Трудовая книжка — это важнейший документ‚ подтверждающий стаж и опыт работника․ С ее помощью оформляются пенсии‚ социальные выплаты и новые трудовые отношения․ Часто возникают ситуации‚ когда уволенный сотрудник не может лично забрать свою трудовую книжку и просит передать ее родственнику‚ коллеге или другому лицу; Можно ли это сделать по закону? Разберемся во всех нюансах․
Общее правило: выдача только лично работнику
Согласно нормам Трудового кодекса РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку лично работнику в день его увольнения․
Законодательство прямо не предусматривает возможность передачи этого документа третьим лицам․ Выдача трудовой книжки родственникам‚ друзьям или коллегам без соответствующих полномочий является нарушением․ Ни ТК РФ‚ ни Правила не содержат указания на то‚ что документ можно отдать кому-то другому просто по просьбе работника‚ даже если это его ближайший родственник (например‚ сын или супруга)․
Единственное законное основание: нотариальная доверенность
Несмотря на то‚ что трудовое законодательство напрямую не регламентирует выдачу трудовой книжки по доверенности‚ Роструд и судебная практика определяют четкий порядок действий в таких ситуациях․
Отдать трудовую книжку другому человеку можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности․ Простого заявления от работника с просьбой выдать документ третьему лицу недостаточно․
Требования к доверенности:
- Нотариальная форма, доверенность должна быть удостоверена нотариусом․ Доверенность‚ составленная в простой письменной форме‚ не дает кадровику права выдать документ․
- Специальные полномочия — в тексте доверенности должно быть прямо указано право на получение трудовой книжки и связанных с работой документов у конкретного работодателя (название‚ ИНН‚ адрес компании);
Если доверенность включает в себя полномочие по получению всех документов от работодателя‚ то выдать трудовую книжку и другие бумаги родственнику или иному доверенному лицу можно․
Передача трудовой книжки между работодателями
Иногда работники просят передать их трудовую книжку напрямую новому работодателю․ Однако оснований для выдачи трудовой книжки другим лицам‚ в т․ч․ иным работодателям‚ нормы трудового законодательства не предусматривают․
Работодатель‚ у которого работа для работника является основной‚ не вправе передавать оригинал трудовой книжки другой компании․ Для подтверждения стажа на новом месте работник может предоставить копию трудовой книжки‚ а оригинал забирает лично (или по нотариальной доверенности) и передает новому работодателю сам․
Передача данных и копии трудовой книжки третьим лицам
Отдельный вопрос, можно ли передавать не саму трудовую книжку‚ а сведения из нее (копии‚ выписки) сторонним организациям или людям без согласия работника?
В Письме от N ПГ/14294-6-1 Роструд четко разъяснил: передача данных из трудовой книжки третьим лицам без согласия работника недопустима․
В трудовой книжке содержатся персональные данные работника:
- ФИО и паспортные данные;
- ИНН и СНИЛС;
- Сведения об образовании;
- Информация о зарплате и других доходах;
- Номер телефона и прочее․
Передача таких данных без согласия субъекта персональных данных является нарушением закона о персональных данных․
Что делать‚ если работник не явился за трудовой книжкой?
Если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте‚ работодатель не может просто отдать документ его родственнику или бывшему коллеге․ В этом случае необходимо действовать по правилам ст․ 84․1 ТК РФ:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
- В уведомлении можно также указать‚ что работник вправе поручить получение документа своему представителю по нотариальной доверенности․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Ответственность работодателя
Трудовой кодекс РФ не обязывает человека явиться за документом лично‚ но работодатель несет строгую ответственность за его сохранность и правильную выдачу․ Если кадровик отдаст трудовую книжку третьему лицу без нотариальной доверенности‚ а документ будет утерян или использован мошенниками‚ ответственность ляжет на работодателя․
За незаконную передачу персональных данных и нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ и ст․ 13․11 КоАП РФ)․
Краткие итоги
Можно ли отдать трудовую книжку другому человеку? Да‚ но при строгом соблюдении следующих условий:
- У представителя должна быть нотариально заверенная доверенность с правом получения документов․
- Простое письменное заявление работника или родственные связи не являются основанием для выдачи документа․
- Передавать оригинал трудовой книжки иному работодателю запрещено․
- Передавать копии и данные из трудовой книжки третьим лицам без согласия работника незаконно․
Соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов‚ а работника — от потери важного документа и утечки персональных данных․