Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В процессе ведения книжки часто возникает вопрос: можно ли непосредственно на трудовой книжке сделать запись о вкладыше (например‚ написать «Вкладыш выдан»‚ указать его серию и номер) или же для этого необходим отдельный бланк‑вкладыш? Ниже подробно рассмотрены нормативные требования‚ порядок оформления и практические рекомендации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 – регулирует ведение трудовых книжек и вкладышей.
• Приказ Минтруда России от № XXX «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» (в редакции‚ действующей на 2026 г.).
• Постановление Правительства РФ от № YYYY о порядке выдачи и использования бланков трудовых книжек и вкладышей.

Согласно пункту 39 Правил ведения трудовых книжек‚ вкладыш выдаётся отдельным бланком и не является частью основной трудовой книжки. Записи о выдаче вкладыша делаются только на ьном листе основной книжки в виде штампа:

Выдан вкладыш‚ серия № ____‚ номер ____.

Сам же вкладыш заполняется аналогично основной книжке (сведения о работе‚ наградах‚ увольнениях и т.д.) и вшивается между последним листом основной книжки и правой обложкой. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

Можно ли писать на трудовой книжке о вкладыше?

Что разрешено

• Ставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера на свободном месте ьного листа основной трудовой книжки.
• Вносить изменения в основную книжку (например‚ исправление фамилии) только в соответствии с установленным порядком (исправление через черту‚ подпись‚ дату и печать организации).

Что запрещено

• Писать от руки непосредственно на страницах основной трудовой книжки любые замечания о вкладыше (например‚ «Вкладыш выдан »). Такие записи считаются нарушением правил ведения документа и могут привести к признанию книжки недействительной.
• Наносить надписи‚ рисунки или штампы на обложку или корешок трудовой книжки‚ кроме предусмотренных штампов о выдаче вкладыша.
• Использовать вкладыш как самостоятельный документ без пришивания к основной книжке.

Таким образом‚ ответ на вопрос «Можно ли на трудовой книжке написать вкладыш» звучит так: можно лишь поставить предусмотренный штамп о выдаче вкладыша на ьном листе основной книжки; любые другиеные записи о вкладыше на страницах трудовой книжки запрещены.

Порядок оформления вкладыша

1. Определение необходимости – когда в основной трудовой книжке заполнены все страницы (обычно после 30‑го листа).
2. Выдача бланка вкладыша – кадровик получает бланк строгой отчетности (серия‚ номер‚ тип бумаги – офсетная‚ формат А6‚ 18 листов).
3. Ставка штампа – на ьном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш»‚ указываются серия и номер бланка.
4. Вшивание – вкладыш аккуратно вшивается между последним листом основной книжки и правой обложкой (прошивка ниткой‚ узелок внутри).
5. Заполнение – вкладыш заполняется в том же порядке‚ что и основная книжка: дата приема на работу‚ должность‚ переводы‚ награды‚ увольнения и т.д. Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации.
6. Хранение – после заполнения вкладыш остается пришитым к книжке; при выдаче следующего вкладыша процедура повторяется.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сделать запись вкладыша электронной форме?

Да. С введением электронных трудовых книжек (ЕТК) необходимость в бумажном вкладыше отпадает. Однако если работник ведёт бумажную версию‚ вкладыш оформляется согласно вышеописанному порядку.

Что делать‚ если на ьном листе нет места для штампа?

В этом случае допустимо использовать обратную сторону ьного листа (следующую за ним страницу) для размещения штампа‚ предварительно согласовав это с внутренним регламентом организации и сохранив чёткость и читаемость записи.

Нужно ли платить НДС за выдачу вкладыша?

Согласно письму Минфина России от № ZZZ‚ выдача вкладыша в трудовую книжку считается операцией‚ облагаемой НДС‚ если бланк приобретается у стороннего поставщика. При внутреннем производстве бланков НДС не начисляется.

Можно ли использовать один вкладыш для нескольких работников?

Нет. Каждый вкладыш привязан к конкретному трудовому книжному бланку и не может быть передан другому работнику.

Практические рекомендации для кадровых служб

• Вести журнал учёта выданных вкладышей (номер‚ серия‚ дата выдачи‚ ФИО сотрудника). Это упрощает контроль и подготовку отчётов.
• Перед выдачей вкладыша проверить‚ что основная трудовая книжка не имеет повреждений (разрывы‚ пятна)‚ которые могли бы затруднить вшивание.
• Использовать только утверждённые бланки Гознака или иных authorised поставщиков; самодельные вкладыши не имеют юридической силы.
• При переходе на электронные трудовые книжки сохранять бумажные экземпляры в архиве не менее 50 лет‚ как требует законодательство.
• Обучать сотрудников кадрового отдела правилам ставки штампа и вшивания вкладыша‚ чтобы избежать ошибок‚ ведущих к признанию документа недействительным.

Запись о вкладыше может быть сделана только в виде штампа на ьном листе основной трудовой книжки. Любые другие рукописные замечания о вкладыше на страницах книжки запрещены и могут повлечь недействительность документа. Сам вкладыш оформляется на отдельном бланке‚ вшивается в книжку и заполняется по тем же правилам‚ что и основная трудовая книжка. Соблюдение установленного порядка гарантирует юридическую значимость документа и защищает права как работника‚ так и работодателя.