С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронную трудовую книжку (ЭТК)․ С этого момента основные сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд РФ (ПФР)․ Однако многие сотрудники и работодатели задаются вопросом: можно ли одновременно иметь бумажную трудовую книжку и электронную? Ниже подробно рассмотрим правовые основания, практические аспекты и порядок действий․
Что говорит законодательство?
- Согласно поправкам в ТК РФ, с 1 января 2020 года ведение трудовой книжки может осуществляться и в бумажном, и в электронном виде․ Выбор формы ведения остаётся за работником․
- Работодатель обязан уведомить каждого сотрудника до 30 июня 2020 года о праве сделать выбор: оставить бумажную ТК, перейти на электронную или вести обе параллельно․
- Если работник выбрал электронную форму, работодатель формирует и передаёт сведения в ПФР в виде СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) и СТД‑СФР (справка о трудовой деятельности)․
- Бумажная трудовая книжка при этом не аннулируется и может продолжать вестись, если работник пожелает․
Когда целесообразно завести новую бумажную трудовую книжку?
Завести новую бумажную трудовую книжку при наличии электронной можно в следующих ситуациях:
- Личное предпочтение работника․ Некоторые сотрудники привыкли к бумажному документу и хотят иметь его в качестве резервной копии․
- Требования сторонних организаций․ Некоторые банки, посольства или работодатели могут запрашивать именно бумажную выписку или заверенную копию ТК․
- Потеря или повреждение электронного доступа․ Если возникли сложности с получением выписки из ЭТК через Госуслуги или ПФР, бумажная книжка служит надёжным подтверждением стажа․
- Переход на новую работу после 1 января 2026 года․ Для сотрудников, впервые начинающих трудовую деятельность после этой даты, оформление бумажной ТК не обязательно, но допустимо по желанию․
Как оформить бумажную трудовую книжку, если уже есть ЭТК?
Процедура оформления бумажной ТК при наличии электронной выглядит так:
- Получить выписку из электронной трудовой книжки․ Сделать это можно:
- через портал Госуслуги (форма СТД‑Р или СТД‑СФР);
- в клиентской службе ПФР (по предварительной записи);
- в Многофункциональном центре (МФЦ);
- у последнего работодателя (он выдаёт справку СТД‑Р)․
- Подготовить бланк трудовой книжки․ Бланк можно приобрести в канцелярском магазине или скачать официальный образец с сайта Минтруда․
- Перенести сведения из выписки в бумажную ТК․ Записи делаются в соответствии с установленной формой: дата приёма, должность, подразделение, основание (приказ, договор) и т․д․
- Завершить запись подписью работодателя и печатью организации․ Если выписка получена в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ПФР, её можно распечатать и заверить у текущего работодателя․
- Хранить обе книжки․ Электронная остаётся основной для отчётов в ПФР, бумажная – как дополнительный документ․
Что делать при увольнении?
При расторжении трудового договора работник, имеющий ЭТК, получает от работодателя:
- Справку СТД‑Р – электронный документ, содержащий сведения о всей трудовой деятельности;
- При желании – бумажную выписку СТД‑Р, заверенную подписью ответственного лица и печатью организации;
- Если требуется – справку СТД‑СФР (форма, используемая для подтверждения стажа при назначении пенсии)․
Эти документы позволяют работнику либо продолжить вести электронную трудовую книжку у нового работодателя, либо перейти на бумажную форму, если он так решит․
Плюсы и минусы ведения обеих форм
| Аспект | Электронная ТК | Бумажная ТК |
|---|---|---|
| Доступность | Получить выписку можно онлайн через Госуслуги, ПФР, МФЦ | Всегда под рукой, не требует интернета |
| Надёжность хранения | Хранится в ПФР, защищён от утери и повреждения | Может быть потерян, повреждён, требует бережного хранения |
| Юридическая сила | Приравнивается к бумажной при наличии УКЭП ПФР | Традиционно признана всеми организациями |
| Стоимость ведения | Бесплатно для работника (затраты на работодателя) | Необходимо приобретать бланк, оплачивать заверение |
| Удобство при устройстве на работу | Большинство работодателей принимают выписку СТД‑Р | Некоторые организации всё ещё требуют оригинал ТК |
Да, завести новую трудовую книжку (бумажную) при наличии электронной можно и даже иногда целесообразно; Законодательство не запрещает ведение обеих форм одновременно; выбор остаётся за работником․ Основные шаги:
- Получить выписку из ЭТК (СТД‑Р/СТД‑СФР) через Госуслуги, ПФР, МФЦ или у работодателя;
- Перенести сведения в бумажный бланк трудовой книжки;
- Завершить запись подписью и печатью текущего работодателя;
- Хранить оба документа, используя каждый по необходимости․
Таким образом, электронная трудовая книжка не исключает возможность иметь бумажный аналог, а лишь дополняет его, предоставляя более удобный и защищённый способ хранения сведений о трудовой деятельности․