С развитием цифровых технологий и переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) вопрос о сканировании бумажной трудовой книжки стал особенно актуальным․ Многие работники и работодатели задаются вопросом: можно ли использовать скан трудовой книжки вместо оригинала? Ответ — неоднозначный, и зависит от контекста использования․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В неё работодатель вносит сведения о:
- приеме на работу;
- переводах;
- увольнениях;
- наградах и поощрениях;
- выплате выходных пособий․
Этот документ является основным доказательством трудового стажа для расчета пенсии, получения социальных льгот, оформления кредитов и при трудоустройстве в государственные учреждения․
Переход на электронные трудовые книжки: что изменилось?
С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С этого момента работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
Однако бумажные трудовые книжки не отменены․ Работники, которые до 2020 года уже имели бумажные книжки, могут:
- сохранить их в бумажном виде;
- подать заявление о переводе на электронный формат․
С 2021 года все новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки — бумажные не выдаются, если только работник не запросит их в письменной форме․
Можно ли использовать скан трудовой книжки вместо оригинала?
Краткий ответ: в большинстве случаев, нет, но есть исключения․
Когда скан НЕ подходит:
- При увольнении по сокращению штата — закон требует предоставления оригинала трудовой книжки для оформления выходного пособия за второй месяц (ст․ 178 ТК РФ)․ Скан не принимается․
- При оформлении пенсии — Пенсионный фонд требует оригинал или заверенную копию, выданную работодателем․ Скан, сделанный самостоятельно, не имеет юридической силы․
- При поступлении на работу в госорганы, МВД, ФСБ, суды — эти учреждения строго требуют оригинал или нотариально заверенную копию․
- При оформлении загранпаспорта, виз, кредитов — многие организации не принимают сканы, так как не могут проверить подлинность․
Когда скан может подойти:
- При подаче резюме в частные компании, многие работодатели принимают скан трудовой книжки для предварительного отбора кандидатов․ Это удобно, особенно при удалённом собеседовании․
- При подтверждении стажа для внутренних нужд компании — например, для расчёта отпуска, премий, корпоративных льгот․
- При подаче документов в банк для получения ипотеки или кредита — некоторые банки принимают сканы как предварительный документ, но затем требуют оригинал для архива․
- Для личного хранения и контроля — скан позволяет сохранить историю трудовой деятельности и избежать потери документа․
Как правильно сделать и заверить скан трудовой книжки?
Если вы решили сделать скан, соблюдайте следующие правила:
- Сканируйте