Ответ: Да, в ряде ситуаций работник имеет право (а иногда и обязан) оформить новую трудовую книжку, даже если у него уже есть старая. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления и все нюансы, связанные с переходом от бумажного к электронному варианту.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Положения о трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 320н от и Приказ Минфина № 55н от – регламентируют форму бланков и порядок их ведения.
• Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от (для исторических справок).
• С 1 января 2023 года в России действует новый образец бумажной трудовой книжки и электронная трудовая книжка (ЭТК).

Эти документы определяют, в каких случаях допускается выдача новой книжки и какие процедуры необходимо соблюдать.

Когда можно (и нужно) оформить новую трудовую книжку

1. Повреждённость или ветхость старой книжки. Если книжка имеет значительные повреждения (разрывы, протирание страниц, сильные загрязнения), её рекомендуется заменить.
2. Полное заполнение. Когда все листы уже заполнены, а работнику требуется место для новых записей, выдают новую книжку текущего образца.
3. Потеря или кража. При утрате трудовой книжки работник обязан заявить об этом работодателю, который в свою очередь оформляет новую книжку.
4. Перевод в электронный формат. Если работник хочет перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), ему может быть выдана новая электронная запись, а старая бумажная сохраняется в архиве.
5. Изменение гражданства или статус иностранного гражданина. Для иностранных работников, у которых записи ведутся не на русском языке, требуется нотариально заверенный перевод; при необходимости часто оформляют новую книжку.
6. Смена фамилии, имени, отчества. При официальном изменении ФИО (браком, разводом, сменой имени) в книжке вносятся исправления, но при значительном изменении иногда проще оформить новую книжку.

Как оформить новую бумажную трудовую книжку

Подача заявления работником

Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров (или в кадровую службу организации) с указанием причины (повреждение, потеря, полное заполнение и т.п.).

Действия работодателя

• Проверка наличия свободных мест в текущей книжке.
• Оформление новой книжки в соответствии с образцом, утверждённым приказом Минтруда № 320н.
• Перенос всех записей из старой книжки в новую (по желанию работника). Перенос делается вручную, без стирания оригинальных записей.
• Выдача новой книжки работнику и подпись руководителя организации.

Что делать с старой книжкой

Старая книжка может быть:

• Сдана в архив организации (если в ней есть важные записи).
• Сохранена у работника как «исторический документ» (записи в ней остаются действительными).
• Уничтожена (при условии, что в ней нет действующих записей, а работник подписал согласие).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Что такое ЭТК

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе данных Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). В ней хранятся те же сведения: даты трудоустройства, должности, основания прекращения трудовых отношений и т.д.

Плюсы и минусы ЭТК

• Плюсы: отсутствие риска потери, возможность онлайн‑просмотра, автоматическое обновление при смене работодателя.
• Недостатки и риски: необходимость доступа к интернету, возможные технические сбои, необходимость согласия работника на электронный формат.

Порядок оформления ЭТК

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров о желании оформить ЭТК.
2. Работодатель регистрирует работника в системе «Электронная трудовая книжка» через портал etk.gov.ru.
3. В системе создаётся электронный профиль, в который автоматически вносятся данные из существующей бумажной книжки (если она есть).
4. Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет (можно просмотреть через мобильное приложение «Госуслуги»).

Как перенести записи из старой книжки в ЭТК

Перенос осуществляется автоматически при регистрации, но в случае ошибок работник может подать запрос на исправление через отдел кадров, а затем – через портал Роструда.

Особенности для иностранных граждан

Для иностранных работников действуют дополнительные требования:

• Записи в книжке должны быть на русском языке. Если они сделаны на другом языке, требуется нотариально заверенный перевод.
• Если книжка повреждена или полностью заполнена, рекомендуется оформить новую книжку текущего образца, указав в ней страну гражданства и миграционный статус.

Частые ошибки при оформлении новой трудовой книжки

• Пропуск строк. Наличие пустых строк между записями не является основанием для признания записей недействительными, но рекомендуется заполнять их последовательно без пропусков.
• Зачёркивание записей. Записи исправляются только штампом «Исправлено» и подписью работодателя; зачёркивание без соответствующего оформления считается нарушением.
• Отсутствие подписи работника. При внесении новых записей работник обязан поставить подпись в графе «Подпись работника».
• Неправильный порядок записей. Записи вносятся в хронологическом порядке, под новым порядковым номером.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При оформлении ЭТК старая бумажная книжка сохраняется, а все новые записи вносятся в электронный реестр. Работник может пользоваться любой из форм по своему усмотрению.

Что делать, если старая книжка полностью заполнена, а работодатель отказывается выдавать новую?

Работнику следует написать официальное обращение в отдел кадров с требованием оформить новую книжку в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. При отсутствии реакции можно обратиться в инспекцию по труду.

Можно ли «переписать» записи из старой книжки в новую без подписи работодателя?

Нет. Переписать записи может только работодатель, который подтверждает их достоверность своей подписью и печатью.

Сколько времени занимает оформление новой книжки?

Обычно 5–10 рабочих дней, если все документы в порядке. При переходе на ЭТК процесс может занять до 3 рабочих дней.

Нужен ли нотариус для оформления новой книжки?

Только в случае, если в старой книжке есть записи на иностранном языке – требуется нотариально заверенный перевод.

Оформление новой трудовой книжки возможно в следующих случаях:

• повреждение, потеря или кража старой книжки;
• полное заполнение бумажного документа;
• переход на электронный формат;
• изменения в личных данных, требующие официального подтверждения;
• особые требования к иностранным гражданам.

Процедура проста: работник подаёт заявление, работодатель оформляет новую книжку в соответствии с действующими приказами и, при необходимости, переносит записи. При переходе к ЭТК все данные сохраняются в цифровом виде, а бумажный документ может оставаться в архиве.

Помните: любые изменения в трудовой книжке должны быть подтверждены подписью работодателя и, при необходимости, печатью организации. Нарушения могут привести к признанию записей недействительными и к штрафам для работодателя.

Дата публикации: