Вопрос о том, имеет ли право работодатель оформить сотрудника без трудовой книжки, остается одним из самых актуальных в сфере трудовых отношений. Трудовой кодекс РФ строго регламентирует порядок документального оформления приема на работу, однако на практике встречается немало ситуаций, когда бумажная книжка у работника отсутствует. Насколько это законно и какие последствия несет для обеих сторон? Разберемся во всех нюансах с учетом актуального законодательства на 2026 год.
Общее правило: работа по трудовому договору и трудовая книжка
По общему правилу, работа по трудовому договору без трудовой книжки невозможна. Принимая нового сотрудника на работу, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель обязаны надлежащим образом оформлять его трудовую книжку и вносить запись о трудоустройстве в раздел «Сведения о работе». Это главное требование трудового законодательства, которое гарантирует работнику учет стажа и соблюдение всех его прав.
Однако из любого правила есть исключения. Существует несколько законных ситуаций, когда прием на работу без предоставления или заведения бумажной трудовой книжки полностью легален.
Законные случаи приема на работу без бумажной трудовой книжки
Работа по совместительству
В соответствии с пунктом 5 статьи 66 ТК РФ (ч. 5 ст. 66 ТК РФ), при принятии на работу в организацию гражданина, который работает по совместительству, сведения об этом вносятся в трудовую книжку исключительно по его желанию.
Таким образом, если сотрудник устраивается на работу по совместительству и не просит внести запись в трудовую книжку, работодатель не имеет права самостоятельно делать это. Оформление по трудовому договору без трудовой книжки в случае работы по совместительству обеспечивает сотруднику абсолютно все гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом (отпуск, оплата больничных и т.д.), просто запись о стаже будет храниться только в электронном виде (через отчеты СЗВ-ТД).
Первое место работы и электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, согласно которым на работников, впервые принятых на работу начиная с этой даты, бумажные трудовые книжки не оформляются. Для них ведутся только электронные трудовые книжки (ЭТК).
Если к вам устраивается молодой специалист, для которого это первое место работы, заводить ему бумажный бланк не нужно. Вы просто заключаете трудовой договор и подаете отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд. В этом случае прием на работу без трудовой книжки — это не право, а обязанность работодателя.
Переход опытного сотрудника на ЭТК
Если работник, имеющий стаж, ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, он должен предоставить при трудоустройстве выписку из СТД-Р или форму ЕФС-1. В этом случае бумажная книжка у него на руках остается, но работодатель не вносит в нее записи, а лишь сдает электронные отчеты.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?
Часто возникает ситуация: человек утверждает, что перешел на ЭТК, но при приеме на работу не предоставляет ни бумажную трудовую книжку, ни выписку СТД-Р. Как действовать работодателю?
- Оформление возможно: Непредоставление работником при приеме трудовой книжки не является основанием для аннулирования заключенного трудового договора. Вы имеете право оформить такого сотрудника;
- Риски для работодателя: Если вы механически примете заявление о переходе на ЭТК и отразите это в СЗВ-ТД, не запросив бумажную трудовую книжку, возникает риск. В предоставленной (или отсутствующей) трудовой у работника может быть указано иное место работы как основное. А это уже нарушение установленного порядка приема на работу (ведь по основному месту работы книжка должна быть в оригинале). Также станет очевидным нарушение в части приема на работу без трудовой книжки без должного документального подтверждения выбора сотрудника.
- Учет стажа: Если работник со стажем не принес ни СТД-Р, ни трудовую книжку, его можно оформить на работу, но учесть его предыдущий стаж будет нельзя. Для подтверждения стажа придется запрашивать выписки из фонда или просить работника взять выписку на портале Госуслуг.
Гражданско-правовой договор (ГПХ) и трудовая книжка
Важно разделять трудовые и гражданско-правовые отношения. Если с человеком заключается договор гражданско-правового характера (договор подряда, оказания услуг), то он не является работником в понимании ТК РФ. Следовательно, запись в трудовую книжку не вносится никогда, а бумажная книжка не требуется.
Такой вариант деятельности часто актуален пенсионерам — работа по договору без трудовой книжки их не пугает. Они часто подрабатывают на частное лицо в качестве няни, садовника, повара и т.п. Однако работодателю стоит быть осторожным: если договор ГПХ фактически содержит признаки трудового (режим рабочего времени, подчинение правилам внутреннего распорядка, регулярная зарплата), инспекция труда может переквалифицировать его в трудовой договор, что повлечет штрафы и обязанность внести запись в трудовую книжку.
Чем грозит работодателю нарушение порядка оформления?
Если работодатель принимает сотрудника на основное место работы по трудовому договору, но не заводит и не требует бумажную трудовую книжку (в случаях, когда сотрудник не подавал заявление на ЭТК или не является совместителем), это является прямым нарушением трудового законодательства.
Ответственность за такое нарушение может включать:
- Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
- Обязанность восстановить нарушенные права работника (оформить или запросить трудовую книжку, внести записи).
- В случае судебных споров — компенсацию морального вреда работнику, чьи права на учет стажа были нарушены.
Резюме
После того как у каждого сотрудника появилась электронная трудовая книжка, работнику можно не волноваться, что его примут на работу без записи о его стаже — все данные фиксируются в электронном формате. Работодателю же необходимо четко понимать:
- Для совместителей — отсутствие записи в бумажной книжке по их желанию — это норма.
- Для впервые поступающих на работу — бумажная книжка не заводится, ведется только ЭТК.
- Для основных работников со стажем — обязательно наличие либо бумажной книжки, либо подтверждения перехода на ЭТК (выписка СТД-Р). Иначе учесть стаж будет невозможно, а работодателю грозят риски нарушений.
Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректный учет стажа сотрудников в 2026 году.