Дата публикации: 22 мая 2026 г․
В последние годы в России активно обсуждается переход от бумажных форм трудовых книжек к их электронным аналогам․ Многие организации уже перешли на цифровой формат, однако часть работодателей задаётся вопросом: можно ли не переходить на электронные трудовые книжки? В этой статье мы разберём правовые, технические и практические аспекты данного вопроса․
Правовое регулирование
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе РФ появились нормы, позволяющие использовать электронные трудовые книжки․ Однако закон не устанавливает обязательного перехода для всех работодателей․ Статья 65 ТК РФ гласит, что:
- трудовая книжка может вестись в бумажном виде или в электронном виде;
- работодатель вправе выбрать форму, соответствующую требованиям законодательства;
- при выборе электронного формата необходимо обеспечить её доступность и защищённость данных․
Нормативные акты, регулирующие электронные формы
К основным документам относятся:
- Постановление Правительства РФ от № 1739 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 124 «Об утверждении формы электронной трудовой книжки»;
- Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152-ФЗ) – требования к хранению и защите персональных данных работников․
Технические аспекты
Что требуется для ведения электронных книжек?
Для организации электронного ведения трудовых книжек необходимо:
- выбрать надёжный программный комплекс (например, 1С:ЗУП, «Бухгалтерия» и др․);
- обеспечить защиту данных шифрованием и ограничением доступа;
- создать резервные копии и план восстановления в случае сбоя;
- предоставить работникам доступ к их личным данным в удобном виде․
Интеграция с другими системами
Электронные трудовые книжки часто интегрируются с:
- системами учёта рабочего времени;
- модулем кадрового учёта;
- порталами государственных услуг (например, ПФР)․
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство доступа: данные можно просматривать в любой момент, не выходя из офиса․
- Скорость обновления: изменения в трудовой деятельности вносятся мгновенно․
- Снижение риска потери документов: электронные копии хранятся в защищённых базах данных․
- Экономия ресурсов: уменьшается потребность в бумажных формах и архивном пространстве․
- Упрощение отчётности: данные автоматически формируются для ПФР, ФНС и других инстанций․
Почему некоторые организации отказываются от перехода
Ограничения бюджета
Некоторые малые и средние предприятия сталкиваются с финансовыми трудностями при закупке лицензий на программные решения и обучении персонала․
Недостаток квалифицированных кадров
Для корректного ведения электронных книжек требуется персонал, знакомый с особенностями ИТ‑систем и законодательных требований․
Сомнения в надёжности цифровых решений
Некоторые работодатели опасаются кибератак, утечек данных и потери информации в случае сбоя серверов․
Традиционный подход к документообороту
В некоторых отраслях (например, в госсекторе или в организациях с длительной историей) сохраняется привычка работать с бумажными документами․
Возможные риски при отказе от электронного формата
- Несоответствие требованиям законодательства, что может привести к штрафам и проверкам․
- Сложности при передаче данных в ПФР и другие органы, так как они требуют электронный формат отчётов․
- Повышенный риск потери или повреждения бумажных книжек․
- Неудобство при поиске и анализе информации о сотрудниках․
Что говорит практика?
По данным пресс‑службы воронежского отделения ПФР, с 1 января 2020 года на электронные трудовые книжки перешли более 237 000 работников в регионе․ Однако в некоторых малых организациях (менее 10 сотрудников) бумажный формат остаётся популярным из‑за отсутствия ресурсов․
В Беларуси вопрос перехода на электронные трудовые книжки также активно обсуждается, что свидетельствует о международном тренде на цифровизацию кадрового документооборота․
Как правильно оформить переход (если всё‑же решаете перейти)
- Оценка текущих процессов: проанализировать, какие данные находятся в бумажных книжках․
- Выбор программного решения: подобрать систему, соответствующую требованиям ТК РФ и обеспечивающую защиту данных․
- Обучите персонал: проведите тренинги для HR‑специалистов и бухгалтеров․
- Перенос данных: перенести информацию из бумажных форм в электронную базу, проверив её точность․
- Обеспечьте резервное копирование: создайте регулярные копии данных и проверьте их восстановление․
- Сообщите работникам: информируйте их о новых процедурах доступа к их данным․
- Подготовьте отчётность: подготовьте необходимые документы для ПФР и других контролирующих органов․
Итак, можно ли не переходить на электронные трудовые книжки? Да, законодательство позволяет вести их в бумажном виде, однако переход на электронный формат имеет ряд преимуществ, которые делают его привлекательным для большинства работодателей․ Отказ от цифровизации возможен лишь в случаях, когда:
- есть серьёзные финансовые ограничения;
- отсутствует необходимый ИТ‑персонал;
- существуют серьёзные опасения относительно кибербезопасности;
- организация работает в отрасли с длительной традицией бумажного документооборота․
Однако в условиях роста требований к эффективности и прозрачности кадрового учёта, а также в свете уже существующего опыта более чем 237 000 перешедших на электронные формы, отказ от перехода может стать ограничением для развития компании и усложнить взаимодействие с государственными органами․