С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие работники и работодатели задаются вопросом: можно ли после перехода на электронный формат сохранить привычную бумажную книжку? В этой статье подробно рассмотрены правовые основания, практические аспекты и рекомендации по совмещению обоих форматов.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности человека: приёмы на работу, увольнения, переводы, изменения условий труда, начисления и выплаты. Данные размещаются в единой базе Социального фонда России (СФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или непосредственно в СФР.
Ключевые особенности ЭТК
- Постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой истории;
- Отсутствие риска физической утраты или повреждения документа;
- Автоматическая передача сведений работодателем в СФР;
- Возможность получения выписки в электронном виде или на бумаге по запросу.
Согласно действующему законодательству (ФЗ‑432 «О трудовой книжке» и поправки, вступившие в силу с ), переход на электронный формат доброволен для большинства граждан. Это означает, что работник вправе решить:
- Полностью перейти на ЭТК и отказаться от ведения бумажной книжки;
- Вести оба документа параллельно – электронную и бумажную;
- Оставить только бумажную книжку (если он не попадает под обязательный переход).
Однако есть важные нюансы, которые необходимо учитывать.
Когда переход на ЭТК становится обязательным?
- Для граждан, впервые устроившихся на работу с 1 января 2021 года – электронная трудовая книжка формируется автоматически, бумажная не выдаётся;
- Для работников, которые явно дали согласие на переход на ЭТК (например, через заявление в кадровую службу или личный кабинет Госуслуг);
- Если работодатель по своей инициативе переводит сотрудников на электронный формат и получает их письменное согласие.
Во всех остальных случаях переход остаётся добровольным, и сотрудник может сохранить бумажную книжку.
Как оставить бумажную трудовую книжку при наличии ЭТК?
Если вы решили вести оба документа, соблюдайте следующие правила:
- Синхронизация данных – после каждого кадрового мероприятия (приём, перевод, увольнение) убедитесь, что запись внесена и в электронную, и в бумажную книжку;
- Подписи и печати – в бумажной книжке необходимо ставить подпись работодателя и печать организации, как это требулось ранее;
- Хранение – бумажную книжку рекомендуется хранить в надёжном месте (например, в личном архиве или у доверенного лица), чтобы избежать утраты;
- Предъявление документов – при устройстве на новую работу вы можете предъявить как электронную выписку (через Госуслуги), так и бумажную книжку, whichever is more convenient for the employer.
Плюсы и минусы сохранения бумажной версии
| Аспект | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Надёжность | Физический носитель не зависит от технических сбоев и доступа к интернету. | Риск утраты, повреждения, кражи. |
| Доступность | Можно показать без необходимости входа в личный кабинет. | Нужно носить с собой или хранить в доступном месте. |
| Юридическая сила | Признана во всех организациях, особенно в тех, где ещё не полностью внедрён ЭТК. | Некоторые работодатели могут требовать только электронную выписку. |
| Удобство обновления | Не требуется. | Нужно вручную вносить каждую запись, что увеличивает вероятность ошибок. |
Практическая инструкция: как оставить бумажную книжку и оформить ЭТК
- Проверьте свой статус – зайдите в личный кабинет на Госуслугах, раздел «Социальный фонд России → Трудовая деятельность». Если там уже есть запись о вашей трудовой деятельности, значит ЭТК уже формируется.
- Подайте заявление о сохранении бумажной книжки (если требуется вашим работодателем). Обычно достаточно письменного уведомления кадровой службы о желании вести оба формата.
- Получите выписку из ЭТК – в личном кабинете вы можете скачать PDF‑выписку или заказать её на бумаге через СРФ (госуслуга «Выписка из электронной трудовой книжки»).
- Синхронизируйте записи – после каждого изменения трудового договора попросите бухгалтерию или кадровый отдел внести запись и в бумажную книжку, и в электронную систему (обычно это делается автоматически при сдаче отчёта в СФР).
- Храните документы безопасно – рекомендуется сделать электронную копию сканированной бумажной книжки и хранить её в защищённом облачном хранилище.
Что делать, если работодатель настаивает только на ЭТК?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работник имеет право требовать ведения трудовой книжки в той форме, которую он выбрал, если переход не является обязательным. Если работодатель отказывается принимать бумажную книжку без законного основания, вы можете:
- Написать жалобу в трудовую инспекцию;
- Обратиться в суд с требованием признать незаконным отказ в приёме бумажного документа;
- Запросить у СФР официальную выписку из ЭТК и предъявить её как подтверждение трудовой стажировки.
На практике большинство организаций принимают оба формата, особенно если работник предоставляет нотариально заверенную копию бумажной книжки или выписку из ЭТК.
Электронная трудовая книжка – удобный и современный инструмент учёта трудовой деятельности, но закон не запрещает сохранять привычную бумажную версию. Для большинства граждан переход на ЭТК остаётся добровольным, поэтому вы можете:
- Вести оба документа параллельно, обеспечивая их синхронизацию;
- Оставить только бумажную книжку, если вы не попадаете под обязательный переход (например, устроились на работу до 2021 года и не дали согласия на ЭТК);
- Перейти полностью на электронный формат, получив выписку из СФР при необходимости.
Главное – помнить о своих правах, своевременно вносить изменения в оба формата и хранить документы в надёжном месте. Тогда вы будете защищены от возможных споров при трудоустройстве, подтверждении стажа или получении пенсионных выплат.
Информация актуальна на май 2026 года.