Этот вопрос возникает часто, особенно когда работник увольняется и по каким-то причинам (болезнь, переезд, занятость) не может лично явиться за своим основным документом. Законодательство на этот счет имеет четкие, но не всегда очевидные для обычного человека правила. Давайте разберем подробно.
Общее правило: выдача лично работнику
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, при увольнении работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения. Формально это должно происходить лично в руки самого работника. Это общее правило, основанное на особом статусе трудовой книжки как документа, содержащего персональные данные и подтверждающего трудовой стаж.
Исключение: получение по доверенности
Однако Постановление Правительства РФ от № 225 («Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…») предусматривает возможность получения трудовой книжки представителем работника по доверенности.
В этом случае в личной карточке работника (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек расписывается не сам работник, а то лицо, которому выдана доверенность. Таким образом, законодательство прямо допускает такую возможность, но с соблюдением строгих условий.
Требования к доверенности
Чтобы представитель мог получить документ, доверенность должна соответствовать следующим критериям:
- Письменная форма. Устная доверенность недействительна.
- Наличие всех обязательных реквизитов. Это дата и место составления, полные данные доверителя (работника) и доверенного лица (ФИО, паспортные данные), четко указанные полномочия (в данном случае, «получить трудовую книжку при увольнении»), срок действия.
- Заверение. Доверенность должна быть нотариально удостоверена или заверена работодателем (если доверенность выдана для действий в отношении именно этой организации) или иным уполномоченным на то лицом (например, в органе местного самоуправления по месту нахождения доверителя).
Ключевые нюансы и риски
Персональные данные
Трудовая книжка содержит персональные данные работника (ФИО, данные паспорта, СНИЛС, ИНН, сведения об образовании, трудовом стаже, заработке). Письмо Роструда от № ПГ/14294-6-1 указывает, что передача этих данных третьим лицам (включая представителя по доверенности) без согласия субъекта персональных данных (самого работника) возможна только в случаях, предусмотренных законом. Получение по доверенности как раз является таким законным основанием, но только при наличии правильно оформленного документа.
Ответственность работодателя
Если работодатель выдает трудовую книжку по поддельной или неправильно оформленной доверенности, он несет ответственность. При этом оператор персональных данных (работодатель) отвечает за действия доверенного лица перед субъектом персональных данных (работником).
3>Практика и усмотрение кадровых служб
Несмотря на прямое указание в Правилах № 225, на практике не все кадровики соглашаются выдать документ третьему лицу. Часто это связано с боязнью нарушить закон о персональных данных или из-за внутренних инструкций компании, требующих личного получения. Поэтому важно заранее уточнить в конкретной организации их порядок действий.
Порядок действий для работника
- Составьте доверенность. Укажите в ней полномочие на «получение трудовой книжки в связи с увольнением из [название организации]». Укажите паспортные данные представителя.
- Заверьте доверенность. Наиболее надежный способ — нотариальное удостоверение. Альтернатива — заверение в отделе кадров той организации, из которой вы увольняетесь (если они согласны), или в органе местного самоуправления.
- Предоставьте представителю дополнительно: копию своей страницы паспорта, копию трудовой книжки (если есть), заявление на выдачу (если требуется по правилам организации).
- Предупредите представителя о необходимости проверить все записи в трудовой книжке на месте и поставить подписи в личной карточке и Книге учета.
Порядок действий для работодателя (кадровой службы)
- При получении доверенности требуйте оригинал документа.
- Проверьте полноту реквизитов и срок действия доверенности.
- Проверьте подлинность подписи и печати на заверении (если заверена не нотариусом).
- В присутствии доверенного лица сделайте соответствующую запись об увольнении в трудовой книжке (если она еще не сделана).
- Проведите процедуру выдачи: внесите запись в Книгу учета, где распишется доверенное лицо (ФИО, паспортные данные, подпись, дата). Выдайте трудовую книжку под роспись доверенного лица в журнале выдачи.
- Примите меры для защиты персональных данных (например, убедитесь, что передача происходит в закрытом кабинете).
Да, другой человек может получить трудовую книжку, но только при наличии надлежащим образом оформленной и заверенной доверенности. Без этого документа работодатель вправе отказать в выдаче и потребовать личного визита работника.
Крайне важно: перед тем как составлять доверенность, уточните в отделе кадров вашей (бывшей) организации их внутренние требования к этому документу. Это поможет избежать недопонимания и лишних визитов.
Примечание: Информация актуальна на момент написания статьи. Для получения точной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу или в государственную инспекцию труда (Роструд).