В 2026 году many работодателей и кадровиков задаются вопросом: можно ли использовать вкладыши в трудовую книжку старого образца или требуется полностью переходить на новые формы? Ответ зависит от текущего законодательства, порядка оформления и особенностей использования имеющихся бланков.
Нормативно‑правовая база
По информации, актуальной на 16:45:26, действует несколько ключевых документов:
- Постановление Правительства РФ № 1250 (2021‑07‑30) – позволяет работодателю продолжать использовать имеющиеся трудовые книжки и вкладыши старого образца без ограничений.
- Приказ Минтруда России от № 320н – содержит краткую инструкцию по оформлению вкладыша в трудовую книжку.
- Раздел VI Приложения 2 к Приказу Минтруда – описывает порядок внесения изменений в книжку, включая добавление сведений через запятую после старой записи.
Эти акты подтверждают, что вкладки старого образца остаются юридически значимыми и могут использоваться до тех пор, пока работодатель не решит полностью перейти на новые формы.
Когда вкладыш старого образца может быть использован?
При необходимости дополнения данных
Если в книжке сотрудника требуется внести сведения о:
- образовании;
- профессии и специальности;
- дополнительных сведениях, не указанных в оригинальном листе;
вкладка оформляется в соответствии с разделом VI Приложения 2. Новая запись вносится через запятую после старой записи.
При замене утерянной или повреждённой книжки
Если у работника потерялась старая книжка, он может запросить дубликат. При этом:
- Работодатель выдаёт вкладыш нового образца, независимо от того, какую книжку имел сотрудник (старый или уже заменённый).
- Вкладыш старого образца не может быть использован как самостоятельный документ – он действителен только в комплекте с оригинальной книжкой.
При переходе на новые формы
С года введена новая форма трудовой книжки. Однако:
- Работодатель может без ограничений продолжать использовать имеющиеся в наличии бланки старого образца.
- Не требуется списывать или уничтожать старые книжки и вкладыши, они остаются действующими.
Как правильно оформить вкладыш старого образца
Для корректного оформления вкладыша необходимо соблюдать несколько требований:
- Номер и серия вкладыша указываются на ьной странице.
- Вкладка не может существовать без оригинальной трудовой книжки.
- Заполняются только те поля, которые предусмотрены формой (например, сведения о дополнительном образовании, дополнительных должностях и т.д.).
Пример заполнения (на основе nalog-nalog.ru):
ьная страница: Номер вкладыша: 12 Серия: 45‑01 Дата выдачи: Сведения, добавляемые через запятую: "Оконченный МГИМО, 2020 г., специалист по международному праву"
Практические рекомендации для кадровых специалистов
- Проверьте наличие всех старых бланков в архиве компании.
- Оцените необходимость оформления новых вкладышей – они нужны только при добавлении новых сведений.
- Сохраняйте оригиналы вкладышей в личном деле сотрудника.
- При оформлении новых вкладышей используйте форму, утверждённую Приказом Минтруда № 320н.
- Консультируйтесь с юристом, если требуется внесение изменений в уже существующие записи.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать чистый бланк старого образца без вкладыша? – Нет, чистые бланки старого образца перестали действовать; они могут использоваться только в комплекте с вкладышем;
- Нужно ли обменивать все старые книжки на новые до 2023 года? – Нет, переход на новые формы добровольный; существующие книжки остаются действительными.
- Как оформить ошибку в уже заполненной книжке? – Ошибку можно исправить только в соответствии с Постановлением Правительства № 1250, обычно через добавление новой записи с указанием причины изменения.
- вкладка оформляется только при наличии оригинальной книжки;
- вкладка имеет номер и серию, указанные на ьной странице;
- вкладка не может существовать самостоятельно;
- все изменения вносятся через запятую после старой записи.
Таким образом, работодатели могут смело продолжать использовать имеющиеся в их архиве вкладыши старого образца, а кадровики – уверенно оформлять дополнительные сведения, не нарушая законодательных требований.