Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника в России․ Многие сотрудники задаются вопросом: можно ли получить трудовую книжку на руки в период работы‚ а не только при увольнении? Ответ на этот вопрос неоднозначен‚ и зависит от конкретной ситуации‚ законодательных норм и желания работника․ В этой статье мы подробно разберём все случаи‚ когда трудовая книжка выдаётся на руки‚ какие документы нужны‚ как правильно оформить выдачу и какие риски существуют для работодателя․

Когда трудовая книжка выдаётся на руки по закону?

Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ выдача трудовой книжки на руки работнику разрешена только в двух случаях:

1. При увольнении работника — в последний день его работы (ст․ 84․1 ТК РФ)․
2. По письменному заявлению работника, для предоставления в третьи организации (например‚ банк‚ органы соцзащиты‚ Пенсионный фонд‚ нотариус и т․д․)

Важно: в период трудовых отношений трудовая книжка хранится у работодателя․ Это обязательное требование закона‚ направленное на обеспечение полноты и достоверности сведений о трудовой деятельности․

Выдача трудовой книжки при увольнении: порядок и сроки

Это единственный случай‚ когда выдача трудовой книжки на руки является обязательной для работодателя․

Порядок выдачи:

1. В последний день работы работодатель обязан вручить трудовую книжку лично под роспись․
2. В трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ)․
3. Работнику также выдаются все положенные документы: расчёт‚ справка 2-НДФЛ‚ справка о заработной плате и т․д․

Сроки выдачи:

Согласно статье 84․1 ТК РФ‚ трудовая книжка выдаётся в день прекращения трудового договора․ Если работник в этот день не работал (например‚ болел или отсутствовал)‚ работодатель должен направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой․ С момента получения уведомления ответственность за хранение документа переходит на работника․

Документы для выдачи:

• Трудовая книжка с записью об увольнении
• Расписка о получении трудовой книжки (желательно оформить)
• Справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если работник перешёл на электронную трудовую книжку)

Важно! Если работник уволен и не явился за трудовой книжкой в течение 3 дней‚ работодатель должен направить ему письменное уведомление․ Если работник не отреагирует — работодатель отправляет трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․

Можно ли получить трудовую книжку на руки во время работы?

Да‚ можно‚ но только при соблюдении строгих условий․

Условия выдачи трудовой книжки в период трудовых отношений:

1. Работник написал письменное заявление с указанием причины (например‚ «для оформления кредита в банке»‚ «для подачи документов в Пенсионный фонд»)․
2. Работодатель вносит запись в трудовую книжку о выдаче её на руки (в раздел «Сведения о работе»)․
3. Работник пишет расписку о получении трудовой книжки на руки с указанием даты и срока возврата․
4. Работодатель фиксирует выдачу в журнале учёта движения трудовых книжек․

Почему это важно?

Если трудовая книжка выдана без оформления документов‚ работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5․27 КоАП РФ за нарушение правил хранения трудовых книжек․ Штрафы, от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц‚ до 50 000 рублей для юридических лиц․

Примеры допустимых причин выдачи:

• Оформление пенсии в Пенсионном фонде
• Получение кредита или ипотеки в банке
• Подача документов в органы соцзащиты
• Предоставление в нотариальную контору для оформления наследства
• Переход на электронную трудовую книжку (см․ ниже)

Электронная трудовая книжка: как получить бумажную копию?

С 2020 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Если работник выбрал ЭТК‚ то:

• Работодатель ведёт сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
• Работник может запросить бумажную выписку о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р․
• При этом оригинал бумажной трудовой книжки выдаётся на руки по заявлению работника — и это не запрещено законом․

Согласно ФЗ-439-ФЗ от ‚ работодатель не вправе отказать в выдаче бумажной трудовой книжки‚ если работник написал заявление о переходе на ЭТК и запросил оригинал бумажного документа․ В этом случае в бумажную трудовую книжку вносится запись: «Трудовая книжка выдана работнику на руки в связи с переходом на электронную форму ведения трудовой деятельности»․

Как правильно оформить выдачу трудовой книжки на руки?

Чтобы избежать штрафов и споров‚ необходимо строго соблюдать процедуру:

Шаг 1: Заявление работника

Работник пишет заявление на имя руководителя организации․ Образец:

Заявление
Руководителю ООО «Пример»
Иванову И․И․
от Сидорова А․В․‚ инженера 1-й категории

Прошу выдать мне на руки трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд РФ для оформления пенсии․ Срок возврата — 10 рабочих дней․

Подпись ___________ /Сидоров А․В․/

Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку

В разделе «Сведения о работе» вносится запись:

«Трудовая книжка выдана работнику на руки г․ в связи с необходимостью предоставления в Пенсионный фонд РФ»
Подпись ответственного лица‚ печать (при наличии)‚ дата․

Шаг 3: Расписка работника

Работник подписывает расписку в произвольной форме‚ например:

Расписка
Я‚ Сидоров Александр Викторович‚ получил от ООО «Пример» трудовую книжку № 123456 от г․ для предоставления в Пенсионный фонд РФ․ Обязуюсь вернуть трудовую книжку не позднее г․

Подпись ___________ /Сидоров А․В․/

Шаг 4: Учёт в журнале

В журнале учёта движения трудовых книжек (форма Т-2) делается запись:

• Дата выдачи:
• ФИО работника: Сидоров А․В․
• Причина: выдача на руки для ПФР
• Дата возврата:
• Подпись получившего

Что делать‚ если трудовая книжка не возвращена?

Если работник не вернул трудовую книжку в срок:

• Работодатель направляет письменное напоминание с требованием вернуть документ․
• Если ответа нет — через 3 дня направляется заказное письмо с уведомлением о вручении․
• Если трудовая книжка утеряна — работник должен написать заявление об утрате‚ и работодатель выдаёт дубликат на основании архивных данных․

В случае утери без вины работодателя, ответственность лежит на работнике․ Но если работодатель не вёл учёт — он может быть оштрафован․

Особые случаи

Выдача трудовой книжки после смерти работника

При смерти работника трудовая книжка выдаётся на руки одному из членов семьи (супругу‚ родителям‚ детям) по заявлению и предъявлению свидетельства о смерти․ В книжку вносится запись: «Работник умер»․

Выдача при увольнении по причине смерти

Если работник умер в период работы‚ трудовая книжка выдаётся родственникам после внесения записи о прекращении трудового договора по причине смерти․

• Выдавать трудовую книжку на руки можно только при увольнении — это обязательное правило․
• В период работы — только по письменному заявлению работника и с соблюдением всех формальностей․
• Никогда не выдавайте трудовую книжку без записи в ней и без расписки! Это — прямой путь к штрафам․
• При переходе на электронную трудовую книжку — выдача бумажного оригинала на руки разрешена и не может быть отклонена․
• Всегда ведите журнал учёта и требуйте расписки․ Это ваша защита в случае проверки․

Соблюдение этих правил не только избавит вашу организацию от штрафов‚ но и повысит доверие сотрудников к кадровой службе․ Помните: трудовая книжка — это не просто бумага‚ а история жизни человека․ Относитесь к ней с уважением и ответственностью․

Дата публикации: 23 мая 2026 г․