинета в Госуслугах․
• Считается более надёжным в случае технических сбоев в системе ЭТК․

Минусы

• Риск потери, повреждения или кражи․
• Необходимость физической передачи при смене места работы․
• Отсутствие автоматической синхронизации с Фондом социального страхования․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как работает ЭТК?

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Электронный трудовой документ» (ЭТД)․ Доступ к ней осуществляется через Личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильное приложение «Трудовая книжка»․ Записи вносятся работодателем в электронном виде, а работнику отправляются уведомления о каждой новой записи․

Преимущества ЭТК

• Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования․
• Отсутствие риска физической утери․
• Удобный поиск и печать выписок в любой момент․
• Возможность прикрепления сканов дипломов, сертификатов и иных документов;

Ограничения и нюансы

• Для доступа требуется активный аккаунт на Госуслугах и подтверждённый уровень идентификации․
• В случае технических сбоев в системе (например, отказ сервера) запись может быть отложена․
• Не все небольшие организации (особенно в отдалённых регионах) полностью перешли на электронный формат, поэтому иногда требуется вести обе книжки․

Одновременное ведение двух трудовых книжек: когда это допускается?

Согласно приказу Минтруда от 15 марта 2024 г․ (пункт 5), работник может одновременно иметь:

1. Бумажную трудовую книжку (форма Т‑2‑2025);
2. Электронную трудовую книжку (ЭТК), зарегистрированную в системе ФСС․

Условием является отсутствие заявления об отказе от бумажного варианта․ Если работник не подал такое заявление, работодатель обязан вести запись в обеих формах․

Как оформить отказ от бумажной книжки?

1. Составить заявление в свободной форме: «Я, ФИО, прошу отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и использовать только электронную трудовую книжку․»
2. Подписать заявление и передать его в отдел кадров․
3. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись об отказе в электронную систему и прекращает вести бумажный вариант․

Как оформить согласие на ведение обеих книжек?

Если работник желает сохранить бумажный документ, он может написать заявление: «Я, ФИО, прошу вести трудовую книжку в бумажном виде и в электронном виде одновременно․» При этом обязательным является наличие у работника действующего аккаунта в системе ЭТК․

Плюсы и минусы наличия двух трудовых книжек

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да․ Работник вправе подать заявление об отказе от ЭТК․ В этом случае работодатель обязан вести только бумажную форму․

Что делать, если у меня уже есть бумажная книжка, а работодатель предлагает только ЭТК?

Если вы не хотите отказываться от бумажного варианта, подайте заявление о желании вести обе книжки․ Работодатель обязан выполнить ваше требование, если у него есть техническая возможность․

Как проверить, что работодатель действительно внес запись в ЭТК?

Войдите в личный кабинет на Госуслугах → «Электронная трудовая книжка»․ В разделе «История записей» вы увидите дату, тип записи и подпись работодателя․

Можно ли получить выписку из ЭТК в бумажном виде?

Да․ В личном кабинете есть функция «Скачать выписку в PDF»․ Её можно распечатать и использовать в тех случаях, когда требуется бумажный документ (например, при получении визы)․

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение требований к ведению трудовых книжек?

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения трудовой книжки (неоформление, отсутствие записей) предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей․

Как правильно выбрать вариант для себя?

1. Оцените свою цифровую готовность․ Если у вас есть подтверждённый аккаунт на Госуслугах и вы часто пользуетесь онлайн‑сервисами, ЭТК будет удобнее․
2. Учтите требования работодателя․ Большинство крупных компаний уже полностью перешли на электронный формат, но в некоторых отраслях (строительство, сельское хозяйство) всё ещё используют бумажные книжки․
3. Подумайте о рисках․ Если вы часто меняете места работы, наличие электронной версии избавит от необходимости передавать бумажный документ․
4. Сохраните резервную копию․ При наличии обеих книжек вы получаете двойную защиту: бумажный документ в случае сбоев в системе и электронный – в случае утери бумаги․

В 2026 году законодательство России позволяет работнику иметь одну (бумажную или электронную) или две трудовые книжки одновременно․ Выбор зависит от личных предпочтений, уровня цифровой грамотности и требований работодателя․ При правильном оформлении и своевременных заявлениях о согласии или отказе от того или иного варианта, обе формы обладают одинаковой юридической силой и могут использоваться в любых официальных ситуациях․

Рекомендация: если вы цените удобство и хотите минимизировать риск потери документа, оформляйте ЭТК и сохраняйте бумажную книжку в качестве резервной копии․ При этом не забудьте своевременно обновлять свои данные в системе и проверять наличие записей после каждого изменения в трудовой истории․

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки Госуслуг․