Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. От правильности оформления записей зависит не только пенсионный стаж, но и возможность получения социальных выплат, а также репутация кадрового специалиста. Одним из часто задаваемых вопросов является: можно ли использовать сокращения (аббревиатуры) в записях трудовой книжки?
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 81 — порядок оформления записей.
- Постановление Правительства РФ от 30 апреля 2013 г. № 305 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями 2022 г.)
- Инструкция Минтруда России «О порядке заполнения трудовых книжек», утверждённая приказом Минтруда РФ № 320н от 30 июня 2020 г.
Во всех перечисленных документах прямо указано, что в записях трудовой книжки не допускаются сокращения слов, пунктов, статей и т.п. Нарушение этого требования считается ошибкой, подлежащей исправлению.
Общие требования к записям
Запись в трудовой книжке делается в следующем порядке (пример для увольнения по сокращению штата):
- Дата (дд.мм.гггг);
- Номер записи (по порядковому номеру в разделе);
- Содержание – полная формулировка без сокращений;
- Ссылка на нормативный акт (например, ст. 81 ТК РФ);
- Подпись работодателя (ответственного за ведение книжки) и, при необходимости, подпись работника.
Все элементы записи должны быть написаны разборчиво, без использования аббревиатур, сокращённых слов, условных обозначений (пр., расп., пер. и т.д.).
Что считается «сокращением»?
К запрещённым формам записи относятся:
- Сокращения названий документов: пр. вместо приказ, расп. вместо распоряжение;
- Сокращения юридических терминов: ч. вместо части, п. вместо пункта, ст. вместо статьи;
- Сокращения названий должностей: нач. вместо начальник, инж. вместо инженер;
- Любые условные знаки (№, –, …) в месте, где требуется полное словесное оформление.
Разрешённые сокращения ограничены только теми, которые официально закреплены в нормативных актах (например, ТК РФ в тексте приказа), но их нельзя использовать в самой записи трудовой книжки.
Примеры правильных записей
4.1 Приём на работу
г. 1. Приём на работу в должность инженер‑технолог с г. в соответствии с приказом № 12 от г; (ст. 81 ТК РФ). Подп. __________________ (работодатель)
4.2 Перевод (перемещение) внутри организации
г. 5. Перевод в должность главный бухгалтер с г. в соответствии с приказом № 45 от г. (ст. 84 ТК РФ). Подп. __________________ (работодатель)
4.3 Увольнение по сокращению штата
г. 12. Увольнение в связи с сокращением численности (штата) организации в соответствии с приказом № 78 от г. (ст. 81 ТК РФ). Подп. __________________ (работодатель) __________________ (работник)
4.4 Исправление ошибочной записи
г. 13. Отмена записи № 12 от г. (ошибка в дате). Внесена новая запись № 14 (см. ниже). Подп. __________________ (работодатель)
Как исправлять ошибочные записи
Если в трудовой книжке была допущена ошибка (в т.ч. использование сокращений), необходимо выполнить следующую последовательность:
- Сделать запись «Отмена» (или «Признание недействительной») с указанием номера и даты ошибочной записи.
- Подписать запись обеими сторонами (работодатель и работник).
- Внести корректную запись в следующую строку, соблюдая все правила оформления.
- При необходимости выдать дубликат трудовой книжки (если ошибка была существенной).
Зачёркивать запись нельзя – это считается нарушением порядка ведения трудовой книжки.
Ответственность кадрового специалиста
Согласно статье 225 ТК РФ и пункту 2 Постановления № 305 от 30 апреля 2013 г., кадровый работник, допустивший нарушение правил оформления (в т.ч. использование сокращений), может быть привлечён к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения за нарушение трудовой дисциплины.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать общепринятые аббревиатуры, такие как «ТК РФ»?
Внутри самой записи трудовой книжки такие аббревиатуры запрещены. Они могут использоваться в сопроводительных документах (приказах, справках), но в записи необходимо писать полное название «Трудовой кодекс Российской Федерации».
А допускаются ли сокращения в названиях организаций?
Нет. В записи указывается полное официальное наименование организации, как оно указано в учредительных документах.
Можно ли писать «пер.» вместо «перевод»?
Нет. В трудовой книжке следует писать слово полностью: «перевод», «перевод в должность», «перевод на другую работу» и т.д.
Что делать, если работодатель уже использовал сокращения?
Необходимо оформить запись об отмене ошибочной записи и внести корректную запись в соответствии с пунктом 5 настоящей статьи.
- Сокращения в записях трудовой книжки не допускаются – это требование всех нормативных актов.
- Каждая запись должна быть полной, разборчивой и подписанной обеими сторонами.
- Ошибки, в т.ч. связанные с сокращениями, исправляются только через официальную запись «отмена» и последующее внесение корректной записи.
- Нарушение правил оформления может привести к дисциплинарной ответственности кадровика и к проблемам с пенсионными начислениями у работника.
Соблюдение этих простых правил гарантирует корректность трудовой книжки, сохранность пенсионных прав и отсутствие конфликтных ситуаций между работодателем и сотрудником.
Дата публикации: