С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжок (ЭТК), которая постепенно заменяет привычные бумажные аналоги. Многих граждан интересует вопрос: можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной форме? В этой статье подробно разберём все нюансы этого процесса.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физического лица, которые формируются в единой базе Пенсионного фонда России (с 2023 года — Социального фонда России) на основании отчётности работодателя в форме СЗВ-ТД.

Ключевые особенности ЭТК:

• Отсутствие физического носителя — все данные храняться в электронном виде
• Информация поступает непосредственно от работодателя в ПФР/СФР
• Граждане могут проверять сведения через личный кабинет на сайте Госуслуг или в приложении СФР
• Записи оформляются автоматически при приёме на работу, увольнении и других кадровых событиях

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки

Очень важно понимать: законодательство Российской Федерации не предусматривает механизма «отзыва» или отказа от электронной трудовой книжки в том смысле, в каком это возможно с бумажной версией. ЭТК — это не документ, который выдаётся на руки, а записи в государственной информационной системе.

Однако существуют определённые варианты действий в зависимости от ситуации:

Ситуация 1: Вы ещё не выбрали формат трудовой книжки

Если вы начали трудовую деятельность после 2020 года и до сих пор не определились с форматом, у вас есть возможность изначально выбрать бумажную трудовую книжку. Для этого при приёме на работу необходимо:

1. Подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде
2. Работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку на утверждённом бланке (с 2023 года, нового образца)
3. Сведения о трудовой деятельности при этом также будут направляться в СФР в электронном виде

Ситуация 2: Вы уже имеете электронную трудовую книжку

Если запись о вашей трудовой деятельности уже ведётся в электронном формате, «отозвать» или удалить эти данные невозможно. ЭТК является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, и её ведение регулируется федеральным законодательством.

Тем не менее, вы можете дополнительно оформить бумажную трудовую книжку:

• Обратитесь к текущему работодателю с заявлением о ведении бумажной трудовой книжки
• Работодатель обязан оформить документ и вносить в него записи параллельно с электронной версией
• Исторические данные из ЭТК можно перенести в бумажную книжку на основании выписки из СФР

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Для оформления бумажной трудовой книжки или проверки сведений вам потребуется выписка из электронной трудовой книжки. Получить её можно следующими способами:

Что делать, если работодатель не передаёт сведения в СФР

Одна из проблем, с которой сталкиваются граждане — отсутствие или неполнота сведений в электронной трудовой книжке. Это может произойти, если работодатель:

• Нарушает сроки подачи отчётности СЗВ-ТД
• Допускает ошибки в персональных данных
• Умышленно не передаёт информацию о трудовой деятельности

Алгоритм действий:

1. Проверьте сведения в личном кабинете на Госуслугах или в приложении СФР
2. Обратитесь к работодателю с письменным запросом о предоставлении сведений о трудовой деятельности
3. Направьте жалобу в СФР или территориальное отделение ПФР, если работодатель отказывается исправить ситуацию
4. Обратитесь в трудовую инспекцию — нарушение требований трудового законодательства влечёт административную ответственность

Как «перейти» с электронной на бумажную трудовую книжку

Хотя полный отказ от ЭТК невозможен, вы можете обеспечить себе параллельное ведение бумажной трудовой книжки. Пошаговый алгоритм:

Шаг 1: Подготовка документов

Соберите необходимые документы:

• Паспорт
• СНИЛС
• Выписка из электронной трудовой книжки (полученная любым из описанных выше способов)

Шаг 2: Обращение к работодателю

Напишите заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Образец:

«Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьей 14.1 Федерального закона № 255-ФЗ. Прошу оформить трудовую книжку на бланке установленного образца и вносить в неё записи о приёме на работу, переводах и увольнении. Приложение: выписка из электронной трудовой книжки».

Шаг 3: Оформление бумажной трудовой книжки

Работодатель должен:

• Оформить трудовую книжку на бланке нового образца (с 2023 года)
• Внести записи о предыдущей работе на основании выписки из СФР
• Продолжить ведение документа параллельно с электронной отчётностью

Важные нюансы и ограничения

Двойное ведение не отменяет ЭТК

Даже при наличии бумажной трудовой книжки работодатель обязан продолжать передавать сведения в СФР в электронном виде. Это требование законодательства, и его невыполнение влечёт штрафы;

При увольнении вы получите оба документа

При увольнении работодатель обязан:

• Выдать бумажную трудовую книжку на руки (если она ведётся)
• В течение 3 рабочих дней направить сведения о причине увольнения в СФР

Бумажная трудовая книжка не заменяет электронную

При расчёте пенсии, стажа и других социальных гарантий органы СФР будут учитывать данные из электронной системы. Бумажная книжка служит лишь дополнительным подтверждением.

Для лиц, начавших работу до 2020 года

Если у вас сохранилась бумажная трудовая книжка с записями до 2020 года, вы можете:

• Продолжить её ведение, подав заявление работодателю
• Или полностью перейти на электронный формат (в этом случае бумажная книжка остаётся у вас, но новые записи в неё не вносятся)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить данные из электронной трудовой книжки?

Нет, удаление или корректировка записей в ЭТК возможны только в случае выявления ошибок. Удаление достоверных сведений не предусмотрено законодательством.

Что делать, если в ЭТК неверные данные?

Обратитесь к работодателю, который допустил ошибку, с требованием внести исправления. Работодатель должен направить корректирующую отчётность в СФР.

Влияет ли формат трудовой книжки на пенсию?

Нет, пенсия рассчитывается на основании данных ПФР/СФР независимо от того, в каком формате ведётся трудовая книжка.

Можно ли иметь две бумажные трудовые книжки?

Нет, бумажная трудовая книжка может быть только одна. При утере восстанавливается дубликат, а не оформляется новая.

Система электронных трудовых книжок в России продолжает развиваться, и полный отказ от неё в ближайшее время невозможен. Однако граждане сохраняют право на параллельное ведение бумажной трудовой книжки, что обеспечивает дополнительные гарантии и удобство.

Самое главное помнить, что:

• Электронная трудовая книжка — это официальный документ, за достоверность которого отвечает работодатель
• Вы вправе требовать ведения бумажной трудовой книжки, но это не отменяет электронную отчётность
• Регулярно проверяйте сведения в личном кабинете СФР и при выявлении ошибок требуйте их немедленного исправления
• При смене работодателя уточняйте, в каком формате будут вестись записи о вашей трудовой деятельности

Если вы столкнулись с нарушениями в ведении электронной трудовой книжки, не стесняйтесь обращаться в СФР, трудовую инспекцию или суд, законодательство полностью на стороне работника;