Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому она должна содержать абсолютно актуальную и достоверную информацию. На практике часто возникают ситуации, когда название занимаемой сотрудником должности меняется. Можно ли изменить должность в трудовой книжке? Да, можно, и более того — работодатель обязан это сделать при наличии законных оснований.
Основные причины изменения наименования должности
Смена названия должности не всегда означает изменение самой трудовой функции работника. Чаще всего это просто формальность, вызванная следующими обстоятельствами:
- Изменение нормативной базы: если в профессиональные стандарты или квалификационные справочники (ЕКС) внесены изменения, работодатель обязан привести наименование должности в соответствие с новыми требованиями.
- Организационные изменения: переименование должности в связи с изменением штатного расписания компании (например, оптимизация структуры предприятия).
- Решение руководства: нередко должности переименовывают просто по прихоти руководства (например, «менеджер» решили назвать «специалистом»). Однако важно помнить: это возможно только с согласия работника, так как меняются условия трудового договора.
Пошаговый алгоритм действий
Чтобы процедура была законной, работодатель должен соблюдать строгий порядок действий. Ориентироваться при переименовании должности следует по аналогии с правилами переименования самого работодателя (организации).
Шаг 1. Уведомление работника
Если работодатель решил изменить название занимаемой работником должности, он должен тут же сообщить об этом сотруднику. В соответствии с ТК РФ, если меняются условия трудового договора, работника нужно уведомить в письменной форме не позднее чем за два месяца до введения изменений.
Шаг 2. Издание приказа
Основанием для любых кадровых изменений служит приказ. В документе обязательно прописывается:
- Старое и новое наименование должности;
- Причина такой корректировки (например: «В связи с изменением штатного расписания компании»).
- Дата вступления изменений в силу.
- Распоряжение кадровому специалисту внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника.
Шаг 3. Внесение изменений в штатное расписание и личную карточку
На основании приказа в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Также обновляется информация в личной карточке сотрудника (форма Т-2), если работодатель ведет данный документ.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке
Внесение записей в трудовую книжку во время работы строго регламентировано. В соответствии с новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек, изменение наименования должности, занимаемой работником, — это предусмотренный правилами вид записи, который необходимо внести.
При оформлении записи о переименовании должности ориентируются на следующие правила:
- Графа 1 (№ записи): ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): указывается дата изменения должности (а не дата издания приказа).
- Графа 3 (Сведения о работе): вносится сама формулировка. Очень важно: в 3-м столбце необходимо написать, что название должности изменено. Например: «Наименование должности «Специалист по продажам» изменено на «Менеджер по работе с клиентами»».
- Графа 4 (Основание): указывается реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесено изменение (дата и номер).
Образец заполнения:
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Наименование должности «Специалист по продажам» изменено на «Менеджер по работе с клиентами» в связи с изменением штатного расписания.
Графа 4: Приказ от № 24-к
Важные нюансы, о которых нужно помнить
- Переименование должности не является переводом. Перевод подразумевает изменение трудовой функции или структурного подразделения. Если сотрудник продолжает выполнять те же обязанности, но должность стала называться иначе — это именно переименование.
- Если меняется не только название, но и суть работы (обязанности), то оформляется постоянный перевод на другую должность, что также подлежит внесению в трудовую книжку.
- Не забудьте отразить переименование должности также в табеле использования рабочего времени и других кадровых документах учета.
- Трудовая книжка должна содержать всю информацию со всеми подробностями, поэтому своевременное внесение изменений — прямая обязанность работодателя.
Соблюдение этого алгоритма и правильное оформление записей позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит работнику корректно оформленный стаж.