Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника‚ его стаж‚ периоды работы‚ переводы‚ увольнения и другие важные сведения. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако многие граждане всё ещё задаются вопросом: можно ли оформить трудовую книжку самостоятельно‚ без участия работодателя?

Краткий ответ

Самостоятельно «сделать» трудовую книжку невозможно. Оформление и ведение как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки – прерогатива работодателя‚ а также государственных органов (Пенсионный фонд России‚ Служба федерального реестра (СФР)). Работник может лишь запросить её выдачу‚ перейти на электронный формат или получить выписку из уже существующей книги.

Содержание статьи

1. Правовая база: кто имеет право оформлять трудовую книжку
2. Бумажная трудовая книжка: как её получают и какие правила действуют в 2026 году
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это‚ как оформить и вести
4. Пошаговая инструкция для работника: как получить ТК/ЭТК
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Правовая база: кто может оформлять трудовую книжку

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62‚ 63‚ 64) и Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц»:

• Работодатель обязан вести трудовые книжки (бумажные или электронные) своих работников.
• Трудовую книжку выдаёт работодатель в день приема на работу.
• Работник может отказаться от ведения бумажной книжки и перейти на электронный формат‚ подав соответствующее заявление.
• Самостоятельно создать документ‚ который будет признан официальным трудовым стажем‚ нельзя. Любая попытка «самоформления» будет рассматриваться как подделка и влечёт уголовную ответственность.

Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через портал Госуслуги или СФР.

Бумажная трудовая книжка: как её получают и какие правила действуют в 2026 году

Кто выдаёт бумажную ТК?

Только работодатель. При приёме на работу он заполняет первую страницу (запись о найме) и передаёт книгу работнику.

Что делать‚ если книга утеряна?

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
2. Получить справку из ПФР о трудовом стаже (выписка).
3. На основании справки оформить новую книгу в отделе кадров текущего работодателя.

Новые правила 2026 года

Согласно приказу Минтруда от  г.‚ при копировании страниц трудовой книжки необходимо:

• Сделать ксерокопию всех листов и прошить их в единую книгу.
• На каждой странице (или на сшивке) проставить заверительную надпись:
  «Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ______ в деле ____ за _____ год. Должность лица‚ поставившего подпись / Подпись / Расшифровка подписи / Дата».
• Заверить подпись печатью работодателя (при наличии).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это‚ как оформить и вести

Что такое ЭТК?

ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в базе ПФР. В ней фиксируются все записи о трудовой деятельности‚ аналогично бумажному документу.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Мгновенный доступ к сведениям через личный кабинет на Госуслугах или в мобильном приложении «ПФР‑Онлайн».
• Упрощённый процесс передачи данных между работодателями.
• Сокращение бумажного оборота и административных расходов.

Недостатки и риски

• Необходимость наличия доступа к интернету и базовых ИТ‑навыков.
• Требуется своевременное внесение данных работодателем; задержки могут привести к «пробелам» в стаже.
• При ошибке в записях исправление происходит только через работодателя и ПФР.

Кто обязан вести ЭТК?

Все работодатели‚ у которых численность сотрудников превышает 10 человек‚ а также организации‚ использующие систему электронного документооборота (1С:ЗУП‚ SAP и др.).

Как перейти с бумажной ТК на ЭТК?

1. Работник подаёт заявление об отказе от бумажной книги и желании вести ЭТК.
2. Работодатель вносит запись о переходе в бумажную ТК (стр. 2‑3) и оформляет электронную запись в системе ПФР.
3. В течение 1 рабочего дня работодатель отправляет форму ЕФС‑1 в СФР.
4. Работнику в личном кабинете появляется новая ЭТК; он получает уведомление по СМС/Э‑почте.

Пошаговая инструкция для работника: как получить ТК/ЭТК

Приём на первую работу (бумажная ТК)

1. Подписать трудовой договор.
2. Получить от работодателя бумажную трудовую книжку (или её часть‚ если вы уже имели ТК).
3. Убедиться‚ что в первой странице указаны:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер ТК;
   • Дата приёма на работу.

Переход на электронный формат

1. Составить заявление «Об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и переходе на электронную трудовую книжку» (шаблон доступен на Госуслугах).
2. Передать заявление в отдел кадров.
3. Работодатель вносит запись о переходе в бумажную ТК и отправляет форму ЕФС‑1 в СФР.
4. Через 24 часа в личном кабинете на Госуслугах появляется ваша ЭТК.
5. При желании получить выписку – нажать «Сформировать выписку» и скачать PDF‑документ.

Как проверить корректность данных в ЭТК

• Войдите в Личный кабинет → «Пенсионное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка».
• Сравните записи с трудовым договором‚ справками 2‑НДФЛ и другими документами.
• При обнаружении ошибок – немедленно сообщите работодателю‚ который подаст исправление в ПФР.

Типичные ошибки и как их избежать

• Самостоятельное «создание» ТК. Любая попытка оформить документ без работодателя считается подделкой.
• Отказ от ЭТК без записи в бумажной ТК. Переход невозможен без официальной записи о переходе в бумажной книге.
• Не подать заявление в срок. По закону работник должен подать заявление в течение 5 дней с момента начала работы‚ иначе работодатель может отказать.
• Не проверять выписку из ЭТК. Ошибки в датах или названиях организаций часто остаются незамеченными‚ что может повлиять на пенсионные начисления.
• Потеря доступа к личному кабинету. Регулярно обновляйте пароль и привязывайте телефон/почту для восстановления доступа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли самостоятельно оформить электронную трудовую книжку через Госуслуги?

Нет. Работник может лишь подать заявление работодателю. После одобрения запись в ЭТК вносит работодатель через форму ЕФС‑1.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовые книжки?

Да‚ но только при наличии официальной записи о переходе. После перехода все новые записи вносятся исключительно в ЭТК‚ а бумажная книга сохраняет только исторические данные.

Что делать‚ если работодатель отказывается вести ЭТК?

Согласно ст. 62 ТК РФ‚ работодатель обязан вести ТК. При отказе вы можете:

1. Обратиться в инспекцию по труду.
2. Подать жалобу в ПФР (раздел «Трудовые книжки»).
3. Требовать выдачу бумажной ТК и последующего перехода через другого работодателя.

Можно ли получить дубликат бумажной трудовой книжки без обращения к последнему работодателю?

Только через ПФР – запросив справку о трудовом стаже‚ а затем оформить новую книгу у текущего работодателя.

Какие документы нужны для получения первой трудовой книжки?

• Паспорт гражданина РФ.
• ИНН (при наличии).
• Трудовой договор.
• Заявление работодателя о выдаче ТК.

Сколько времени занимает оформление ЭТК?

После подачи работодателем формы ЕФС‑1 в СФР – до 24 часов. На практике часто запись появляется в течение 10–15 минут.

Оформление трудовой книжки – прерогатива работодателя. Самостоятельно «сделать себе» ТК невозможно и противозаконно. Однако работник имеет право:

• Получить бумажную трудовую книжку от первого работодателя.
• Отказаться от бумажного формата и перейти на электронную трудовую книжку‚ подав соответствующее заявление.
• Контролировать корректность данных в ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.

Соблюдая указанные в статье правила и следуя пошаговым инструкциям‚ вы сможете без проблем оформить и вести свою трудовую книжку‚ будь то бумажный документ или современную электронную версию.

Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Источники: нормативные акты ТК РФ‚ Приказы Минтруда 2026 г.‚ портал Госуслуги‚ Служба федерального реестра‚ ПФР.