Вопрос о необходимости оставлять пустые строки между записями в трудовой книжке периодически возникает как у работодателей, так и у работников. Давайте разберемся, что говорят действующие правила и можно ли делать такие отступы.
Что говорят нормативные акты?
Порядок внесения записей в трудовую книжку регулируется двумя основными документами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная приказом Минтруда России от № 69.
Ключевой вывод: В этих документах НЕТ прямого требования или разрешения оставлять пустые строки (отступать) между отдельными записями. Общий принцип заполнения — без пропусков, подряд.
Минтруд России в своих разъяснениях (например, письмо от № 14-2/ООГ-17410) неоднократно подтверждал эту позицию. Следовательно, не допускается оставлять пустые строки между записями о приеме на работу и об увольнении с предыдущего места работы.
Когда можно (или нужно) сделать отступ?
Несмотря на общее правило, существуют практические исключения и ситуации, где пустые строки могут появиться законно:
Разные работодатели (смена организации)
Если после увольнения из одной организации работник сразу устраивается в другую, между записями об увольнении и о приеме не должно быть пустых строк. Запись о приеме в новую организацию вносится сразу после записи об увольнении.
Совмещение нескольких должностей в одной организации
Если работник одновременно (совмещает) выполняет работу по нескольким должностям в одной и той же организации, между записями о приеме на каждую из этих должностей может оставляться одна пустая строка для наглядности. Это связано с тем, что это единый работодатель и единый период работы.
Длительный перерыв в работе (не связанный с увольнением)
Если между двумя записями о работе в одной организации был длительный перерыв (например, длительная командировка, отпуск без содержания, обучение), который не оформлялся как увольнение, пустых строк быть не должно. Все записи вносятся последовательно.
Важно! Если пустые строки уже появились (например, по ошибке), их не нужно исправлять (зачеркивать и переписывать). Следующую запись вносят подряд, на следующей по порядку строке, без создания новых пропусков.
Практическая инструкция: как правильно заполнять?
- Последовательность: Все записи вносятся строго одна за другой, без пропусков строк.
- Нумерация: Каждая новая запись получает следующий порядковый номер (№ п/п), даже если предыдущая запись была неполной (например, не хватило места для даты увольнения).
- Переход на новую страницу: Если на текущей странице не хватает места для завершения записи (например, не помещается дата увольнения и подпись), запись завершается на следующей странице, но без оставления пустых строк на предыдущей. То есть, если на странице осталось 3 пустые строки, а запись не помещается, ее начинают на новой странице, а эти 3 строки на старой странице так и остаются пустыми. Это не считается «отступом между записями», а является техническим продолжением одной записи.
- Исключение для совмещения: При совмещении должностей в одной организации между записями о приеме на каждую должность можно оставить 1 пустую строку для визуального разделения.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли оставить 2 пустые строки между записями?
Нет. Даже две пустые строки считаются недопустимым пропуском. Записи должны быть максимально компактными.
А если записи о разных организациях?
Между записью об увольнении из одной организации и записью о приеме в другую не должно быть пустых строк. Они и так разделены изменением названия работодателя и печати.
Что делать, если в старом образце трудовой уже есть пустые строки?
Если пустые строки были оставлены до 2021 года (до массового переоформления на новые бланки), их можно оставить как есть. При дальнейшем заполнении новые записи вносятся без пропусков. Старые пропуски не являются основанием для признания книжки недействительной, но стремление к заполнению без пропусков — это современный стандарт.
Исходя из действующего законодательства и разъяснений Минтруда России:
- Оставлять пустые строки (отступать) между записями в трудовой книжке НЕ НУЖНО и НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ.
- Записи вносятся последовательно, подряд, без пропусков.
- Единственное допустимое исключение — оставление одной пустой строки между записями о приеме на разные должности при совмещении в одной организации.
- Если пустые строки уже есть, их не исправляют, а дальнейшие записи вносят без создания новых пропусков.
Соблюдение этого простого правила делает трудовую книжку аккуратной, удобной для чтения и полностью соответствующей инструкциям по заполнению.