Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: места работы, периоды занятости, должности, воинский учёт и другие сведения, необходимые для расчёта пенсии, стажа и иных социальных выплат․ По традиции её оформляет работодатель, однако в современных условиях многие задаются вопросом: можно ли завести трудвую книжку самостоятельно? Ответ зависит от формы занятости, наличия работодателя и выбранного способа ведения документа․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (трудовая книжка ТК РФ) – это персональный документ, в который вносятся сведения о:
- местах и датах работы;
- заработной плате и удержаниях;
- социальных отчислениях (пенсионные, медицинские и др․);
- воинском учёте и иных обязательных данных․
Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в неё вносятся сведения о награждениях, премиях, отпусках и иных трудовых достижениях․
Можно ли оформить её самостоятельно?
Самостоятельное оформление трудовой книжки возможно, но только в определённых случаях․ Главное условие – наличие законного основания для внесения сведений в документ․ Рассмотрим основные варианты․
Вариант 1: Электронная трудовая книжка
С 2021 года в России вводится система электронных трудовых книжек․ Они доступны:
- Для граждан, работающих в организациях, которые уже подключены к электронному кадровому учёту;
- Для физлиц, желающих вести учёт самостоятельно через личный кабинет на портале ПФР;
- Для работников, находящихся в удалённом режиме, когда работодатель предоставляет доступ к электронной форме․
Чтобы оформить электронную книжку, достаточно:
- зарегистрироваться на сайте ПФР;
- заполнить форму «Трудовая книжка»;
- внести сведения о работе, используя данные из трудового договора и справок о доходах․
Вариант 2: Бумажный документ через ПФР
Если вы не работаете в организации, предоставляющей электронный сервис, можно оформить бумажную трудвую книжку самостоятельно, но только при условии, что у вас есть записанные сведения о работе, которые можно подтвердить документально (трудовой договор, справка о доходах, приказы о приёме на работу)․
Процедура:
- Скачайте форму Трудовой книжки (шаблон доступен на официальном сайте ПФР);
- Заполните её, указав все места работы, даты, должности и другие требуемые сведения;
- Подайте заявление в ПФР для внесения сведений в государственную систему;
- Получите подтверждение о внесении данных и, при необходимости, печать оформленную книжку․
Как правильно оформить трудовые записи?
При самостоятельном заполнении важно соблюдать несколько правил:
- Точность дат – указывайте полные даты начала и окончания работы (день, месяц, год)․
- Полные сведения о работодателе – название организации, ИНН, адрес․
- Должность и тип занятости – полная занятость, частичная, сезонная․
- Размер заработной платы – указывайте средний доход, если он менялся․
- Документы‑подтверждения – прикладывайте копии трудового договора, приказов о приёме/увольнении, справок о доходах․
Плюсы и минусы самостоятельного оформления
- Плюсы:
- Гибкость в выборе формата (бумажный/электронный)․
- Сохранение полной информации даже при смене работодателя․
- Возможность быстро обновить данные в электронной системе․
- Минусы:
- Требуется самостоятельное собрать и оформить подтверждающие документы․
- Возможность ошибок при заполнении, что может привести к несоответствию требованиям ПФР․
- Не все организации готовы принимать самостоятельно оформленные книжки без подтверждения от работодателя․
Что делать, если у вас нет работодателя?
Если вы самозанятый, фрилансер или работаете по Гражданскому кодексу без оформления в официальной организации, то:
- Можно вести самостоятельный учёт в электронном виде через личный кабинет ПФР․
- При необходимости оформить трудовую книжку в бумажном виде, но в этом случае вы будете ответственны за её содержание и актуальность․
- Важно регулярно обновлять сведения о доходах и отчислять пенсионные взносы, чтобы они отразились в книжке․
Таким образом, завести трудвую книжку самостоятельно можно, однако процесс требует внимательного подхода к юридическим требованиям и наличия подтверждающих документов․ При наличии официального работодателя оформление обычно осуществляется им, а в случае самостоятельной занятости – через электронные сервисы ПФР или самостоятельно заполненную бумажную форму․ Главное – своевременно обновлять сведения, соблюдать установленные формы и хранить документ в надёжном месте, чтобы в будущем он мог послужить основанием для расчёта пенсии и иных социальных выплат․