Вопрос о том, можно ли использовать вкладыши старого образца в трудовые книжки после перехода на новый формат, часто возникает у работодателей, бухгалтеров и работников отделов кадров. Ниже – подробный разбор правового статуса, особенностей оформления и практических рекомендаций.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов), который вшивается в трудовую книжку и служит для записи:

• даты приема и увольнения;
• наименования организации‑работодателя;
• должности, разрядов, тарифных ставок;
• информации о прохождении профессионального обучения и т.п.

Вкладыши имеют те же реквизиты, что и основной формуляр книжки (номер, серия, дата выдачи), но оформляются отдельным бланком.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие использование вкладышей:

1. Постановление Правительства РФ № 1250 от г. (ввод нового образца трудовой книжки с ).
2. Приказ Минтруда России от № 663н (утверждает формы новых и старых вкладышей).
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет порядок ведения трудовой книжки.

В пункте 3 вышеуказанного постановления чётко прописано, что бланки и вкладыши старого образца, находящиеся у работодателя, остаются действительными и могут использоваться без ограничения срока. Срок годности у них не установлен.

Как отличить вкладыш старого образца от нового?

Визуальные отличия позволяют быстро определить, к какому образцу относится вкладыш:

• Цвет бумаги: старый образец – светло‑кремовый, новый – более светло‑голубой/белый.
• Размер листа: старый – 210 × 297 мм (формат А4), новый – 210 × 297 мм, но с другими полями.
• Нумерация: у старого образца серии начинаются с 1974‑го года (например, 1974‑001), у нового – с 2023‑001.
• Шапка документа: у старого указано «Трудовая книжка (вкладыш) образца 1974‑2004», у нового – «Трудовая книжка (вкладыш) образца 2023‑…».

Действительность вкладышей старого образца

Согласно официальным разъяснениям (Гарант.ру, КонсультантПлюс, Параграф «Трудовая книжка на бумаге», 2026 г.), вкладыши старого образца остаются действительными до полного их израсходования. Это означает:

• Работодатель может использовать оставшиеся бланки без ограничения срока;
• Записи в старых вкладышах признаются законными при проверке инспекцией труда;
• Не требуется заменять уже выданные вкладыши на новые, пока они находятся в обороте.

Важно помнить, что новые вкладыши (образца 2023) вводятся только после того, как закончились запасы старого образца у работодателя.

Как правильно оформить запись в старом вкладыше?

Оформление должно соответствовать требованиям, действующим на момент выдачи вкладыша:

1. Заполняются чёрной чернильной ручкой (не карандашом, не синим чернилами).
2. Все поля заполняются разборчиво, без исправлений. При ошибке – использовать корректирующую ленту и подпись.
3. Указывается полная дата (дд.мм.гггг), полное наименование организации, ИНН, ОКПО (если есть).
4. Подпись и печать работодателя ставятся в предусмотренных местах.
5. После заполнения лист вкладывается в книжку и фиксируется в журнале учёта персонала.

Переход на новый образец: что нужно знать работодателю?

С введён новый образец трудовой книжки. Однако переход не требует обязательной замены уже выданных книжек и вкладышей. Рекомендации:

• Проведите инвентаризацию запасов бланков старого образца.
• Если запасы есть – используйте их до полного израсходования.
• После их исчерпания закажите новые бланки (образец 2023).
• Обучите кадровый персонал различать оба образца и правильно оформлять записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старый вкладыш для нового сотрудника?

Да. Если у работодателя есть неиспользованные бланки старого образца, они могут быть использованы для любого нового работника до их полного израсходования.

Есть ли ограничения по сроку действия старых вкладышей?

Нет. Законодательство не устанавливает срок годности для бланков старого образца. Они действуют до тех пор, пока их запасы не закончатся.

Что делать, если в компании закончились старые вкладыши, а новые ещё не получены?

В такой ситуации рекомендуется временно вести запись в отдельном журнале, а после получения новых бланков оформить записи в новых вкладышах и добавить их в трудовые книжки.

Как проверить подлинность вкладыша старого образца?

Подлинность определяется по серии и номеру, указанных в шапке документа, а также по водяным знакам и печати, присутствующей на бланке. Сравните данные с таблицей серий (см. ниже);

Таблица серий трудовых книжек и вкладышей (1974‑2022)

Практические рекомендации для работодателя

• Проверьте наличие бланков старого образца в архиве и на складе.
• Обучите персонал отличать старый и новый образцы, используя визуальные признаки.
• Ведите журнал учёта использованных и оставшихся бланков.
• Сохраняйте копии записей (скан или фотокопию) – это упростит проверку в случае аудита.
• Обратитесь к юристу при возникновении спорных ситуаций с записью в старом вкладыше.

Вкладыши в трудовую книжку старого образца по‑прежнему действительны и могут использоваться работодателями без ограничения срока, пока их запасы не исчерпаются. Переход на новый образец не обязывает заменять уже выданные книжки и вкладыши. Главное – соблюдать правила оформления, вести учёт бланков и своевременно переходить к новым формам после их получения.

Дата актуализации информации:  г.