Ситуация, когда соискатель приходит на собеседование и сообщает: «У меня нет трудовой книжки», сегодня не редкость. Причины могут быть разными: потеря документа, утрата при переезде, первое трудоустройство, переход на электронную форму или даже умышленное уклонение от оформления. Но как правильно поступить работодателю? Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки? Что грозит компании, если проигнорировать требования закона? Разберёмся подробно.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (за исключением случаев, когда она впервые выдаётся);
• СНИЛС;
• документ об образовании и (или) квалификации;
• документ о состоянии воинского учёта (для мужчин).

Важно! Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Именно в ней фиксируются все места работы, должности, увольнения, награды и переводы. Отсутствие этого документа — не повод отказывать в трудоустройстве, но требует грамотного оформления.

Когда законно принимать сотрудника без трудовой книжки?

Закон допускает несколько исключений, при которых трудовая книжка не требуется:

1. Первичное трудоустройство — если работник впервые устраивается на работу (никогда ранее не был оформлен по трудовому договору), то трудовая книжка ему выдаётся работодателем с нуля. В этом случае отсутствие документа — норма, а не нарушение.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — с 2021 года работники могут выбрать форму ведения трудовой деятельности: бумажную или электронную. Если сотрудник предоставил выписку из ЭТК (СТД-Р), бумажная книжка не нужна. Если он не предоставил ни бумажную, ни выписку — работодатель обязан оформить ЭТК, но не может отказать в приёме.
3. Внешнее совместительство — при работе по совместительству трудовая книжка ведётся только по основному месту работы. На втором месте работодатель не обязан вести трудовую книжку, если сотрудник не просит об этом.
4. Потеря или повреждение трудовой книжки — работник должен предоставить заявление о восстановлении. Работодатель вправе оформить новую книжку на основании заявления работника и документов, подтверждающих его трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки и т.д.).

Особый случай: работник утверждает, что «забыл книжку дома»

Если сотрудник говорит: «Я забыл трудовую книжку, принесу завтра», — принимать его на работу без документа нельзя. Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, отсутствие трудовой книжки на момент заключения трудового договора — нарушение процедуры приёма. Это может повлечь:

• признание трудового договора недействительным;
• штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации);
• проблемы при проверке стажа для начисления пенсии;
• споры с ФСС и ПФР по уплате страховых взносов.

Рекомендация: если работник не может предоставить документ в день приёма — отложите оформление до момента его предоставления. Можно заключить предварительное соглашение, но не подписывать приказ о приёме и не начинать работу без трудовой книжки или её замены.

Что делать, если трудовой книжки нет и никогда не было?

Если работник впервые устраивается на работу (например, выпускник вуза, молодой человек после армии, человек, который долгое время не работал), то работодатель обязан:

1. Зарегистрировать сотрудника в системе электронных трудовых книжек (если он не выбрал бумажную форму);
2. Выдать ему новую бумажную трудовую книжку (если он этого пожелает);
3. Заполнить ьный лист на основании паспорта и СНИЛС;
4. Внести запись о приёме на работу с указанием даты, должности и основания (приказ).

Важно: никогда не вносите в трудовую книжку записи о прошлой работе без документов. Это — грубое нарушение. Если работник не может подтвердить стаж, его предыдущий опыт не будет учтён при начислении пенсии — но это уже его личная ответственность.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник говорит: «Я потерял трудовую книжку», — действуйте по следующему алгоритму:

1. Попросите написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец есть в любом кадровом отделе).
2. Запросите у работника документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, копии приказов, трудовые договоры.
3. На основании этих документов оформите дубликат трудовой книжки — это не новая книжка, а именно дубликат с полным восстановлением записей.
4. Если документы отсутствуют — оформите новую трудовую книжку с нуля, но в ней будут только записи о работе у вас. Предыдущий стаж не будет учтён.

Важно! Работодатель не обязан искать архивные документы за работника — это его обязанность. Но вы обязаны помочь оформить дубликат, если документы предоставлены.

Риски работодателя: почему нельзя «принять на слово»

Многие малые компании практикуют «принятие на честное слово» — особенно в сфере услуг, строительства, IT. Но это крайне опасно:

• Штрафы — за нарушение порядка оформления трудовых отношений (ст. 5;27 КоАП РФ): до 50 000 рублей для юрлица, до 5 000, для ИП и должностных лиц.
• Пенсионные споры — если стаж не подтверждён, работник может подать иск о перерасчёте пенсии, и суд может обязать работодателя компенсировать ущерб.
• Проблемы с ФСС — при оформлении больничных или декретных выплат отсутствие трудовой книжки может стать основанием для отказа в выплатах;
• Проверки — трудовая инспекция может прийти в любое время. Если у 3-5 сотрудников нет трудовых книжек — это повод для масштабной проверки.

Электронная трудовая книжка: как проверить?

С 2021 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник не заявил о желании сохранить бумажную форму. Как проверить, есть ли у сотрудника ЭТК?

• Попросите работника войти в личный кабинет на Госуслугах и выгрузить выписку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности).
• Если работник не может предоставить СТД-Р, вы обязаны зарегистрировать его в системе ЭТК через Личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
• Если работник не предоставил ни бумажную книжку, ни СТД-Р — вы оформляете ЭТК, но не можете учитывать его предыдущий стаж.

Практический алгоритм действий работодателя

Если работник пришёл без трудовой книжки — действуйте по шагам:

1. Уточните причину: «Вы впервые устраиваетесь на работу?» / «Вы потеряли книжку?» / «У вас электронная трудовая книжка?»
2. Попросите документы: паспорт, СНИЛС, выписку из ЭТК (если есть), справки с предыдущих мест работы (если потеряна книжка).
3. Определите категорию: первый трудоустройство? Потеря? ЭТК? Совместительство?
4. Оформите документы:
   • Первый раз, выдаёте новую трудовую книжку или регистрируете ЭТК;
   • Потеряли — оформляете дубликат на основании документов;
   • ЭТК — требуете СТД-Р и регистрируете в системе;
   • Совместительство, не требуете книжку, но фиксируете это в приказе.
5. Не начинайте работу до оформления трудового договора и приказа о приёме.
6. Сохраните все документы — заявления, справки, копии паспорта — в личном деле работника.

Отсутствие трудовой книжки — не повод отказывать в трудоустройстве. Но это серьёзный сигнал для кадровика: нужно внимательно проверить, почему документа нет, и правильно его заменить. Нарушение процедуры оформления — это не просто «формальность», а реальная угроза для бизнеса: штрафы, судебные иски, репутационные потери.

Главное правило: «Нет книжки — не проблема. Нет документов, подтверждающих стаж, и неправильное оформление — это катастрофа».

Помните: ваша задача — не просто принять сотрудника, а закрепить его трудовую историю законно и прозрачно. Это защитит и работника, и вас. В 2026 году, когда цифровизация достигла пика, даже «бумажные» трудовые книжки ведутся в электронной системе. Не отставайте от законодательства — оно работает на вас.

Совет профессионала: Всегда ведите чек-лист приёма на работу. Включите в него пункт: «Трудовая книжка / СТД-Р / Заявление о выдаче новой книжки — есть/нет». Это сэкономит вам часы проверок и тысячи рублей штрафов.