Вопрос о том, можно ли оформить сотрудника, который не предъявил бумажную трудовую книжку, часто возникает в кадровой практике. Ответ зависит от ряда факторов: типа работодателя, формы трудового договора, наличия электронного варианта трудовой книжки и особенностей законодательства РФ.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) трудовая книжка является обязательным документом, в который делаются записи о трудовом стаже. Однако закон допускает несколько исключений, когда запись в бумажную книжку не требуеться:
- при приёме совместителя на неосновное место работы;
- при заключении трудового договора с работодателем‑индивидуальным предпринимателем (ИП);
- при оформлении электронной трудовой книжки (ЭТК) – в этом случае запись делается в электронном реестре, а бумажная книжка не требуется.
Во всех остальных случаях приём без трудовой книжки запрещён (пункт 2 подп. 1.3 пункта 1 Постановления № 1635 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»).
Когда работодатель может оформить сотрудника без бумажной трудовой книжки?
Приём совместителя
Если работник будет совмещать несколько мест работы и новое место является неосновным, запись в бумажную книжку не делается. Достаточно оформить трудовой договор и вести личную карточку сотрудника.
Работодатель‑ИП
ИП не имеет права вести записи в трудовых книжках своих работников. Поэтому при приёме на работу у ИП оформляется трудовой договор, а запись в книжку делается только в случае, если работник ранее уже имел бумажную книжку и передаёт её новому работодателю.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2019 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Если у соискателя есть СТД‑Р (свидетельство о трудовой деятельности – запись) или СТД‑СФР (свидетельство о факте работы), полученные в МФЦ, через портал Госуслуги или в отделе кадров предыдущего работодателя, то можно оформить трудовые отношения без бумажной книжки. Запись будет сделана в электронный реестр.
Как действовать работодателю, если у соискателя нет трудовой книжки?
- Уточнить причину отсутствия книжки. Чаще всего это:
- потеря (требуется дубликат);
- книжка находится у предыдущего работодателя (задержка выдачи);
- соискатель никогда не работал официально.
- Проверить наличие альтернативных документов. Приём без книжки возможен, если соискатель предоставил:
- Свидетельство о трудовой деятельности (СТД‑Р);
- Свидетельство о факте работы (СТД‑СФР);
- Электронную трудовую книжку (ЭТК) – подтверждение в личном кабинете на портале Госуслуг.
- Оформить письменное заявление работника о выдаче новой трудовой книжки; В случае потери книжки работник может подать заявление в отдел кадров предыдущего работодателя о выдаче дубликата. Если дубликат получить невозможно, оформляется новая трудовая книжка без записей о предыдущих местах работы (ст. 66 ТК РФ).
- Подготовить трудовой договор. Договор может быть заключён независимо от наличия книжки, но в нём необходимо указать:
- должность, условия труда;
- сроки и порядок оформления ЭТК (если планируется её получение);
- условия получения СТД‑Р/СФР.
- Сформировать кадровый документ. Для сотрудников, у которых нет книжки, создаётся личная карточка работника. В ней фиксируются все сведения, которые обычно записываются в книжку.
- Внести запись в электронный реестр. Если работник имеет ЭТК, запись делается в системе «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуг.
Специальные случаи
Приём пенсионеров
Для пенсионеров отсутствие трудовой книжки не является препятствием, если они предоставили письменное заявление о выдаче новой книжки или СТД‑Р/СФР. Трудовой договор оформляется как обычно, а запись в книжку делается после её получения.
Приём на разовые (временные) работы
Для разовых работ (например, сезонные проекты, подряды) часто используют гражданско‑правовые договоры (ГПД). В этом случае трудовая книжка не требуется, однако такие отношения не являются трудовыми, и к ним не применяются нормы ТК РФ.
Приём в государственные учреждения
Для государственных и муниципальных организаций закон более строгий: приём без трудовой книжки запрещён (см. письмо Минтруда от № 14‑6/ООГ‑3682). В таких случаях работнику необходимо предоставить либо оригинал, либо дубликат книжки, либо СТД‑Р/СФР.
Последствия нарушения порядка
- Штраф для работодателя – до 300 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение требований к ведению трудовых книжек.
- Отсутствие официального подтверждения стажа у работника – невозможность получения пенсии, пособий, расчёта отпускных.
- Риск признания трудового договора недействительным в случае судебного разбирательства.
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте наличие СТД‑Р/СФР. Эти документы полностью заменяют бумажную книжку в случае её отсутствия.
- Переходите на электронную трудовую книжку. Это упрощает процесс и избавляет от риска потери бумажного документа.
- Ведите личные карточки работников. Даже если книжка есть, карточка помогает быстро находить информацию в кадровой системе.
- Обучайте сотрудников отдела кадров. Регулярные инструктажи по изменениям в ТК РФ и нормативных актах (постановления, письма Минтруда) позволяют избежать ошибок.
- Сохраняйте копии всех заявлений и справок. Это будет доказательством в случае проверок со стороны инспекции труда.
Итак, приём на работу без трудовой книжки возможен лишь в ограниченных случаях: при совместительстве, при работе у ИП, а также при наличии электронного варианта книжки или официальных свидетельств о трудовой деятельности (СТД‑Р, СТД‑СФР). В остальных ситуациях работодатель обязан обеспечить получение или замену трудовой книжки до начала официального трудоустройства. Соблюдение этих правил защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, а также предохраняет от штрафных санкций.
Дата актуализации: г.